Kunskapsbrist kan leda till stress och frustration bland medarbetare

Man kan aldrig göra mer än sitt bästa i varje situation med de förutsättningar man har. Om medarbetare saknar de verktyg som behövs för att sköta sitt arbete på bästa sätt kan det leda till onödig stress och frustration inför att gå till arbetet. De flesta människor vill känna: ”Jag kan mitt jobb och jag vet att jag gör ett bra arbete. Den kvittensen är viktig för vårt välbefinnande. Men vad händer då när vi känner motsatsen?

En orsak till att många känner stress på arbetsplatsen är att vi ofta letar efter information och kunskapsinhämtning, men inte vet var eller hur vi kan hitta den. I en studie som gjordes i Sverige 2010 visade det sig att 43% av deltagarna lägger ca en halvtimme om dagen på att leta efter information. Det påverkar både medarbetaren och arbetsgivaren negativt. Medarbetaren kanske känner sig stressad och frustrerad eftersom den tid som annars hade gått åt till att utföra arbetsuppgiften slösas bort på att leta efter svar på sina frågor. En stressad och frustrerad medarbetare gör lätt fel eller missar något eftersom man då gärna vill skynda på saker och lätt tappar fokus. I längden blir medarbetaren allt mindre positivt inställd till sitt jobb eftersom det är kopplat till stress. Och för att inte tala om de hälsoproblem som stress kan framkalla.

Läs också: Använder er verksamhet galet mycket tid på att leta efter information?

Ge företaget en boost genom att göra kunskapen tillgänglig och personoberoende

Kunskapsbrist leder till en ond spiral för hela verksamheten. Som människor är vi ganska lata av oss och vi tar oftast den snabbaste och enklaste vägen för att komma vidare. Risken finns att medarbetarna slutar leta med hjälp av de interna verktyg som finns, t.ex. Intranät eller hemsida, om informationen inte är tillräckligt lättåtkomlig. Istället tar man direkt kontakt med system- och produktspecialister, vilket är det snabbaste sättet att få tag på informationen. Om informationen hade legat tillgänglig i en gemensam kunskapsdatabas som man snabbt kommer åt precis just när man behöver den, hade medarbetaren snabbt kommit vidare i sitt arbete på egen hand.

Många gånger används också andra externa kanaler, t.ex. Youtube och Google för att få svar på det man behöver veta. Även om det självklart går att hitta bra information där, finns en risk att den inte alls harmoniserar med interna arbetssätt eller rutiner, vilket kan medföra parallella arbetssätt som kan krocka med varandra. Att gå till externa källor för att få reda på interna processer eller rutiner fungerar alltså i många fall dåligt. En intern kunskapsdatabas som fungerar på samma sätt som Google kan istället ge snabba svar på det som rör verksamheten.

Att stycka elefanten

Med enkla medel går det att skapa en kunskapsdatabas med olika typer av dokumentation eller guider som visar hur medarbetare ska tänka och agera i olika situationer. Här kommer fyra punkter att ha i åtanke för att bygga upp en bra kunskapsdatabas:

• Det underlättar om instruktionerna utgår ifrån medarbetarnas vardag och de situationer som de kan ställas inför samt sättet de jobbar på. Om instruktionerna speglar de arbetssätt eller processer som organisationen arbetar efter blir det lättare att ta till sig dem, eftersom medarbetaren känner igen sig. Samtidigt säkerställer man att alla arbetar på samma sätt inom organisationen.
• Man kan skapa närhet till databasen genom att direktlänka till den eller integrera den i system, intranät eller processer. Det minskar antalet klick för medarbetaren, vilket både sparar tid för företaget och skapar en snabbare väg för medarbetaren.
• Kunskapsdatabasen kan också styckas upp beroende på olika scenarier som ger medarbetaren vägval, t.ex. ”om det gäller ny kund” eller ”om det gäller befintlig kund”, vilket gör informationen än mer specifik.
• Att utbilda medarbetaren i vilka vägar den kan ta för att hitta kunskap gör stor skillnad. Här behöver supportpersonal, specialister, chefer m.fl. Inta en mer coachande roll och fråga ”Har du tittat i handboken?” istället för att bara ge svar på frågan.

På dessa sätt löser man minst två utmaningar som implementeringen av en digital kunskapsdatabas kan innebära: man ökar kompetensen bland medarbetarna, vilket är viktigt i sig, och får mer stressfria och mindre frustrerade medarbetare. Båda delarna leder till ökad effektivitet och nöjdare medarbetare.

Vill du lära dig mer?