Når mange nye vikarer skal rekrutteres og introduseres hvert år, blir det ekstra viktig at informasjonen er tydelig og lett å finne. Uddevalla kommune har derfor opprettet en felles portal i InfoCaption der vikarer kan få en oversikt over både virksomheten, rekrutteringsprosessen og hva som venter før en eventuell ansettelse.

Vikarportalen fungerer som en tydelig inngang og samler alt fra verdigrunnlag og virksomhetsbeskrivelser til praktiske spørsmål om arbeidstid, arbeidsklær og personalgoder. Dette gjør at søker får en bedre forståelse av både rollen og organisasjonen allerede før ansettelsen starter.

En tydelig struktur som guider brukeren

En av styrkene i portalen er hvordan informasjonen er strukturert. Innholdet er delt inn i tydelige steg som speiler reisen en vikar gjør, fra først å bli kjent med virksomheten til å forstå rekrutteringsprosessen og hva som gjelder før en ansettelse.

Ved å samle informasjon om for eksempel helsetjenesten, bemanningsenheten og rekrutteringsprosessen på ett og samme sted blir det enklere for arbeidssøkere å orientere seg. Det finnes også mer praktisk informasjon om for eksempel arbeidstid, turnus, arbeidsklær og personalgoder lett tilgjengelig i portalen.

Strukturen gjør det mulig for brukeren å finne riktig informasjon raskt, avhengig av hvor i prosessen man befinner seg.

Støtte både før og etter ansettelse

Portalen fungerer ikke bare som støtte for den som vurderer å søke jobb. Det er også et støtteverktøy for personer som allerede har blitt ansatt.

Ved å samle informasjon om introduksjon, dokumenter som må leveres inn og hva som gjelder før første arbeidsvakt, skapes en trygg start for nye vikarer. Samtidig reduseres behovet for å svare på gjentakende spørsmål via telefon eller e-post, siden mye av informasjonen allerede er samlet og lett tilgjengelig.

En portal som forenkler for både organisasjon og søkere

Uddevalla kommunes vikarportal er et godt eksempel på hvordan en organisasjon kan bruke digital veiledning for å gjøre rekrutteringsprosessen tydeligere og mer tilgjengelig.

Ved å kombinere oversiktlig struktur, tydelige innganger og praktisk informasjon skapes et støtteverktøy som hjelper både organisasjonen og personene som søker arbeid. For den som er nyansatt gir portalen en trygg introduksjon til virksomheten, samtidig som den bidrar til en mer effektiv og enhetlig informasjonshåndtering.

Uddevalla kommune får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned kårer vi i InfoCaption Månedens guide – en guide vi ønsker å løfte frem litt ekstra på grunn av verdien den skaper i organisasjonen. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide, donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider etter modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen misjon "å gjøre det enklere for medarbeidere å hjelpe hverandre".