Performance Support tilrettelegger ved systembytte

Noen ganger har vi behov for å sette oss inn i nye arbeidsoppgaver i hverdagen. Blant annet ved endringer i arbeidsrutiner eller når systemene vi arbeider i blir oppdatert eller byttet ut. Ofte blir det laget lange, og noen ganger ressurskrevende, opplæringer. Men er det en mer effektiv måte å kurse medarbeiderne på ved endringer eller ved lansering av nyheter?

Ved endringer i arbeidet er det viktig at den ansatte forstår forskjellene, og gjerne hvorfor endringen har skjedd. Dette kan være avgjørende for hvor smidig og smertefri overgangen blir. Ofte blir det laget såkalte "formelle" utdanninger, enten som e-læringskurs eller klasseromsopplæring.

Store endringer kan sette krav til mengden informasjon og til hvordan informasjonen formidles. Da kan formell opplæring være et godt alternativ. Vår erfaring er derimot at vi ikke bør legge altfor mye fokus på formell læring, men først og fremst på uformell læring med Performance Support.

La de teoretiske opplæringene være i fokus for å fortelle om bakgrunnen for endringen og hvorfor. Overlat detaljene om hvordan det skal gjøres til selvhjelpsmateriale som videoguider, tekstinstruksjoner og annet. Ansatte er mer mottagelige for denne typen informasjon når behovet oppstår. Altså når de skal begynne å arbeide med det nye systemet.

En av våre kunder, Mölndals stad, forstod nytten av Performance Support ved bytte av prosessverktøy. De opprettet først en teoretisk opplæring på 3 timer som ble gjennomført via Microsoft Teams. Men de valgte ganske snart å bytte ut opplæringen med en digital håndbok som ansatte, helt på egen hånd, kunne gå gjennom før, under og etter at de hadde startet arbeidet med det nye verktøyet.

Erik Wässing, Prosesskontroller i Mölndals kommune, forteller hvordan han tenker rundt bruk av digital læring:

"Mölndals kommune byttet våren 2021 prosessstegnsverktøy. For å lette overgangen og øke kunnskapen om hvordan det nye systemet fungerte, lanserte jeg en opplæring høsten 2020. Den var på totalt 3 timer og ble tilbudt via Teams. Etter en stund begynte jeg å fundere på hvordan jeg kunne lage en digital versjon av opplæringen, uten at jeg selv trengte å delta. 

Selv om det er kjekt å holde kurs, krever det mye tid. Med guiden på plass reduseres behovet for mine kurs, og jeg er sikker på at tiden det tok å lage guiden vil lønne seg i lengden.

Det er også store fordeler ved at brukerne av et program kan få instruksjoner i hvordan det brukes når det passer best for dem selv. Jeg har selv vært på flere kurs og vet at informasjonen, uansett hvor bra den er lagt fram, risikerer å bli glemt etter noen uker."