Når et nytt HR-system skal innføres i en stor organisasjon med mange roller og varierende digital kompetanse, er det sjelden tilstrekkelig med tradisjonell opplæring. For Coor ble det tidlig klart at læring måtte være en del av hverdagen – ikke ved siden av eller kun i forbindelse med igangsetting.

I forbindelse med innføringen av et nytt HR-system valgte Coor derfor å jobbe med digital læringsstøtte som et supplement til klassiske opplæringstiltak. Ambisjonen var å skape støtte som gjør det enkelt for medarbeidere å føle seg trygge i endringen og raskt finne svar når behovet oppstår i det daglige arbeidet.

Prosjektet ble gjennomført for noen år siden, men arbeidsmetoden lever videre og brukes fortsatt som en naturlig del av hvordan Coor arbeider med læring og endring.

Fokus på støtte i riktig øyeblikk

Et sentralt utgangspunkt i Coors arbeidsmetode var å ta utgangspunkt i brukernes faktiske behov i hverdagen. I stedet for å fokusere på opplæring før go-live, ble det bygget støtte som er tilgjengelig når brukeren trenger den.

Gjennom korte, kontekstnære guider får medarbeidere hjelp akkurat i det øyeblikket de skal utføre en oppgave i systemet. Det reduserer avhengigheten av hukommelseskunnskap og gjør det enklere å ta i bruk nye arbeidsmåter steg for steg. På den måten blir læring en naturlig del av arbeidet, snarere enn noe som må planlegges ved siden av.

Coors startportal, der læringsstøtte og guider er samlet på ett sted, er tilpasset brukerens rolle. Ønsker du å fordype deg, finnes det også et opptak av et webinar der Coor forteller mer om prosjektet (på svensk).

Læring som en del av endringsledelsen

Et tydelig tema i Coors arbeid er koblingen mellom læring og endringsledelse. Implementeringen handlet ikke bare om et nytt system, men om nye arbeidsmåter og nye roller for mange medarbeidere.

Ved å bruke digitale guider som en levende støtte kunne man arbeide mer kontinuerlig med endringen. Innholdet kunne oppdateres over tid, tilpasses nye behov og brukes som et felles referansemateriale i organisasjonen. Guidene ble en støtte som både brukere, HR og support kunne samles rundt.

Mindre avhengighet av support og enkelttiltak

I stedet for å samle spørsmål hos support eller henvise brukere til omfattende manualer ble guidene første støtte i hverdagen. Denne metoden bidro til å redusere behovet for gjentakende engangsintervensjoner i form av ekstra opplæring eller informasjonsutsendelser.

Når støtten finnes tett på brukeren og er enkel å vende tilbake til, skapes en mer bærekraftig struktur for læring over tid. Det er særlig verdifullt i en organisasjon der endring er en tilbakevendende del av hverdagen.

Et råd til andre organisasjoner

Coor fremhever spesielt viktigheten av å arbeide aktivt med synlig støtte – ikke bare ved lansering, men over tid.

"Et sterkt råd er å lansere den kontekstsensitive hjelpen allerede i onboarding av ledere og nye medarbeidere, og å kontinuerlig minne om at støtten finnes der, midt i arbeidet. Det kan ikke sies ofte nok", sier Ann-Cathrin Østman, som er IT Service Manager hos Coor.

Ved å dele guider direkte i systemet og gjøre støtten synlig fra start, blir den en naturlig del av arbeidsmåten – fremfor noe man må lete etter i etterkant.

En arbeidsmetode som fungerer som guide

Coors eksempel viser hvordan en guide ikke alltid trenger å være et enkeltstående dokument. I dette tilfellet består guiden av en arbeidsmetode der læringsstøtte, endringsledelse og brukernær støtte i hverdagen henger sammen.

Ved å samle støtten på ett felles sted og gjøre det enkelt å finne riktig innhold, uavhengig av rolle eller tidligere erfaring, skapte Coor bedre forutsetninger for både brukere og organisasjonen. Det er en arbeidsmetode som inspirerer andre virksomheter som står overfor lignende endringer.

Coor får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned kårer vi i InfoCaption Månedens guide – en guide vi ønsker å løfte frem litt ekstra på grunn av verdien den skaper i organisasjonen. Som takk til personen/personene som har skapt Månedens guide, donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider etter modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen misjon "å gjøre det enklere for medarbeidere å hjelpe hverandre".