Hva skjer når du blir syk mens du har ferie? Hvor mange feriedager kan du overføre? Hvordan utregnes feriepenger? Mange bedrifter får de samme spørsmålene om og om igjen, spesielt knyttet til lønn, arbeidstid og permisjon. Hos SHIS Bostäder så de et behov for å samle svarene på en mer tilgjengelig måte og gjorde det i form av en digital FAQ-guide.

Bak forslaget og arbeidet sto HR-konsulent Lina Westerdahl og lønnsspesialist Alison Romero som sammen utviklet innholdet. Hensikten var i utgangspunktet å svare på de vanligste spørsmålene som kom inn i HRs fellespostkasse, hovedsakelig knyttet til lønn. Over tid har guiden vokst og dekker nå hele HR-området.

Innsamlet kunnskap i klikkbart format

Guiden er bygget opp som en spørsmålsbank med tydelige kategorier, som lønn og ytelser, arbeidstid, ferie og fravær. Under hver kategori er det vanlige spørsmål som den ansatte enkelt kan klikke på for å lese svaret. Mange svar er også supplert med lenker til intranett, eksterne tjenester og interne guider.

Formatet gjør det enkelt å forstå viktig informasjon uten å måtte lese lange dokumenter. I tillegg blir det tydelig hvor man finner riktig dokumentasjon, noe som reduserer behovet for å sende e-post til HR med tilbakevendende spørsmål.

– Jeg tror det er veldig nyttig å finne svar på vanlige spørsmål, og det er flott at det finnes standard svar for å støtte HR-arbeidet, sier Kristin Lidman, HR-sjef i SHIS Bostäder.

Støtte til både ansatte og HR

En stor styrke ved veilederen er at den hjelper to målgrupper samtidig. Ansatte får direkte tilgang til svar på vanlige spørsmål, mens HR får færre saker å håndtere manuelt. Samtidig øker åpenheten, alle har tilgang til den samme oppdaterte informasjonen, noe som skaper trygghet i bedriften.

Guiden er også enkel å oppdatere. Nye spørsmål kan legges til ved behov uten å måtte endre hele strukturen. En effektiv løsning for å holde informasjon oppdatert over tid.

– Vår HR-avdeling har gjort en fantastisk jobb med å samle de vanligste spørsmålene og svarene om HR og lønn. Det er enkelt å finne, og hvis noe mangler er det raskt å oppdatere. Det gjør det enklere for meg, mine ansatte og HR, noe som også sparer verdifull tid, sier Anna-Maria Röstlund, digitaliserings- og IT-sjef i SHIS Bostäder.

Et eksempel å bli inspirert av

Å samle inn og strukturere svar på vanlige spørsmål kan være en av de enkleste måtene å forbedre både internkommunikasjon og selvbetjening på. SHIS Bostäder viser at det kan gjøres enkelt, effektivt og brukervennlig, med klare fordeler for hele bedriften.

For sin tydelige struktur, brede relevans og gjennomtenkte layout er SHIS Bostäders guide valgt ut som månedens guide. En metode som forenkler, sparer tid og kan inspirere mange flere. Gratulerer og godt jobbet!