Vi använder cookies för att se till att webbplatsen fungerar som avsett och för att samla in statistik om dess användning så att vi kan förbättra din upplevelse.

Acceptera
InfoCaption
Prova på gratis

Månadens guide - april 2019

En stor del av en anställds vardag går ut på att leta efter och sammanställa information om sina arbetsuppgifter. En studie på ämnet visar att en anställd, oavsett bransch, lägger nästan två dagar i veckan just på att leta efter information.

En av anledningen till detta kan vara att man har ett komplicerat intranät där det är svårt att hitta det man söker. Det kan också bero på att olika avdelningar och kunskapsägare tänker olika kring sina instruktioner eller rutinbeskrivningar och i vilket format dessa ska tas fram. Några skapar PDF-filer, andra Word-dokument och någon kanske använder en gratisapplikation för att spela in sin skärm.

Det finns alltså ingen beslutad standard internt för hur instruktioner skapas, eller på vilket sätt dessa ska finnas tillgängliga. Detta ger tyvärr de anställda dåliga förutsättningar för att kunna sköta sitt arbete, som kan leda till att organisationen får fler och flera ärenden till supportfunktioner och samtal till kunskapsägare. Detta kan även skapa missnöje hos de anställda då de inte vet var hjälpen finns när den behövs.

Att använda guideportaler (en typ av söksida i InfoCaption) för att skapa en naturlig landningsplats för Self-service skapar bra förutsättningar för att få en mer självgående organisation. Tack vare guideportaler med olika nivåer finns möjlighet att stycka informationen så att en anställd med få klick kommer till detaljerad information inom ett specifikt område.

Denna månad har vi valt att lyfta fram ett exempel från vår kund Värnamo kommun som i sitt projekt ”Alla på banan” valde att använda sig av guideportaler för att göra det enklare för alla i organisationen att få den hjälp de behöver. Portalerna är skapade av Mikael Stenström och Therese Thimberg, Projektledare på IT Campus Värnamo.

Mikael berättar själv om hur de tänkte:

"I maj 2018 gick startskottet för Värnamo kommuns digitala projekt "Alla på banan".  En del i projektet var att ta över ansvaret för InfoCaption samt utvärdera det. Systemet hade använts sparsamt åren innan projektet. Arbetet inleddes med att skapa digitala handböcker med kunskapstester för Officepaketet utifrån InfoCaptions färdiga guider. Tanken med handböckerna var att fungera som ett komplement till traditionella utbildningsinsatser, men har visat sig fungera lika bra för självstudier.

För att presentera handböckerna på ett enkelt och överskådligt sätt skapade vi en portal. De befintliga guiderna som fanns till andra system saknade en bra struktur vilket gjorde det svårt att hitta dem. Det startade med en Officeportal men har växt och blivit en större guideportal. Guideportalen är fortfarande väldigt ny för oss, men har fått ett positivt gensvar och efterfrågan för guider i fler system har ökat."

Vi på InfoCaption tycker detta är ett av många bra exempel på en guideportal. Guideportaler använder sig av ”widgets”, som bland annat ger möjligheten att skapa knappar till underportaler om olika områden. Det går enkelt att lyfta fram guider i topplistor, visa rekommenderade guider och mycket annat.

Vill du veta mer om guideportalen och dess möjligheter? Ta kontakt med er kundcoach hos InfoCaption för inspiration och ”best practise”.

Stort grattis och bra jobbat till:

Mikael Stenström och Therese Thimberg!

/Teamet på InfoCaption

InfoCaption väljer att varje månad donera 1.000 SEK till en ideell organisation som tillhandahåller utbildningar eller på annat sätt hjälper människor in på arbetsmarknaden, detta som tack till personen/personerna som har skapat månadens guide.

Vi kan tyvärr inte länka till själva portalen, nedan är istället en bild på deras huvudportal. Länkarna på portalen tar en vidare till underportaler/söksidor för de olika ämnena.

Bild på Värnamos guideportal.

Kontakta

InfoCaption

Vi på InfoCaption är ett gäng entusiaster som sysslar med kunskapsdelning, Performance Support, e-learning och mycket mer.

Ta gärna kontakt med författaren för att diskutera om något i artikeln.

Niklas Rosén InfoCaption

Niklas Rosén