Da Älmhult kommune startet opp med InfoCaption på nytt, ønsket de å skape et felles sted for kunnskap som alle ansatte kunne bruke. Ved å koble InfoCaption til Sitevisions intranett har de bygget en levende kunnskapsbank der informasjon og guider møtes, direkte i hverdagen.

Da Älmhult kommune gjennomgikk bruken av InfoCaption, var målet å få mer ut av det som allerede fantes. Systemet hadde vært på plass i flere år, men bruken varierte mellom avdelingene. Fremfor alt var det helse som brukte InfoCaption aktivt, mens andre deler av organisasjonen ennå ikke hadde kommet i gang.

For å endre dette ble det startet et åpent InfoCaption-forum, hvor alle ansatte kunne delta og bidra med ideer. Diskusjonene førte til en felles forståelse: kunnskapen som allerede fantes måtte synliggjøres og gjøres tilgjengelig for flere. Samtidig var kommunen i ferd med å lansere et nytt intranett, noe som åpnet for nye muligheter. Kombinasjonen ble utgangspunktet for et mer helhetlig kunnskapsmiljø.

En sømløs kobling i hverdagen 

Sammen med Soleil har kommunen bygget en integrasjon i Sitevision som gjør at InfoCaption-innhold nå er fullt søkbart direkte på intranettet. Dette betyr at ansatte ikke bare kan finne guider, men også prosesser når de søker etter noe, for eksempel permisjon. I samme søk får de informasjon om regler og vilkår, guider som viser hvordan permisjonen registreres i tidsrapporteringssystemet, og prosessen som beskriver hele flyten.

I tillegg til søketreff er det også mulig å legge til direkte lenker til sider på intranettet, for eksempel en knapp på permisjonssiden som leder til riktig guide. Når nye guider opprettes og kobles til riktig kategori i InfoCaption, vises de automatisk på intranettet, uten at noen trenger å gjøre noe ekstra. På denne måten vokser kunnskapen organisk og blir tilgjengelig der den faktisk brukes.

En voksende kunnskapsbank

For Älmhult handler det ikke bare om teknologi, men om å skape en kultur for delt kunnskap.

«Vi ønsket å gjøre guidene synlige der ansatte søker etter informasjon. Fordelen er at alle nå kan finne det de trenger på ett sted. Derfor har vi også valgt å kalle InfoCaption for Kunnskapsbanken», sier Niclas Lindblom, webkoordinator i Älmhult.

Den nye strukturen gjør det mulig for ulike avdelinger å bidra med innhold og utvikle materialet sammen. Kunnskapsbanken vokser etter hvert som flere guider lages, og blir over tid et felles knutepunkt for læring og støtte.

Lansering til høsten

Lanseringen vil skje til høsten, og de siste justeringene handler hovedsakelig om å få alle avdelinger koblet til den felles strukturen.

«Det meste av det tekniske er på plass. Nå handler det om å få hele organisasjonen med på laget. Vi må helt sikkert justere detaljene over tid, men det er en del av utviklingen», sier Niclas.

Resultatet er en moderne kunnskapsbank der ansatte får svar og støtte på samme sted. Det sparer tid, reduserer dobbeltarbeid og gjør det enklere å dele kunnskap på tvers av hele organisasjonen.

InfoCaption sier; bra jobbet Älmhult, og gratulerer med månedens guide!

Älmhults kommune får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".