Med hög personalomsättning, snabba förändringar och knappa resurser blir digitalisering av utbildning allt viktigare. Att göra utbildning digital är dock varken den enda eller den viktigaste åtgärden i en verksamhet som vill maximera effekten av digitalt lärande.

Digitalt kontra icke-digitalt lärande

Fördelarna med e-learning och digital utbildning är kända: Att göra en utbildning digital innebär att fler personer kan få tillgång till den och att man kan ta del av den när man vill, var man vill och hur många gånger man vill. Den blir både plats- och personoberoende.

Men digitalisering innebär möjligheter till mer nytta än så - det är skillnad på formell utbildning och att lära sig på ett informellt sätt i det dagliga arbetet.

På mer eller mindre alla arbetsplatser förekommer både formell utbildning och informellt lärande i någon form.

• Vid formell utbildning är det en lärare eller kursansvarig som bestämmer vad som är viktigt och vad som ska läras ut, både vad gäller mängd och innehåll.
• Vid informellt lärande är det den som behöver lära sig som själv bestämmer vad som är relevant och letar upp kunskapen på egen hand, när den behövs.

På en arbetsplats helt utan digitaliserat lärande sker den formella utbildningen vanligtvis lärarlett i något slags klassrumsformat. Det informella lärandet sker genom trial-and-error, kom ihåg-lappar och att man frågar kollegor eller supporten om hjälp när man undrar hur ett visst system fungerar eller hur en viss arbetsuppgift ska utföras.

På en helt digitaliserad arbetsplats sker den formella utbildningen genom e-learning, vanligtvis i en lärplattform (LMS - Learning Management System). Det informella lärandet hanteras istället genom Performance Support-verktyg (PST)  – ”utförandestöd” eller lärande i arbetsflödet.

Lärandematris: ett förenklat schema om formerna för formell utbildning och informellt lärande i ett traditionellt respektive digitaliserat sammanhang.

Få organisationer, om någon alls, är helt digitala (eller för den delen helt icke-digitala). Det är nog inte heller önskvärt - digitala utbildningar och digitalt lärande är inte alltid att föredra framför fysiska; det finns ett värde i det personliga mötet och den möjlighet till interaktion som det ger.

Däremot finns det en naturlig effektivitetsvinst att hämta, i sparade resurser, när fysiska utbildningar och kunskapsstöd görs digitala. Men huvudsaken med digitaliseringens möjligheter är inte nödvändigtvis att helt ersätta fysiskt med digitalt – utan snarare att skifta fokus i lärandestrategin och därmed öka den effekt man får ut av utbildningsinsatser.

Organisera kunskapen som finns i verksamheten

Många organisationer tänker kanske att digitaliserat lärande handlar om att flytta klassrumsutbildning till ett LMS, och att konvertera pappersmanualen till en pdf-manual. Om man nöjer sig med det missar man dock den fjärde delen i det som illustreras i lärandematrisen ovan – att digitalisera det informella dagliga lärandet.

Teoretiskt sett vore kanske det allra bästa ur en medarbetares perspektiv att en personlig coach eller expert sitter i närheten precis hela tiden. En sådan coach skulle kunna svara på frågor vid behov och berätta om saker på beställning, som en hjälpande hand. Ur organisationens perspektiv vore det naturligtvis en dyr och resursslösande lösning – men med hjälp av Performance Support kan man närma sig en sådant stöd!

Performance Support handlar om att inventera, organisera och inte minst tillgängliggöra den informella kunskap som finns bland alla medarbetare i en organisation. Det kan liknas vid ett bibliotek med många små kunskapsartiklar: ingen går till biblioteket för att läsa igenom varenda bok från början till slut, men genom den tydliga strukturen med böcker i kategoriserade och organiserade hyllor kan man enkelt hitta exakt det man söker.

Ett dynamiskt digitalt lärande utgår från medarbetarnas behov av att slutföra arbetsuppgifter. Det som är viktigast är inte mängden utbildning, utan snarare tajmingen på lärandet!

Komplettera utbildningar med Performance Support

Både formell utbildning och informellt lärande behövs men är olika lämpade för olika situationer. Den formella utbildningen har de flesta organisationer bra koll på: "Vad behöver man kunna för att arbeta här?". För vissa funktioner kanske det krävs certifieringar och man ser därför till att medarbetarna ska få godkänt på särskilda kurser innan de får börja arbeta.

Man bör dock inte fylla utbildningarna med all tänkbar ”bra-att-veta”-kunskap – det är skillnad på vad som är bra att veta och vad man behöver veta. Det finns ett egenvärde i att hålla utbildningsinnehållet så koncist som möjligt eftersom människor har en begränsad kapacitet i hur mycket man kan lära sig på en gång. Det mesta kan faktiskt läras ut under informella former i arbetsvardagen.

Ofta läggs inte särskilt mycket resurser på att planera för det informella lärandet, även om det är en självklar del av mångas vardag att fråga om hjälp eller leta efter den information man behöver. Man skulle kunna säga att Performance Support (lärande i arbetsflödet) i sin enklaste form kan vara en post-it-lapp på datorn, en kom-igång-manual på skrivbordet eller en snabb fråga till en kollega; begreppet syftar dock framförallt på de digitala verktyg som hjälper till att bättre strukturera detta informella lärande.

I vilken situation lär sig medarbetaren bäst?

Med Performance Support-verktyg digitaliseras post-it-lappen eller frågan till kollegan - utan att göra avkall på tillgängligheten! Konceptets kärna är att stödet ska finnas där det är ”best learned”, det vill säga: i den eller de situationer då medarbetaren har störst behov av att lära sig ett visst moment och därmed störst chans att ta till sig kunskapen.

Det är en fråga om motivation. I regel är man mer motiverad att lära sig när man står inför en faktisk utmaning i sin arbetsvardag som behöver bemötas, än när man lämnar arbetet för att delta i obligatorisk utbildning.

Första dagen som nyanställd kanske man inte lyssnar med hela örat på en föreläsning om semesteradministration, men när det väl är dags att registrera sin semester är behovet av kunskapen desto större – och därmed motivationen!

I avvägningen mellan att förmedla kunskap genom formell utbildning eller informellt lärande bör man göra är en konsekvensanalys. Vad riskerar att hända om man försöker utföra sitt arbete utan att kunna det helt?

Om man lärt sig fel om hur mediciner ska delas ut eller hur en brand ska släckas kan det få mycket allvarliga konsekvenser, medan om man misslyckas med att byta standardskrivare eller registrera semester så är det bara att försöka igen. Det sistnämnda lämpar sig för trial-and-error och självstudier, men det förstnämnda gör det inte!

Vilket format passar bäst för vilken situation?

E-learning används alltså för att digitalisera utbildning/formellt lärande och Performance Support-verktyg används för att digitalisera informellt lärande. Så vad är skillnaderna rent praktiskt mellan Performance Support och e-learning i LMS, och när bör respektive format användas?

Hur tas de fram och vad bör de innehålla?

• E-learning tas ofta fram med hjälp av större resurser, erfarna pedagoger och producenter med mål om att utbilda deltagarna om något som de behöver veta. Innehållet bör främst vara av informativ karaktär.
• Performance Support tas oftare fram med små medel för att uppfylla ett konkret och mer direkt kunskapsbehov: ”Jag ska utföra detta – hur gör jag detta?”. Innehållet är främst av instruktiv karaktär. 

Vilken omfattning har de?

• E-learning-kurser är ofta ganska långa, ibland flera timmar, och kräver ett planerat längre avbrott från jobbet.
• Performance Support är oftast kortare, ibland bara ett par minuter eller sekunder. Du lär dig medan du arbetar snarare än att du tar ett avbrott från jobbet.

Hur tillgängliggörs de?

• E-learning är vanligtvis tillgängligt efter login i en lärplattform (LMS) där man kan se framsteg och en chef eller administratör kan följa upp resultat.
• Fokus för Performance Support är just-in-time - att tillgängliggöra kunskap inom ett fåtal (helst inga) klick, precis när hjälpen behövs, för att man snabbt ska kunna komma vidare med sina arbetsuppgifter.

Sammanfattningsvis:

LMS med e-learning innebär formell utbildning i digitalt format, med målet att ge mottagaren nya kunskaper och färdigheter. Fokuset ligger på den större bilden. En digital lärare!

Performance Support-verktyg strukturerar informellt lärande i digitalt format, med målet att hjälpa mottagare att slutföra arbetsuppgifter. Fokuset ligger på detaljerna. En digital kollega!

Om det som man traditionellt sett kallas e-learning handlar om att digitalisera en kunnig lärare eller föreläsare så handlar Performance Support snarare om att man digitaliserar sina kunniga kollegor.

Därför är e-learning egentligen e-training

När man digitaliserar utbildning används alltså vanligen begreppet e-learning. Men även om formatet blir digitalt är innehållet ofta mer eller mindre detsamma – det vill säga formellt utbildande (training) snarare än praktiskt lärande i stunden. Med e-learning utbildar och förbereder man sig för att kunna göra ett bättre arbete, man tränar sig. Det mesta av det faktiska lärandet sker istället oftast väl på plats på arbetet, under arbetsdagen: genom att utföra sina arbetsuppgifter, kanske applicera något man lärt sig genom e-learning och genom att ta hjälp av kollegor.

Därför borde det som brukar kallas e-learning kanske snarare benämnas e-training! Verkligt e-lärande är snarare det som kan åstadkommas med hjälp av digitala Performance Support-verktyg.

Formella utbildningar är inget vi ska sluta jobba med men innan vi utformar dessa bör vi fundera på vad som är syftet med utbildningen. Oftast är det att medarbetarna ska prestera bättre; utföra sitt jobb bättre. Utgå då från det! Börja med att skapa material som ger stöd för utförandet först! Tillgängliggör materialet som Performance Support i arbetsflödet snarare än i en kursportal och i korta kunskapsartiklar snarare än långa. Sedan kan du gå tillbaka och skapa en obligatorisk och formell – men koncis – utbildning, som innehåller det man behöver känna till inför en arbetssituation. Den kortare utbildningen blir lättare att till sig samtidigt som stöd för fortsatt och kontinuerligt lärande finns nära till hands, varje dag.

Det vi förespråkar är en omfördelning av fokus och resurser. Generellt läggs oproportionerligt mycket energi på formell utbildning i förhållande till vad som läggs på det informella och kontinuerliga lärandet i arbetsvardagen. De organisationer som vill få ut mer effekt av de resurser de investerar i digitalisering, utbildning, kompetensförsörjning och lärande borde skifta fokus – a little less training and a little more learning, please.