I dagens samhälle är vi vana med att all information vi får till oss bara finns ett knapptryck bort. Studier som gjorts inom ämnet visar på att vi idag lider av en så kallad digital närminnesförlust. Istället för att memorera informationen vi får till oss, memorerar vi vart vi fann informationen. För att kunna hålla sig i stånd med samhällets utveckling behöver dagens arbetsplatser fokusera på att förse sina medarbetare med lättillgänglig information just precis när dem behöver den.
Workflow learning och IKEA-manualer
Föreställ dig att du köper hem en byrå från IKEA. För att kunna bygga ihop byrån behöver du använda dig av den medföljande instruktionsmanualen. Föreställ dig nu att du fick med dig två instruktionsmanualer vid köpet, en för byrån och en för en hylla. Även om du är intresserad av att i framtiden köpa och bygga ihop en hylla så har du ingen användning för den instruktionsmanualen vid bygget av byrån. Inte heller har du behov av byråns instruktionsmanual om du behöver byta ut delar till byrån eller måla om den. Manualen är enbart hjälpsam när du behöver bygga ihop byrån för första gången, vid det specifika tillfället.
På samma sätt fungerar Workflow learning. Vikten av att precis i stunden du behöver det, på den plats du befinner dig på, få hjälp av rätt kunskap och rätt information för det unika lärandetillfället. Om du på din arbetsplats exempelvis behöver rapportera in tid för semester för första gången så blir du mer effektiv i ditt lärande om du får hjälp av guider direkt i tidsrapporteringssystemet. Genom att anpassa användarnas arbetsflöde gör man vägen till självhjälp betydligt mycket kortare. Man behöver inte längre pressa på med mer kunskap genom långa utbildningar, utan rätt kunskap vid rätt tid, när den väl behövs.
Anpassa lärandet efter situationen
Vad som är viktigt att ha i åtanke är att alla medarbetare fungerar olika. Dessutom ändras rutiner och arbetsprocesser hela tiden, samtidigt som systemen man arbetar i behöver uppdateras löpande. Eftersom vi är vana vid att enkelt söka oss till information och ta del av den på sättet vi själva önskar har vårt sökbeteende ändrats. Genom att ta reda på vad medarbetarna lär sig bäst av kan man lättare anpassa arbetsflödet och situationen de befinner sig i efter dem. Vissa lär sig exempelvis bättre genom att titta på en video och andra av att läsa en instruktionsmanual.
Om man förser medarbetarna med rätt verktyg redan tidigt i arbetsprocessen underlättar man inte bara för dem utan även för verksamheten i sig. Ju mer strukturerat innehåll som finns på plattformen, desto lägre belastning på supportfunktioner och kunskapsägare. När kunskapen finns tillgänglig dygnet runt förbättras även servicen till användarna.
Alla verksamheter ser olika ut och alla medarbetare fungerar olika. Med InfoCaption som plattform kan man dela kunskap digitalt så att medarbetarna känner sig trygga i sina arbetsuppgifter. Vi tillgodoser exempelvis verktyg för att ge exakt rätt kunskap (i form av digitala guider) i det system, gränssnitt och webbsida som användaren befinner sig på. Ta reda på vad er verksamhet vill uppnå och vad som fungerar bäst för era medarbetare. Vi hjälper er oavsett om det så att ni vill öka produktiviteten, höja kompetensnivån eller bara få en tydligare struktur på verksamheten.
Vill du veta mer om Workflow learning?
