InfoCaption i praktiken
Performance Support underlättar vid byte av system
Mölndals stad skapade en digital handbok som användarna kan gå igenom innan, under och efter att de har börjat arbeta med deras nya processverktyg.
De flesta organisationer som hanterar fordon, oavsett om det handlar om några enstaka tjänstebilar eller en hel fordonsflotta, ställs förr eller senare inför samma utmaning: hur gör man omfattande information enkel att hitta och använda?
När det handlar om fordon finns det mycket som medarbetarna behöver känna till. Försäkringar, förmånsbeskattning, körjournaler, skadehantering och lastsäkerhet är bara några exempel. Informationen behöver vara korrekt och tillräckligt detaljerad, men samtidigt så lättillgänglig att medarbetaren faktiskt hittar den och tar till sig informationen när det behövs.
Ett långt dokument riskerar att kännas övermäktigt. En alltför kort sammanfattning riskerar å andra sidan att utelämna viktig information. Assemblin El har hittat en bra balans. Deras fordonshandbok samlar omfattande information på ett sätt som gör den enkel att navigera i, förstå och använda i vardagen. Därför har vi utsett den till Månadens guide.
Andreas Nilsson, fordonsansvarig på Assemblin El, säger:
”Vi tog fram Fordonshandboken för att göra vardagen enklare för våra medarbetare med tjänstebil. Den ger tydliga svar på de vanligaste frågorna och gör det enklare för våra medarbetare att hitta svar själva”.
En handbok för hela fordonsflottan
Assemblin El har omkring 1 000 servicebilar och 500 tjänstebilar i verksamheten. Fordonshandboken är därför utformad för att kunna ge stöd i många olika situationer, oavsett om bilen används i tjänsten eller privat.
Handboken börjar med en tydlig introduktion till vad den innehåller och vem den är avsedd för. Därefter följer avsnitt om bland annat ansvarsfördelning, skadehantering, elektronisk körjournal, lastsäkerhet, släpvagnskörning och elfordon.
Strukturen gör det enkelt att hitta rätt information utan att behöva läsa hela handboken från början till slut. Det är en viktig detalj när innehållet är omfattande: användaren ska kunna gå direkt till den information som behövs just nu.
Text, bild och video i samspel
En av handbokens styrkor är hur olika typer av innehåll används tillsammans. Korta texter ger en snabb introduktion, bilder visar de faktiska fordonen och videomaterial används när det behövs för att förklara något mer utförligt.
Ett bra exempel är avsnittet om ansvarsfördelningen mellan medarbetaren och arbetsgivaren. Texten introducerar frågan och hjälper läsaren att förstå vad avsnittet handlar om. Därefter kan den som vill veta mer ta del av en visuell genomgång som förklarar vad som gäller, steg för steg. På så sätt kan samma innehåll fungera både för den som snabbt vill förstå grunderna och för den som behöver en mer detaljerad genomgång.
Omfattande utan att kännas tungt
När en handbok ska innehålla information om exempelvis skadeanmälan, försäkringsvillkor, glasskador och viltolyckor finns det en risk att mängden information blir svår att överblicka. Assemblin har hanterat det genom att dela upp innehållet i tydliga avsnitt och komplettera med frågor och svar samt sammanfattningar.
Den som vill förstå hela området kan fördjupa sig i innehållet, medan den som bara behöver svar på en specifik fråga kan hitta rätt del direkt. Det gör att handboken kan vara både omfattande och lättillgänglig. Detaljerna finns där när de behövs, utan att stå i vägen för den som bara vill ha ett snabbt svar.
Från information till praktisk hjälp
Fordonshandboken innehåller inte bara information om regler och ansvar. Den hjälper också medarbetaren att utföra konkreta uppgifter. I avsnittet om Fleet Web, systemet som Assemblin använder för att registrera körning i tjänsten och privat, får föraren exempelvis en visuell genomgång av hur systemet används. Guiden visar var man loggar in och vilka uppgifter som ska fyllas i. I stället för att bara informera om att en körjournal ska registreras får medarbetaren stöd hela vägen fram till själva registreringen.
Guiden hjälper användaren att gå från information till handling.
En handbok som används i vardagen
Fordonshandboken är också en del av Assemblins onboarding och används löpande som stöd i vardagen. Den länkas flitigt från intranätet, vilket gör att medarbetarna enkelt kan hitta tillbaka till informationen när de behöver den.
Och användningen verkar bekräfta behovet. Fordonshandboken är den mest spelade av Assemblins webbguider.
Gunilla Andersson, utbildningsansvarig på Assemblin El, säger:
"Fordonshandboken ingår som en del av vår onboarding, och vi länkar också flitigt till den från vårt intranät. Den är den mest spelade av våra webbguider, vilket visar på ett stort behov av information inom området.”
Det är kanske det bästa betyget en guide kan få: att den inte bara är välgjord, utan faktiskt används när medarbetarna behöver den. Bra jobbat, Assemblin, och grattis till Månadens guide!
Assemblin El får utmärkelsen Månadens guide
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide, en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av det värde den skapar i organisationen. Som tack till personen eller personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som ligger i linje med InfoCaptions egen mission att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra.
Vill ni skapa en egen handbok för era medarbetare?
