Introduktion av nyanställda har traditionellt sett varit en aktivitet som utförts i större grupper under en hel- eller halvdag full med information i form av föreläsningar, informationsblad, fusklappar och inslag av fika. En del kanske föredrar introduktioner av denna sort för att man tycker att det är trevligare med det fysiska mötet med människor. Denna sorts introduktion har dock börjat fasas ut efter att pandemin förändrat vårt beteende kring större samlingar av människor. Därför är det viktigt att den digitala utbildning som ersätter den fysiska introduktionsutbildningen tilltalar alla som kan tänkas behöva gå den. 

När introduktioner och annat utbildningsmaterial digitaliseras behöver man tänka ett par varv extra för att säkerställa att materialet når ut till alla tänkta målgrupper. Man kan behöva komplettera textmaterial med videoklipp då alla lär sig olika men att jobba utifrån ett tillgänglighetsperspektiv (WCAG) är minst lika viktigt för att säkerställa att alla faktiskt kan ta åt sig innehållet. 

Att få en bra start på ett projekt (som kan vara att skapa en utbildning) är en av förutsättningarna för att resultatet ska bli så bra som möjligt. Många modeller för projektplanering utgår från att ju mer tid man lägger på det förberedande arbetet desto bättre blir slutresultatet.  

Det vi på InfoCaption förespråkar är att utbildningar och särskilt introduktioner ska vara lätta att ta till sig och enkla att förstå. Det ska vara simpelt att hitta utbildningen och okomplicerat att komma tillbaka till vid ett senare tillfälle om man blir avbruten eller för repetition. Därför tycker vi att det är viktigt att lägga ned tid för att skapa dessa centrala och digitaliserade utbildningar som ersätter traditionella fysiska träffar. 

Genom att lägga ned tid på att producera en snygg, tillgänglig och lättförstådd introduktionsbildning vill Forshaga kommun försäkra sig om att alla nyanställda får en bra start på sin nya arbetsplats, känner sig välkomna och får en bra grund inför vidare introduktion och ser sin egen roll i ett större perspektiv.

Lina Wiklundh, kommunikatör, och Lena Andersson, HR-konsult på kommunledningsstaben i Forshaga kommun berättar vidare:

Vi har alla varit nyanställda och vet hur viktigt att det är att få en bra start på sitt nya jobb. Vi vill känna oss välkomna bland kollegorna, förstå vårt nya sammanhang och få den information vi behöver för att göra ett bra jobb och trivas. 

Vi vill att alla ska få en bra start hos oss 
Målet med den nya centrala introduktionen är i första hand att den som är nyanställd ska känna sig varmt välkommen till oss i Forshaga kommun! Dessutom vill vi berätta om vårt gemensamma uppdrag och vad det innebär att arbeta i en offentlig organisation.  

En gemensam grund 
Den centrala introduktionen innehåller information som är gemensam för alla: hur en kommun styrs, hur vår organisation ser ut, hur vi kommunicerar och information om anställning, förmåner, samverkan, arbetsmiljö och mycket mer. Den digitala utbildningen ersätter inte, utan kompletterar, det personliga mötet. Varje chef ansvarar för mottagande och den del av introduktionen som rör arbetsuppgifter, system och de rutiner som gäller på aktuell arbetsplats. 

Så gjorde vi
Vi har länge pratat om hur bra det vore med en gemensam introduktionsutbildning. Behovet blev tydligt när pandemin kom och vi inte längre kunde bjuda in våra nyanställda till gemensamma träffar. Det var självklart att utbildningen skulle byggas i InfoCaption där vi sedan tidigare har en portal med guider som man som nyanställd/anställd har nytta av i sitt arbete. Fördelen är att man kan gå tillbaka till hela eller delar av utbildningen längre fram i sin anställning. Vi har också uppmuntrat befintliga medarbetare att ta del av materialet. En annan fördel är att det är enkelt att hålla utbildningen uppdaterad eller komplettera med fler delar längre fram. 

Vi vet att alla tar till sig information på olika sätt. Därför har vi valt att blanda texter, filmer, bilder och grafik. Man kan ta del av den på dator, telefon eller surfplatta och är tillgänglighetsanpassad enligt kraven i lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Utbildningen tar cirka en timme att genomföra. Efter varje kapitel får man svara på några frågor för att stämma av att man uppfattat innehållet. 

Kommentarer från nyanställda som testat utbildningen:

• Tydligt, varmt, pedagogiskt och informativt!  
• Alla anställda, oavsett om man är långtidsanställd, nyanställd eller vid omplacering av tjänst, har nytta av att ta del av detta.  
• Professionellt, förtroendeingivande och efterlängtat introduktionsmaterial! 
• Positiv bild, miljö, plats och välkomnande ton. 
• Bra upplagd och man får reda på det nödvändiga som kan vara bra att ha koll på. 
• De korta filmklippen tycker jag är väldigt bra då man får ett ansikte på personerna och inte bara ett namn. 
• Utbildningen gav en överblick över hur organisationen ser ut i kommunen vilket är bra för mitt arbete här. Jag tycker även om att man trycker på att varje medarbetare är viktig. 

Klicka här för att komma till utbildningen

Vi i Team InfoCaption ser att Forshaga kommun har använt i stort sett alla verktyg som finns till hands för att skapa denna utbildning. Den är tydlig och innehåller interaktiva instruktioner för medarbetare att ta del av, som inte enbart består av text utan håller användaren aktiv genom att blanda både text, kunskapstest och videoinnehåll.  Vi tror att denna introduktionsutbildning kommer att skapa mycket värde för kommunen.

Forshaga kommun har tack vare deras fantastiska arbete fått utmärkelsen Månadens guide.