”Man får aldrig en andra chans att gör ett första intryck” är ett ordspråk som du säkert har hört. Kanske låter det lite hårt, men det finns mycket att inspireras av och ha med sig när man utvecklar sin organisation. När det kommer till onboarding, att introducera nyanställda, är en nyanställds första känsla av arbetsplatsen vital både för den anställde och för arbetsgivaren.

Steget innan onboarding

En väl planerad introduktion av nya medarbetare medför att nyanställda snabbare kommer in i sin arbetsroll samt skapar förutsättningar för en tryggare start. Under själva onboardingprocessen är det viktigt att de anställda har snabb och smärtfri tillgång till hjälp under arbetsdagen. Och genom att använda sig av digitala utbildningar kan man skapa en effektivare onboarding, vilket kan spara både tid och pengar för organisationen.

För att ge nyanställda en ännu bättre start, och minska tiden än mer tills att de är fullt introducerade, kan man addera preboarding till sin onboardingprocess. Preboarding är den tid som löper från signerat anställningsavtal fram till första arbetsdagen.

Ställ er själva frågan: ”Kan vi utbilda en blivande anställd som befinner sig mellan jobb eller som har en uppsägningstid framför sig, redan innan personen stiger in genom entrén på sin nya arbetsplats?”.

Ja, absolut kan ni det! Den tiden är enormt värdefull för er som arbetsgivare och för de blivande anställda. Det är en period då många känner sig väldigt motiverade och positiva inför sin nya roll och arbetsplats. Genom att använda den perioden effektivt, med introduktionsmaterial och personligt välkomnande, skapar ni ett professionellt intryck och gör det lättare för blivande medarbetare att snabbare gå vidare i onboarding. Det bidrar även till att medarbetaren kan börja lära känna sin arbetsgivare och arbetsplats tidigt, vilket skapar en personlig relation direkt.

Din digitala välkomstguide

Vår kund Coor har med hjälp av InfoCaption utvecklat sin onboardingprocess och arbetat mycket med preboarding. De har skapat guiden ”Välkommen till Coor” till sina nyanställda, som de får ta del av innan de börjar sin anställning. Guiden ska skickas ut till de blivande medarbetarnas privata mailadresser ungefär fjorton dagar innan deras första arbetsdag. Samma dag de börjar sin anställning skickas ett sms som hänvisar dem till Coors "Workplace app", där de kan hitta mer information.

Ann-Cathrin Östman (IT Education Service) på Coor berättar om projektet:

”’Välkommen till Coor” blev till för att vi ville skicka ut ett trevligt välkomnande till nya medarbetare innan de börjar på Coor till deras privata e-post. Det sker med automatik och skickas ut ca 14 dagar innan de börjar hos oss. Nästa steg är ett sms som kommer till dem dag 1 på Coor, där de blir uppmanade att logga in i vår Workplace app och där kan få mer information via guideportalen ’Ny på Coor’."

Introduktionsguiden ”Välkommen till Coor”, skapad i InfoCaption.

Att, precis som Coor, nyttja tiden för preboarding till att informera och välkomna nyanställda till sin nya arbetsplats medför att de nyanställda kommer förberedda på sin första arbetsdag, och därmed får det enklare att ta till sig informationen under sin introduktion samt att komma igång med arbetet. Det ger även er som arbetsgivare möjlighet att ge ett personligt välkomnande och sätta en positiv prägel på arbetsplatsen redan innan medarbetaren börjar. Ni guidar er nya kollega in i arbetskulturen direkt och hjälper medarbetaren att få en personlig koppling till sin nya arbetsplats och arbetskultur.

3 tips för en bra preboarding:

• Information på förhand ger en trygg start för nyanställda, samt en effektivare onboarding. Ställ er själva frågan ”vad kan personen lära sig innan första arbetsdagen?”.

• Tillgängliggör introduktionsmaterialet digitalt. Samla information av text, bild och video i en guide/kortare utbildning som den nyanställde får till sig via mail.

• Våga vara personlig, håll en positiv och engagerande ton i materialet. Här har ni chansen att skapa en kulturbärare direkt, när personen är nyfiken och entusiastisk på sitt nya jobb.

Vill du läsa om hur Coor effektiviserat sina utbildningar för nyanställda och minskat kostnaden med 87% för utbildning?