Hvordan finner du de rette digitale verktøyene, og hvordan vet du hva som brukes til hva? Livsmiddelverket i Sverige har en håndbok som har svar på det. Den er utformet for å forenkle arbeidsdagen, øke sikkerheten og skape et felles grunnlag for hvordan digitale verktøy brukes i bedriften, uavhengig av rolle eller erfaring.

Praktisk støtte i hverdagen

Håndboken er skrevet av Linnea Björkdahl, Digitaliseringscoach ved Livsmiddelverket i Sverige. Sammen med kolleger har hun utviklet en håndbok som ikke bare gjør det enklere å bruke systemer og verktøy, men som også skaper trygghet i den digitale måten å jobbe på.

Håndboken inneholder avsnitt om hvordan man jobber i programmer som Outlook, Teams og OneNote. Det finnes også instruksjoner i tekst, bilder og videoer for praktiske oppgaver som å bestille møterom, skrive ut dokumenter, dele internett fra mobiltelefonen og feilsøke på vanlige problemer. Alt er samlet på ett sted som er lett å finne tilbake til ved behov.

Fokus på sikkerhet og ansvarlig bruk 

I tillegg til teknisk støtte inneholder håndboken klare retningslinjer for sikker og profesjonell IT-bruk. Hva med passord? Hva skal man gjøre med mistenkelige e-poster? Hva skal man tenke på når man arbeider utenfor kontoret?

Avsnittene om informasjonssikkerhet, kontoadministrasjon og nettetikette gir konkrete eksempler og tydelig veiledning. Det handler ikke bare om regler, men om å hjelpe ansatte med å forstå risikoene og hvordan de kan forebygges i det daglige arbeidet.

Styrken med håndboken

InfoCaptions håndbok skaper muligheten til å samle guider, dokumenter og retningslinjer i en sammenhengende struktur. Dette gir brukeren en klar oversikt og gjør det enkelt å navigere mellom ulike deler av innholdet. Håndboken kan utvikles over tid, utvides med nye seksjoner og fungerer like bra for onboarding av nye ansatte som for fortløpende støtte i det daglige arbeidet, akkurat som Livsmiddelverkets håndbok for bruk av digitale verktøy viser.

Et eksempel som kan inspirere flere 

Livsmiddelverkets håndbok viser hvordan digital støtte kan være til reell nytte i det daglige arbeidet. Ved å samle instruksjoner, retningslinjer og praktiske tips på ett sted, har de laget et verktøy som forenkler arbeidet og bidrar til en mer enhetlig bruk av digitale verktøy.

Dette er også et eksempel som kan inspirere andre bedrifter. Ved å samle informasjon i en håndbok skapes ikke bare klarhet, men også en kultur der kunnskap blir mer tilgjengelig, levende og samlet. Gratulerer til Livsmiddelverket med månedens guide!