Prosesskartlegging som viser hvordan - ikke bare hva
InfoCaption Map er et prosessverktøy som gjør prosesskart levende og tydelige.
Hvert steg i kartet kan knyttes til guider og instruksjoner som faktisk viser hvordan det skal gjøres.
Medarbeideren ser helheten og detaljene - i samme visning.
Kjenner du deg igjen?
-
Jeg vet at vi har en prosess - men ikke hvor jeg finner den
-
Prosesskartene våre ligger på intranettet som PDF-filer, men de er ikke oppdatert.
-
Prosessene våre er komplekse å forstå og mangler instruksjoner om hvordan man faktisk gjør noe.
Kunnskapen er der, men den når ikke frem til medarbeiderne når de trenger den
De fleste organisasjoner har brukt tid på å dokumentere prosessene sine. Flytskjemaer i PowerPoint. Prosedyrebeskrivelser i Word. Interne wikier som sist ble oppdatert for tre år siden. Kjenner du deg igjen?
Problemet er ikke at dokumentasjonen mangler. Problemet er at den befinner seg på feil sted - borte fra arbeidet, borte fra det øyeblikket medarbeideren faktisk trenger den.
Resultatet? Ulike avdelinger jobber på forskjellige måter. Nyansatte finner opp hjulet på nytt. Og de som vet hvordan det skal gjøres, er som alltid de samme tre personene som alle spør.
Fra prosesskart til faktisk handling
1. Bygg prosesskartet
Tegn arbeidsflyten visuelt i et nettbasert grensesnitt - fra start til slutt. Legg til beslutningsveier, roller og delprosesser. Angi prosesseiere, status og versjonshåndtering.
2. Koble guider til steg
Hvert steg i prosessen kan ved behov kobles til en eller flere guider som beskriver trinnet mer detaljert for bedre forståelse. Guidene lages enkelt i InfoCaption i tekst- eller videoformat.
3. Medarbeideren arbeider med kunnskapsstøtte i prosessen
Ved hjelp av splitscreen-funksjonalitet kan medarbeideren se prosessen og guiden for et bestemt sted samtidig, uten å måtte bytte mellom faner eller vinduer. De vet hvor de befinner seg i prosessen, hva som er neste steg og hvordan de skal utføre det.
Standardiserte måter å jobbe på
Map gjør rutiner, ansvar og arbeidsflyt tydelige - slik at medarbeidere forstår hvordan arbeidet skal utføres, uavhengig av rolle, avdeling eller erfaring.
Raskere onboarding
Nyansatte kan navigere i komplekse prosesser uten å måtte spørre en kollega. De ser hva de skal gjøre og hvordan - fra dag én.
Prosesser som er enkle å holde oppdaterte
Oppdater en guide i InfoCaption - og endringen gjenspeiles direkte i prosessen. Ingen dobbel håndtering, ingen utdatert dokumentasjon.
|
|
InfoCaption Map
|
|
Kart i praksis
170 000
guider per år - ansatte finner svar selv uten å ringe support
Hogia
2-3 dager
Ukentlig støtte unngått ved systemlansering takket være kontekstuell støtte
Tanum kommune
3000
Brukerne gikk over til nytt system - uten klasseromsopplæring
Nordlandssykehuset
GÄLLIVARE KOMMUNE
Når prosesser blir en naturlig del av arbeidet
Med en felles prosessportal har Gällivare kommune skapt en tydelig struktur der alle arbeidsflyter henger sammen og er enkle å finne - både for nye og erfarne medarbeidere.
ÄLMHULT KOMMUNE
Prosesser som faktisk brukes - hver dag
Ved å visualisere arbeidsflyten med tydelige roller og klikkbar informasjon styrkes samarbeidet, og medarbeiderne får en større helhetsforståelse av oppgavene.
"Våre prosesser bidrar til å sikre at virksomhetene arbeider i samsvar med gjeldende lover, rutiner og retningslinjer, med sikte på å oppnå god kvalitet. De er støtte for både nyansatte og eksisterende personale."
Map er en del av InfoCaptions digitale kunnskapsplattform
Den virkelige kraften kommer når prosesskart, digital opplæring og guider i systemet kobles sammen.
Opprett én gang - bruk overalt.
Bestill en gratis videodemo
Få en gjennomgang av hvordan InfoCaption Map hjelper dere med å gjøre prosesser tydelige, tilgjengelige og anvendelige i hverdagen.
-
Se hvordan du bygger tydelige prosesskart steg for steg
-
Forstå hvordan prosesser kan knyttes til guider, roller og ansvarsområder
-
Få konkrete eksempler på hvordan Map kan brukes i deres organisasjon
Ofte stilte spørsmål om Map
Prosesskartlegging innebærer å visualisere hvordan arbeidet faktisk flyter - fra start til slutt, med alle stegene, beslutningspunktene og rollene som er involvert. Det hjelper organisasjoner med å se hvor prosesser går i stå, sikrer at alle jobber på samme måte og gjør det enklere å onboarde nye medarbeidere. Med InfoCaption Map tas prosesskartleggingen et skritt videre: Hvert steg i kartet er knyttet til konkrete guider og instruksjoner, slik at medarbeideren ikke bare vet hva han eller hun skal gjøre - men også hvordan.
Tradisjonelle prosessverktøy lager kart som dokumenterer en flyt. De er gode på visualisering - men når medarbeideren trenger å vite hvordan et steg faktisk utføres, må han eller hun lete i et annet dokument, system eller spørre en kollega. InfoCaption Map kobler kartet til instruksjonene. Klikker du på et steg, ser du guiden direkte, side om side med kartet. Dokumentasjon og instruksjon i ett.
Arbeidsflyt er en guidetype som alltid er inkludert i InfoCaptions plattform. Kartmodulen for prosesser tilbyr mange flere funksjoner hvis dere er ute etter et mer omfattende prosessverktøy.
Funksjoner som er inkludert i Map
- Opprett hovedprosesser og bryt dem ned i delprosesser.
- Organiser prosesser i prosesstyper
- Spor endringer med innebygd versjonering
- Lag relasjoner mellom prosesser
- Angi status for prosesser
- Knytt prosesseiere og ansvarlige stillinger til prosesser og roller i prosessene.
Den delte skjermvisningen gjør at medarbeideren kan se prosesskartet og guiden for et bestemt steg samtidig - uten å måtte bytte mellom faner eller vinduer. Dette gjør det enklere å følge en prosess uten å gå seg vill eller gå glipp av steg. Dette er spesielt verdifullt i komplekse prosesser med mange beslutningspunkter.
Ja! Det er en av plattformens viktigste styrker. En guide som er laget i InfoCaption kan brukes i et prosesskart i Map, som en del av et kurs i InfoCaption Train og som kontekstsensitiv støtte direkte i et system via InfoCaption Assist. Du oppretter innholdet én gang og gjenbruker det uten duplisering. Dette gjør det enkelt å holde alt oppdatert.
Absolutt! Map brukes i dag av flere kommuner, regioner og myndigheter der standardiserte arbeidsmåter og etterlevelse er avgjørende. For offentlig sektor finnes også Dele-plattformen - en mulighet til å dele prosesser og guider med andre offentlige organisasjoner og slippe å lage alt fra bunnen.
Det er enkelt å opprette prosesser i InfoCaption, og det krever minimalt med opplæring.
Hvor lang tid det tar å komme i gang med Map avhenger av hvor kompleks den eksisterende prosessdokumentasjonen ser ut. I tillegg tilbyr InfoCaption personlig veiledning, produksjonsstøtte og strategisk rådgivning gjennom hele oppstartsprosessen.
InfoCaption Map er en del av InfoCaptions plattform, som kan integreres i deres miljø via API-er og standardintegrasjoner. Kontakt oss for å diskutere deres spesifikke miljø.
Map har fellestrekk med BPM-verktøy i den forstand at det visualiserer og strukturerer arbeidsflyt. Map er imidlertid først og fremst utviklet for å gjøre prosesser tilgjengelige og anvendelige i hverdagen - ikke for å analysere eller automatisere dem. Hvis dere er ute etter et verktøy for prosessdokumentasjon med koblet kunnskapsstøtte, er Map det rette valget. Hvis dere er ute etter et rent BPM-system for automatisering av prosesser, er Map et supplement snarere enn et alternativ.
Vil dere raskt kunne lage interaktive prosesser for deres organisasjon?
Vi viser hvordan Map kan fungere i deres miljø - og hvor raskt dere kan se resultater.