Vi millennials, eller ”digital natives” (nätets infödda) som vi också kallas, är uppvuxna i en värld där information är tillgänglig på andra sidan av en snabb sökning. Att man tidigare har letat efter information i fysiska encyklopedier är för oss helt bisarrt, i vilket fall för de yngre av oss. Gör det oss latare eller bara mer anpassade till den tekniska utvecklingen?

Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash

Nya arbetsmetoder

Den digitala generationen är på väg in i arbetsmarknaden med full fart och snart är till och med de som inte kommer ihåg Windows XP klara med sin högskoleutbildning och ska söka jobb hos er. Jag själv är en del av den digitala generationen och har varit med vid övergången mellan användning av Word- och pdf-filer som bas för användardokumentation till användning av tillgänglig, webbaserad dokumentation.

För en stund sen läste jag om en som försökte lära sin pappa att söka på Google. Han behövde förklara steg-för-steg hur han skulle söka. Det tog lite tid, men plötsligt kopplade pappan hur Google baserat på det han söker på. Nu söker han som om han inte gjort något annat. Även om det är självklart för många, och speciellt för den nya generationens arbetstagare, är det inte fastställt hur detta tankesätt ska överföras till arbetsplatsrelaterad information. När man introduceras som nyanställd, borde det inte då finnas ett system tillgängligt där man kan söka fram svaren på sina frågor? När man introducerar ett nytt system, borde det inte då ligga lätt åtkomlig information om hur man använder det? De metoder vi använder på jobbet borde spegla de vi använder i vardagen, som att kunna söka på Google när man har ett problem eller söka på Youtube när man undrar över en funktion i ett program. För oss digital natives är detta en sjävklarhet. Att behöva leta på flera ställen innan man hittar det man söker kan vara både frustrerande och tidskrävande. Dessvärre tycker överraskande många att det fungerar att ha dokumentantionen i en Word- eller pdf-fil lagrat på ett intranät.

Bra nog är helt perfekt

Kravet på kvalitet blir ofta ett hinder för att dokumentation och kunskap ska göras tillgängligt. Men: att materialet finns är mycket viktigare än att det håller en hög pedagogisk kvalitet. Speciellt eftersom kunskapen ofta är en färskvara och behöver uppdateras.

Som systemleverantör vet vi att en produkt ständigt utvecklas. Man lägger till en ny funktion, omorganiserar menyer eller döper om något för att produkten hela tiden ska bli enklare att använda och mer logisk. Det underlättar oerhört mycket för användaren om vi uppdaterar dokumentationen varje gång vi släpper en ny version, även om det kanske bara är en mindre förändring. Om vi då siktar på att göra en visuellt och pedagogiskt perfekt manual blir tröskeln för att uppdatera den mycket högre – kanske skippas det till och med ibland. Att istället lägga sig på en lägre nivå möjliggör ständig uppdatering utan att det blir för tids- och resurskrävande. Det viktigaste är trots allt att den som undrar något får svar på sina frågor.

Läs också: I dagligt lärande kan bra nog vara helt perfekt

Användandet av teknologi kommer naturligt

När man har vuxit upp med att det hela tiden kommer ny teknik och konstanta förändringar i det som finns har man lätt att lära sig nya system. Man lär sig att se gemensamma mönster i hur de flesta systemen fungerar istället för att lära sig alla specifika funktioner som krävs för att göra allt man behöver göra. Mer specifikt – man lär sig det man använder mest. Funktioner som inte används så ofta tar man istället reda på i det tillfället de behövs. Man kanske googlar för att hitta en supportsida eller ett Youtube-klipp. När man kommer till en jobbsituation är det därför viktigt att ha systemens unika funktioner dokumenterade och lätta att hitta. De funktioner och arbetssätt man inte använder hela tiden är lika viktiga att dokumentera som de man hela tiden använder: Funktioner man jämt använder ligger i närminnet, medan den funktionen i ekonomisystemet som man bara använder en gång om året glömmer man bort mellan gångerna.

Läs också: Så gör ni nystarterna tryggare och effektivare

Hur förbereder man arbetsplatsen?

Så vad kan man egentligen göra för att förbereda arbetsplatsen för den nya, digitala generationen?

• Gör informationen tillgänglig på söksidor och låt därmed informationen ligga tillgänglig där de är vana att leta efter den. Att kunna nå det man söker från en och samma plats effektiviserar det dagliga arbetet, oavsett om man är en digital native eller inte.

Observera att: Tillgänglig information är information som blir använd.

• Bjud in till dagligt lärande. Gör korta övergripande artiklar eller filmer som förklarar något. Man behöver inte komma ihåg allt man behöver veta för att göra sitt jobb - i många tillfällen blir det för mycket att komma ihåg. Och med tiden kan sättet man gör det på att ha ändrat sig och man riskerar att göra fel. Håll det därför kort och ständigt uppdaterat. De som vill ha detaljerna kommer att leta sig fram till dessa själva. Motivationen till att lära sig något är mycket högre när man står framför ett tydligt behov.
• Tänk på att i många fall är bra nog helt perfekt. Information är ofta en färskvara och behöver uppdateras. Om kvalitetskravet är högt kan det ta onödigt mycket tid och resurser att hålla dokumentationen uppdaterad. Versionsnyheter, beskrivningar av funktioner i system och arbetsrutiner, behöver inte vara visuellt eller pedagogiskt perfekta eftersom det kan vara så pass kritisk information att man tar till sig den ändå.