Endring er en naturlig del av arbeidslivet. Et typisk eksempel på det er når nye system og arbeidsmetoder skal introduseres i bedriften. Ofte innebærer det en del utfordringer å etablere nye arbeidsmetoder, men ved å være bevisst på utfordringene og spille på dem, har man større mulighet til å nå fram og implementere endringene. Å introdusere plattformen InfoCaption i bedriften er ikke noe unntak, da det for mange bedrifter innebærer både en lærings-reise i verktøyet og hvordan man effektivt kan arbeide med instruksjoner og pedagogikk.

Gjør det enkelt å komme i gang

Med ca. 300 kunder har vi mange bedrifter som har tatt reisen med å starte arbeidet med InfoCaption. Suksessfaktorene (og erfaringene) er stor og varierer selvfølgelig avhengig av hvilken kunde og på hvilken måte man ønsker å bruke InfoCaption. Det finnes derimot et par generelle faktorer med framgang som vi vil løfte fram, som mange har til felles.

En viktig faktor er tydelig kommunikasjon om hvorfor endringen skal gjennomføres, hvordan  endringen skal foregå i praksis og hva det vil innebære for de ansattes hverdag. Så i InfoCaption-termer: hva er målet med InfoCaption, hvordan skal introduksjonen utføres og hvordan vil ansatte ta del i InfoCaption i hverdagen (som produsenter eller sluttbrukere).

En annen viktig faktor er å involvere ansatte i endringen på ulike plan. Det kan være en aktiv involvering på definerte oppgaver, som at kommunikasjonsavdelingen gir innspill om den grafiske profilen, at IT gir teknisk støtte eller at ansatte deltar på produsentkurs. Vi vil også løfte fram mer generelt engasjement der ansatte får gi innspill på måten de skal arbeide med InfoCaption på. Ved å snakke om at arbeidet med InfoCaption er en felles reise som bedriften former sammen, vil det skapes engasjement når flere kan påvirke resultatet av endringen. Alle ansatte kan selvfølgelig ikke synes å mene noe om alt, men det kan defineres kanaler der tilbakemeldinger og meninger kan samles inn.

Slik lyktes Bygghemma 

Disse faktorene hadde Bygghemma med seg når InfoCaption skulle introduseres i bedriften. Bygghemmas hovedmål med InfoCaption var å skape et felles område for bedriftens dokumentasjon og på den måten gjøre det enklere for de ansatte å finne fram. Området ble døpt til Byggipedia. For å lykkes med den felles kunnskapsbanken innså de at det kom til å kreve engasjement fra store deler av bedriften, både for å komme raskt i gang og for å fortsette å videreutvikle Byggipedia.

Ved å inkludere mange ansatte kom de raskt i gang siden produksjonen av innhold ble fordelt på flere og det gode engasjementet bidro til å spre informasjonen om Byggipedia i bedriften. Utenom dette var Bygghemma med å beskrive HVA - altså hvordan InfoCaption fungerer i praksis. Dette oppsummeres enkelt og greit i en guide som vi har valgt å løfte fram som Månedens guide for februar måned.

Tom Petersson (Order Management Coordinator), Bygghemma forteller videre:

Siden vi aldri før har hatt et eget sted å samle informasjon for hele bedriften, ønsket vi å gjøre det så enkelt som mulig å komme i gang med InfoCaption. Vi er enda i startfasen og det er derfor viktig at alle ansatte vet hvor de kan henvende seg for å komme med forslag på guider og andre forbedringer som gjør det enklere å bruke plattformen. Guiden viser noen enkle og gode funksjoner som kan brukes både for den som leter etter informasjon og for produsenter.

Klikk her for å se guiden som beskriver Byggipedia og hvordan ansatte enkelt kan bidra med guide-innhold.

Bygghemma får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utnevner vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere arbeidsplasser i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".

Vi i team InfoCaption synes at Bygghemmas initiativ med å bruke guider som et enkelt og inkluderende verktøy ved dokumentasjon, absolutt er et steg i riktig retning. Det synes vi er verdt å hylle.

Vil du lære mer om hvordan du kan lage enkle guider som skaper stor forskjell i din bedrift?