Månedens guide - mai 2019
I april løftet vi frem Värnamo kommune som vinner av månedens guide, selv om det i dette tilfellet handlet om en hel guideportal (en type søkeside i InfoCaption) som inneholdt flere guider. Les artikkelen her. I artikkelen snakket vi om en studie som viser at en ansatts hverdag i alt for stor grad går med til å lete etter informasjon eller kunnskap. Å ha rask tilgang til selvhjelp som beskriver "hvordan" man gjør noe i et system eller praktisk er derfor viktig og det snakker vi i InfoCaption mye om.
Det finnes også et annet aspekt det er verdt å ta med seg når det gjelder å lage bra guider og det er å ikke bare beskrive hvordan noe skal gjøres ved hjelp av guiden, men også fokusere på hvorfor. Det gir en høyere forståelse for arbeidsoppgavene, arbeidsmåten eller rutinene og øker motivasjonen hos medarbeidere ettersom de ser nytten i arbeidet de gjør.
For oss mennesker er det viktig å få svar på "hvorfor". For eksempel "hvorfor må jeg gjøre det på den måten i systemet?". Ved å da også forklare det, for eksempel "Vi gjør dette for å følge legale krav" eller "Ved å gjøre dette finnes informasjonen dokumentert i tilfelle ettersyn", skaper vi forståelse for viktigheten ved å gjøre det.
Noen som har forstått dette er Umeå kommune, som i en håndbok om Microsoft Teams gir fullstendig informasjon om programmet, når/hvorfor det skal brukes og forklarer bakgrunnen til at de har valgt å innføre programmet.
Olov Götheson, IT-pedagog i Umeå kommune forteller selv om hvordan de har tenkt:
"Guiden ”Introduktion till Teams” ble laget for å forberede våre brukere før innføringen av Teams i Umeå kommune. Guiden skal være en informativ og til en viss del styrende guide/håndbok som beskriver hvordan vi vil at Teams skal brukes i kommunen. Målet er ikke i første omgang å lære opp brukeren i Teams, men vi ønsket å nå alle med den informasjonen om Teams som du normalt ikke finner i et kurs og som vi kjente at det var viktig at brukerne kjenner til."
Vi i InfoCaption synes dette er en fin måte å sette sammen tekstguider som på en tydelig og pedagogisk måte gir forståelse for programmet hos medarbeiderne.
Gratulerer og bra jobbet til:
Olov Götheson, Umeå kommune
/Team InfoCaption
InfoCaption velger å donere 1.000 kr hver måned til en ideell organisasjon, som legger til rette for opplæring eller på andre måter hjelper mennesker inn på arbeidsmarkedet, dette som takk til personen/personene som har laget månedens guide.
