Fra forsikring til kjørelogg: en håndbok som dekker hele bilparken

De fleste organisasjoner som forvalter kjøretøy, uansett om det dreier seg om noen få tjenestebiler eller en hel bilpark, står før eller senere overfor den samme utfordringen: Hvordan gjør man det enkelt å finne og bruke omfattende informasjon?

Når det gjelder kjøretøy, er det mye de ansatte trenger å vite. Forsikringer, skatt på personalgoder, kjørebøker, skadebehandling og lastsikring er bare noen få eksempler. Informasjonen må være korrekt og tilstrekkelig detaljert, men samtidig så lett tilgjengelig at de ansatte faktisk finner den og tar den til seg når det trengs.

Et langt dokument kan virke overveldende. En altfor kort oppsummering risikerer derimot å utelate viktig informasjon. Assemblin El har funnet en god balanse. Deres kjøretøyhåndbok samler omfattende informasjon på en måte som gjør den enkel å navigere i, forstå og bruke i hverdagen. Derfor har vi kåret den til Månedens guide.

Andreas Nilsson, ansvarlig for kjøretøy hos Assemblin El, sier:
"Vi utarbeidet kjøretøyhåndboken for å gjøre hverdagen enklere for våre medarbeidere med tjenestebil. Den gir klare svar på de vanligste spørsmålene og gjør det enklere for våre medarbeidere å finne svarene selv".

En håndbok for hele bilparken

Assemblin El har rundt 1 000 servicebiler og 500 tjenestebiler i virksomheten. Kjøretøyhåndboken er derfor utformet for å kunne gi støtte i mange ulike situasjoner, uansett om bilen brukes i tjeneste eller privat.

Håndboken starter med en tydelig innledning om hva den inneholder og hvem den er ment for. Deretter følger avsnitt om blant annet ansvarsfordeling, skadehåndtering, elektronisk kjørebok, lastesikkerhet, kjøring med tilhenger og elektriske kjøretøy.

Strukturen gjør det enkelt å finne riktig informasjon uten å måtte lese hele håndboken fra begynnelse til slutt. Dette er en viktig detalj når innholdet er omfattende: brukeren skal kunne gå direkte til informasjonen som trengs akkurat nå.

Tekst, bilder og video i samspill

En av håndbokens styrker er hvordan ulike typer innhold brukes sammen. Korte tekster gir en rask introduksjon, bilder viser de faktiske kjøretøyene, og videomateriale brukes når det er nødvendig for å forklare noe mer utførlig.

Et godt eksempel er avsnittet om ansvarsfordelingen mellom den ansatte og arbeidsgiveren. Teksten introduserer temaet og hjelper leseren med å forstå hva avsnittet handler om. Deretter kan den som ønsker å vite mer ta del i en visuell gjennomgang som forklarer hva som gjelder, trinn for trinn. På den måten kan det samme innholdet fungere både for den som raskt vil forstå grunnleggende prinsipper og for den som trenger en mer detaljert gjennomgang.

Omfattende uten å virke tungvint

Når en håndbok skal inneholde informasjon om for eksempel skademelding, forsikringsvilkår, glasskader og viltulykker, er det en risiko for at mengden informasjon blir vanskelig å overskue. Assemblin har løst dette ved å dele opp innholdet i oversiktlige avsnitt og supplere med spørsmål og svar samt oppsummeringer.

Den som ønsker å forstå hele temaområdet, kan fordype seg i innholdet, mens den som bare trenger svar på et bestemt spørsmål, kan finne riktig del umiddelbart. Dette gjør at håndboken kan være både omfattende og lett tilgjengelig. Detaljene er tilgjengelige når de trengs, uten å stå i veien for den som bare ønsker et raskt svar.

Fra informasjon til praktisk hjelp

Kjøretøyhåndboken inneholder ikke bare informasjon om regler og ansvar. Den hjelper også medarbeideren med å utføre konkrete oppgaver. I avsnittet om Fleet Web, systemet Assemblin bruker til å registrere kjøring i tjeneste og privat, får sjåføren for eksempel en visuell gjennomgang av hvordan systemet brukes. Veiledningen viser hvor man logger seg inn og hvilke opplysninger som skal fylles ut. I stedet for bare å informere om at en kjørelogg skal registreres, får medarbeideren støtte hele veien frem til selve registreringen.

Guiden hjelper brukeren med å gå fra informasjon til handling.

En håndbok som brukes i hverdagen

Kjørehåndboken er også en del av Assemblins onboarding og brukes løpende som støtte i hverdagen. Den lenkes ofte fra intranettet, noe som gjør at de ansatte enkelt kan finne tilbake til informasjonen når de trenger den.

Og bruken ser ut til å bekrefte behovet. Kjøretøyhåndboken er den mest brukte av Assemblins nettguider.

Gunilla Andersson, opplæringsansvarlig hos Assemblin El, sier:
"Kjøretøyhåndboken inngår som en del av opplæringen av nye medarbeidere, og vi lenker også ofte til den fra intranettet vårt. Den er den mest brukte av våre nettguider, noe som viser at det er et stort behov for informasjon på dette området."

Det er kanskje den beste anerkjennelsen en guide kan få: at den ikke bare er godt laget, men faktisk blir brukt når medarbeiderne trenger den. Godt jobbet, Assemblin, og gratulerer med Månedens guide!

Assemblin El får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned kårer vi hos InfoCaption Månedens guide, en guide vi ønsker å fremheve litt ekstra på grunn av verdien den skaper i organisasjonen. Som takk til personen eller personene som har laget Månedens guide, donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere arbeidsplasser i utsatte land. Hand in Hand arbeider etter "hjelp til selvhjelp"-modellen, noe som er i tråd med InfoCaptions egen misjon om å gjøre det enklere for medarbeidere å hjelpe hverandre.

Ønsker dere å lage en egen håndbok for medarbeiderne deres?