När Älmhults kommun gjorde en omstart med InfoCaption ville de skapa en gemensam plats för kunskap som alla medarbetare kunde använda. Genom att koppla ihop InfoCaption med intranätet i Sitevision har de byggt en levande kunskapsbank där information och guider möts, direkt i vardagen.

När Älmhults kommun såg över sitt användande av InfoCaption var målet att få ut mer av det som redan fanns. Systemet hade funnits i flera år men användningen varierade mellan verksamheterna. Framför allt var det socialförvaltningen som använt InfoCaption aktivt, medan andra delar av organisationen inte har kommit igång.

För att ändra på det startades ett öppet InfoCaption-forum där alla medarbetare var välkomna att delta och bidra med idéer. Diskussionerna ledde till en gemensam insikt: den kunskap som redan fanns behövde bli synlig och tillgänglig för fler. Samtidigt stod kommunen inför lanseringen av ett nytt intranät, vilket öppnade upp för nya möjligheter. Kombinationen blev startpunkten för en mer sammanhållen kunskapsmiljö.

En sömlös koppling till vardagen

Tillsammans med Soleil har kommunen byggt en integration i Sitevision som gör att InfoCaptions innehåll nu är fullt sökbart direkt i intranätet. Det innebär att medarbetarna inte bara kan hitta guider utan även processer när de söker efter något, till exempel ledighet. I samma sökning får de fram både information om regler och villkor, guiden som visar hur ledigheten registreras i tidrapporteringssystemet och den process som beskriver hela flödet.

Förutom sökträffar går det också att lägga till direktlänkar på sidor i intranätet, till exempel en knapp på ledighetssidan som leder till rätt guide. När nya guider skapas och kopplas till rätt kategori i InfoCaption visas de automatiskt i intranätet, utan att någon behöver göra något extra. På så sätt växer kunskapen organiskt och blir tillgänglig där den faktiskt används.

En växande kunskapsbank

För Älmhult handlar det inte bara om teknik utan om att skapa en kultur av delad kunskap.

”Vi ville göra guiderna synliga där medarbetarna faktiskt söker efter information. Vinsten är att alla nu kan hitta det de behöver på ett och samma ställe. Därför har vi också valt att kalla vår InfoCaption för Kunskapsbanken”, berättar Niclas Lindblom, webbsamordnare i Älmhult.

Den nya strukturen gör det möjligt för olika förvaltningar att bidra med innehåll och utveckla materialet tillsammans. Kunskapsbanken växer i takt med att fler guider skapas och blir med tiden ett gemensamt nav för lärande och stöd.

Lansering under hösten

Lanseringen sker under hösten och de sista justeringarna handlar främst om att få alla förvaltningar kopplade till den gemensamma strukturen.

”Det mesta är på plats tekniskt. Nu handlar det om att få med hela organisationen. Vi kommer säkert behöva justera detaljer efter hand, men det är ju en del av utvecklingen”, säger Niclas.

Resultatet är en modern kunskapsbank där medarbetarna får både svar och stöd på samma plats. Det sparar tid, minskar dubbelarbete och gör det enklare att dela kunskap över hela organisationen.

Bra jobbat Älmhult och grattis till månadens guide, säger vi på InfoCaption!

Älmhults kommun får utmärkelsen Månadens guide

Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".