Onboarding som inte slutar efter första veckan

Digital onboarding innebär att introduktionen sker helt eller delvis digitalt med till exempel kurser, guider, checklistor och interaktiva utbildningar. Det gör onboardingen mer skalbar, konsekvent och tillgänglig oavsett var medarbetaren befinner sig.

Med InfoCaption kan stödet dessutom sträcka sig längre än själva introduktionen. Kunskapen kan finnas kvar som guider, handböcker och stöd i arbetsflödet även efter att kursen är avslutad.

En bra onboarding bör ge nya medarbetare förståelse för organisationen, rollen och det praktiska arbetet. Det kan handla om arbetssätt, system, rutiner, ansvar, kultur, säkerhet och andra viktiga delar av vardagen.

Det viktiga är att introduktionen inte bara blir en samling information under de första dagarna. Den behöver vara strukturerad och lätt att följa, men också finnas kvar när frågor uppstår senare. Det kan till exempel handla om rutiner som medarbetaren inte behöver första veckan, men som blir viktiga längre fram.

Preboarding är det som sker innan en ny medarbetare börjar, till exempel välkomstinformation, praktiska förberedelser eller material som skickas ut före första arbetsdagen.

Onboarding börjar när medarbetaren kommer in i organisationen och fortsätter under den första tiden i rollen. Det handlar om att ge rätt kunskap, rätt sammanhang och rätt stöd för att medarbetaren ska kunna arbeta tryggt och självständigt.

Många organisationer arbetar med en 30-60-90-modell, men i praktiken behöver onboarding ofta pågå längre än så. Nya frågor uppstår successivt när medarbetaren växer in i rollen.

Många plattformar för onboarding fokuserar på den första introduktionen med kurser, checklistor och administrativ hantering. Det är viktiga delar, men de räcker inte alltid för att nya medarbetare ska känna sig trygga i rollen eller kunna utföra sitt arbete.

Med InfoCaption kan ni kombinera strukturerat lärande med stöd i det dagliga arbetet. Det innebär att kunskap inte bara levereras i början av onboardingen, utan finns tillgänglig när frågor uppstår, till exempel i en sökbar kunskapsbank, i handböcker eller direkt i anslutning till system och arbetsflöden.

I InfoCaption kan ni skapa och samla digitala introduktionsutbildningar, guider, handböcker, checklistor och e-learning i en och samma plattform.

Ni kan använda processverktyget för att skapa en tydlig struktur för introduktionen och säkerställa att viktiga moment inte missas. Samma innehåll kan användas i en kurs, visas som stöd i anslutning till ett system och finnas tillgängligt i en sökbar kunskapsbank, utan att behöva dupliceras.

Plattformen kan användas för både gemensamma introduktionsmoment och mer rollspecifikt stöd. Ni kan till exempel skapa portaler för olika målgrupper, roller eller verksamheter och strukturera innehållet så att det blir enkelt att hitta.

För att onboarding ska fungera för olika roller behöver innehållet kunna anpassas efter målgrupp. Alla medarbetare behöver ofta en gemensam grund, men olika roller, enheter eller verksamheter kan behöva olika utbildningar, guider och rutiner.

I InfoCaption kan ni strukturera onboardinginnehåll så att rätt personer får tillgång till rätt kunskap. Det gör det enklare att skapa en gemensam introduktion, samtidigt som innehållet kan anpassas efter roll, arbetsuppgifter eller verksamhet. Ni kan till exempel skapa en portal för nya chefer eller medarbetarportaler för olika roller.

Ja. I InfoCaption kan ni följa upp tilldelade utbildningar, genomförande och resultat på individ- eller gruppnivå. Det gör det enklare för chefer och HR att se var nya medarbetare befinner sig i sin introduktion.

Uppföljningen kan användas för att säkerställa att obligatoriska moment är genomförda, men också för att få bättre överblick över introduktionsprocessen som helhet.

Offboarding är processen som sker när en medarbetare avslutar sin anställning. Det kan handla om att lämna tillbaka utrustning, avsluta behörigheter, dokumentera kunskap, överlämna arbetsuppgifter och säkerställa att viktiga rutiner följs.

En tydlig offboarding minskar risken för kunskapstapp och gör avslutet tryggare både för medarbetaren och organisationen, samtidigt som en god relation bibehålls. 

Läs mer om offboarding i vår artikel.