Workflow learning- læring i arbeidsflyten

Workflow learning, også kjent som læring i arbeidsflyten eller learning in the flow of work, innebærer at medarbeidere får tilgang til kunnskap og støtte direkte mens de utfører arbeidet sitt.

I stedet for at læringen bare skjer gjennom separate kurs eller klasseromsundervisning, integreres den i hverdagens arbeidsoppgaver. Det kan dreie seg om guider, instruksjoner, sjekklister, korte filmer eller kontekstuell støtte i et system.

Hovedpoenget er at læringen blir lettere å omsette i praksis når den skjer nær den faktiske arbeidsoppgaven. Målet er å gjøre det enklere for medarbeidere å gjøre rett, komme seg videre raskere og utvikle kunnskapen sin mens arbeidet utføres.

E-læring er ofte en begrenset læringshendelse, mens workflow learning skjer i direkte tilknytning til arbeidet.

Tradisjonell e-læring brukes ofte til å gi kunnskap på forhånd, for eksempel gjennom kurs, opplæringsmoduler eller sertifiseringer. Workflow learning, eller læring i arbeidsflyten, handler i stedet om å gi medarbeidere støtte når behovet oppstår.

Det kan for eksempel være en guide direkte i et system, en søkbar håndbok, en kort instruksjon eller støtte koblet til en spesifikk arbeidsoppgave. På denne måten blir læringen en del av det daglige arbeidet, i stedet for noe som skjer ved siden av.

Workflow learning eller læring i arbeidsflyten er en bredere tilnærming der læring er integrert i det daglige arbeidet. Det handler om at mennesker skal kunne utvikle og bruke kunnskap i eller nær den faktiske arbeidsoppgaven, for eksempel gjennom korte læringselementer, repetisjon, tilbakemelding, refleksjon, kollegial kunnskapsdeling og støtte i øyeblikket.

Performance support er ofte en viktig del av workflow learning. Det handler om støtte som hjelper en person å utføre en oppgave i arbeidsøyeblikket, for eksempel gjennom en guide, sjekkliste, instruksjon, mal, søkbar informasjon eller kontekstuell hjelp.

En enkel forskjell er at workflow learning beskriver hvordan læring kan skje som en naturlig del av arbeidet over tid, mens performance support fokuserer på den støtten som trengs for å prestere i øyeblikket.

Workflow learninger effektivt fordi det gir medarbeidere rett støtte til rett tid.

Når kunnskap er tilgjengelig direkte i arbeidet blir det enklere å omsette den i praksis. Medarbeidere trenger ikke å pugge alt fra en tidligere opplæring, men kan få støtte når spørsmålet faktisk dukker opp.

Det kan føre til raskere læring, færre feil, mindre usikkerhet og bedre bruk av systemer og arbeidsmåter. For organisasjonen betyr det at kunnskapen ikke bare overføres med enkelte opplæringstilfeller, men blir en del av hvordan arbeidet utføres hver dag.

Workflow learning erstatter ikke all opplæring. Men den gjør opplæringen mer nyttig ved å knytte kunnskapen til de daglige arbeidsoppgavene.

Effekten av workflow learning måles best ved å se på hvordan kunnskapen brukes i arbeidet, ikke bare på hvor mange som har fullført et kurs.

Tradisjonell opplæringsoppfølging fokuserer ofte på deltakelse, fullføringsgrad og testresultater. Dette er fortsatt relevant, men når det gjelder workflow learning blir det også viktig å følge opp hvordan støtten påvirker hverdagen.

Det kan for eksempel handle om

• færre supportsaker

• raskere onboarding

• økt bruk av et system

• færre feil i gjentakende arbeidsoppgaver

• høyere kvalitet og mer konsekvente arbeidsmåter

• brukertilfredshet og opplevd trygghet i arbeidet
  
  

I InfoCaption kan dere følge opp både opplæringsinnsatser og bruken av kunnskapsstøtte, noe som gir et bedre bilde av hvordan læring faktisk bidrar i virksomheten.

En god måte å komme i gang med workflow learning er å starte med de situasjonene der medarbeidere ofte trenger støtte i hverdagen.

Identifiser oppgaver der det oppstår mange spørsmål, der det ofte gjøres feil eller der det er behov for å innføre nye måter å jobbe på. Det kan for eksempel dreie seg om onboarding, bruk av systemer, interne rutiner eller gjentakende administrative oppgaver.

Neste steg er å gjøre kunnskapen lett å finne og bruke i den rette situasjonen. Dette kan være korte guider, sjekklister, instruksjonsfilmer, maler eller kontekstuell støtte direkte i et system.

Start gjerne i liten skala med et tydelig område der behovet er konkret. Følg deretter opp hva som brukes, hvilke problemer som reduseres og hvor medarbeidere fortsatt står fast. På denne måten kan dere utvikle støtten over tid og bygge læringen mer naturlig inn i arbeidsflyten.

InfoCaption kan brukes som et performance support-verktøy, men plattformen har også bredere funksjonalitet for læring og kunnskapshåndtering.

Med InfoCaption kan dere gi medarbeidere støtte direkte i arbeidsflyten, for eksempel gjennom guider, instruksjoner, sjekklister, håndbøker og kontekstsensitiv støtte i systemene deres. Dette innebærer at brukeren kan få svar når behovet oppstår, uten å forlate oppgaven eller lete i separate dokumenter.

Samtidig er InfoCaption mer enn et performance support-verktøy. Plattformen inneholder også funksjoner for digital opplæring, kurs, oppfølging, portaler, prosesskart og strukturert kunnskapsdeling. Det betyr at du kan kombinere støtte i øyeblikket med mer langsiktig læring og kompetanseutvikling.

Ja. InfoCaption kan integreres i eksisterende systemer og digitale arbeidsmiljøer.

Med Assist kan guider og instruksjoner gjøres tilgjengelige direkte i systemene der medarbeiderne jobber. Dette kan for eksempel være HR-systemer, CRM, ERP, forretningssystemer eller egenutviklede løsninger.

På denne måten trenger ikke brukeren forlate arbeidsflyten for å finne riktig støtte. Informasjonen er tilgjengelig der spørsmålet oppstår, noe som gjør det enklere å jobbe riktig og komme videre i oppgaven.

AI kan gjøre det enklere å finne og bruke kunnskap i arbeidsflyten, men kvaliteten avhenger av hvilken kunnskap den har tilgang til.

For at AI skal kunne gi pålitelige svar, må den være basert på oppdatert, strukturert og verifisert informasjon. Derfor blir organisasjonens kunnskapsbase viktig.

Med InfoCaption kan dere samle og strukturere kunnskap i form av guider, instruksjoner, håndbøker, opplæring og prosesser. Dette skaper et tydeligere grunnlag for både medarbeidere og AI-verktøy å hente kunnskap fra.

I stedet for at AI svarer fritt basert på usikker informasjon, kan den knyttes til organisasjonens egne kilder. Det gjør svarene mer relevante, sporbare og nyttige i hverdagen.