När ny, viktig information eller kunskap om någonting ska ut till verksamheten vill man självklart nå ut till så många som möjligt, om inte alla. Vad finns det för knep för att enklare uppnå detta?
För att bäst nå fram till en medarbetare och skapa ett högt engagemang bör informations- och instruktionsmaterial spegla verkligheten så mycket det går. Det som sägs eller visas bör harmonisera med medarbetarens faktiska rutiner och arbetssätt. Detta skapar förtroende för materialet då det blir mer relevant för den som tar del av instruktionen.
Material som skapas med detta i åtanke kan ha flera användningsområden. Dels kan användaren ha det som stödmaterial och få hjälp i det vardagliga arbetet. Och dels kan materialet användas som underlag vid diskussioner om förändringar i arbetssätten.
Vi ser många bra exempel på denna typen av tydlighet och relevans i guider skapade av våra kunder. Vanligaste är att de skapas som vår guidetyp "Steg-för-steg-guide", som kan innehålla skärminspelningar, röst, importerad video, bilder och Powerpoint-presentationer.
Något som har lyckats fånga våra ögon denna månad är ”Informationssäkerhet i vardagen”, en Steg-för-steg-guide som beskriver situationer i vardagen där informationssäkerhet är aktuellt, både på fritiden och jobbet. Guiden är skapad av Anna Spalin, informationssäkerhetssamordnare på Lindesbergs kommun.
Klicka här för att se guiden.
Anna berättar själv hur hon tänkte:
”Syftet med guiden är att öka medvetenheten för informationssäkerhet, det gäller främst på jobbet (såklart) men också vad man kan tänka lite på privat. Jag ville kortfattat beskriva vad man bör tänka på, var man hittar den dokumentation vi som medarbetare i kommunen styrs av samt få med ett antal diskussionsfrågor för att få alla på respektive enhet engagerade i frågor som rör just deras arbetsplats.
Då guiden är tänkt att användas som internutbildning enskilt eller i grupp, men alltid med efterföljande diskussionsfrågor i grupp, så vill jag att man ska kunna kontakta mig som informationssäkerhetssamordnare eller dataskyddsombudet med frågor om man fastnar i diskussionerna. Jag inbillar mig att det är så vi kommer att få ökad medvetenhet i frågan.
Hur skapade jag denna guiden?
Jag skapade ett underlag i Powerpoint och gjorde anteckningar till respektive bild. Dessa använde jag sedan som manus när jag läste in ljudet till bilderna. Jag importerade Powerpointen i Guide Editor (InfoCaptions verktyg man skapar Steg-för-steg-guider med). Därefter spelade jag in ljud till varje bild/steg.”
Vi i team InfoCaption tycker guiden är väldigt välgjord, innehåller tydliga bilder, läsbar text och bra berättarröst. Att även lägga till diskussionsunderlag som en del av guiden gör den än mer relevant och användbar.
En annan positiv aspekt är att Anna har återanvänt en redan framtagen Powerpoint och spelat in röst till. Detta gör att en tidigare dragning blir digital och därmed alltid tillgänglig för verksamheten. Samtidigt blev produktionstiden av guiden betydligt kortare!
Bra jobbat och stort grattis till:
Anna Spalin, Lindesbergs kommun
/Team InfoCaption
InfoCaption väljer att varje månad donera 1.000 SEK till en ideell organisation som tillhandahåller utbildningar eller på annat sätt hjälper människor in på arbetsmarknaden, detta som tack till personen/personerna som har skapat månadens guide.
Vill du också nå ut med information i verksamheten?
