Vi använder cookies för att se till att webbplatsen fungerar som avsett och för att samla in statistik om dess användning så att vi kan förbättra din upplevelse.

Acceptera
InfoCaption
Boka demo

Förenkla dokumentation för en bättre organisation

Det är lätt att hamna i fällan att allt behöver vara väl planerat och utvärderat innan det kan göras publikt. När det kommer till dokumentation och instruktioner för, till exempel, system eller arbetsmoment är det inte så viktigt att det är perfekt. Det viktigaste är att dokumentationen finns och - framför allt - att den är lättillgänglig när användarnas behov uppstår.

Hellre bra än perfekt dokumentation

Något som är bra att tänka på är att dokumentation inte behöver vara perfekt för att den ska vara hjälpsam. När man strävar efter perfektion är det lätt att man låter bli att göra något över huvud taget för att ”Vi har inte tid med detta nu eftersom vi behöver prioritera annat”, till exempel.

Det är oviktigt för användaren att en videoinstruktion har perfekt ljudkvalitet eller estetik. Det som avgör om det är en bra instruktion eller inte är om den snabbt kan hjälpa användaren med det denne behöver för att kunna komma vidare med sitt arbete. Visst, det känns bra att skapa "proffsigt" material, men det gör också att det tar längre tid att planera och skapa. Fundera på om det verkligen är viktigare att det blir perfekt än att ni snabbt kan skicka ut en ny instruktion till era användare.

 

Det spelar ingen roll att dokumentationen finns om ingen hittar den

Har ni både dokument uppladdade på intranätet, filmer på en annan del av intranätet, ytterligare dokumentation i ett annat system och utöver det även utskriven dokumentation i en pärm? Ni är inte ensamma. Det är väldigt vanligt inom många organisationer att dokumentation är spritt på allt för många platser. Det är heller inte ovanligt att man har flera olika system som gör i princip samma sak – lagrar information om arbetsuppgifter och tillhörande verktyg. Det spelar ju ingen roll att dokumentationen finns om ingen kan hitta den, eller hur?

Något som kan vara bra att tänka på är att placera dokumentationen där användarna vanligtvis befinner sig, till exempel på intranätet, på hemsidan eller i ett specifikt system. Bädda in eller lägg länkar till dokumentationen på dessa platser för att användarna ska kunna hitta den hjälp de behöver genom att använda så få klick som möjligt.

 

Gör informationen lätt att ta till sig

Lättillgänglighet handlar inte bara om att det ska vara lätt för användaren att hitta vad den söker, det ska också vara lätt att ta till sig informationen för att förhindra allt för långa stopp i arbetet. Genom att anpassa mediet till det som ska förmedlas kan man korta ner tiden det tar för användaren att ta till sig informationen, och därmed öka produktiviteten. Det är väldigt vanligt att dokumentationen består av långa textdokument som kan vara svåra att ta till sig. Stycka hellre upp dem i kortare bitar för att användarna enklare ska hitta just den del som rör deras behov.

Text kanske inte heller alltid är det bästa sättet att förmedla något på. Om man ska förklara en funktion i ett system är det i många fall smidigare både för den som dokumenterar och för användaren att göra en skärminspelning. Det går snabbt för den som dokumenterar att spela in hur ett moment utförs, och för användaren är det oftast enkelt att förstå när man ser momentet förklaras i videoform snarare än med text. Att ha i åtanke är också att vi alla lär oss bäst på olika sätt, så det är samtidigt en bra idé att dokumentationen finns i olika medieformer.

 

För att sammanfatta

Det finns alltså tre saker som kan vara bra att tänka på kring dokumentation, som både förenklar arbetet med att skapa och gör det enklare för användarna att både hitta och ta till sig den:

  • Skapa hellre bra än perfekt dokumentation
    Tänk på att det oftast tar oftast onödigt lång tid att skapa dokumentationen när man är perfektionist. Om användaren förstår det som förmedlas och kan komma vidare i arbetet har man lyckats gott och väl. Det är klart att man vill att det ska se bra ut, men överväg om det är viktigare att ni snabbt kan få ut dokumentationen.

  • Det ska vara enkelt att hitta det man letar efter
    När dokumentation ligger spridd på flera platser kan det ta tid att först hitta rätt ställe att leta på. Håll allt samlat på samma ställe och ännu bättre gör dokumentationen tillgänglig där användarna vanligtvis rör sig, som till exempel på intranätet eller i ett specifikt system.

  • Använd rätt medium för ändamålet
    Långa textdokument är inte alltid det bästa sättet att förklara något på. Ska du visa en uppgift i ett system? Spela då in skärmen så blir det enkelt för användaren att hänga med på hur en funktion ska användas. Vinningen är även att det oftast går fortare för dig som skapar materialet.

Tänk också på att det i många fall är bra att dela upp dokumentationen för att förenkla för användarna att hitta just den del som kan svara på deras frågor, eller som visar hur de ska utföra den uppgift de står inför.

Kontakta

InfoCaption

Vi på InfoCaption är ett gäng entusiaster som sysslar med kunskapsdelning, Performance Support, e-learning och mycket mer.

Ta gärna kontakt med författaren för att diskutera om något i artikeln.

Adam Eriksson InfoCaption

Adam Eriksson