At mennesker er forskjellige er ikke noe nytt. Det samme gjelder hvordan vi tar til oss kunnskap og informasjon. Noen av oss foretrekker visuell og auditiv læring mens andre foretrekker å lese seg til samme kunnskap. Preferansene våre varierer også når det kommer til tilnærming til læring. Noen personer foretrekker formell læring på et bestemt tidspunkt, mens andre foretrekker mer uformell læring der en selv kan bestemme tidsaspektet.

Det er mange aspekter å ta hensyn til når kunnskap skal deles i bedriften. Mange bedrifter opplever at det er en utfordring å formidle informasjon til alle ansatte som er enkel å forstå.

En ledende modell i å lage opplæringer og instruksjonsmateriell er uttrykket "less is more", å faktisk redusere mengden informasjon og istedenfor fokusere på det som er mest omfattende. Mennesker har en begrenset evne til å konsentrere seg og med dersom informasjonen er for omfattende oppstår risikoen for at relevant fakta blir tapt eller glemt. En annen vellykket metode er å tilby  læringsformer med variasjon, for å imøtekomme individuelle preferanser.

For å øke motivasjonen og fremme læring kan bedrifter bruke interaktivitet i digitale oppæringer. Ved å bruke videoer, tekstseksjoner og FAQ kan deltakerne aktivt engasjere seg i innholdet. Det er viktig å tenke på at mange mennesker har problemer med å holde fokus over lengre perioder med lesing eller visninger. Dette gjør det nødvendig å lage variasjon som opprettholder deres interesse og engasjement.

It-tekniker Sofie Johansson i Skövde kommune, innså hvor viktig variasjon var når hun lagde opplæringsguiden "Installasjon av ny tjenestetelefon" for kommunens ansatte. Hun forteller videre:

Når jeg ikke lager guider jobber jeg i IT-akutten som er en  fysisk Servicedesk, majoriteten av situasjonene vi håndterer er telefonrelaterte saker.

Ideen med guiden var å prøve å samle alt vi vanligvis hjelper til med i en guide, men samtidig ikke gjøre den uoverkommelig å forstå. Alt for lange tekster og for lite bilder er noe som i alle fall for min del får hjernen min til å koble ut. Jeg vet at jeg selv lærer bedre ved å se en video, men kanskje jeg noen ganger har kjørt meg fast på et lite steg og da er det nok med en liten tekst/bilde for å komme fort videre. De andre innstillingene som jeg har valgt å registrere i en FAQ-meny er for at ikke guiden skulle bli for lang og det blir enkelt å velge det avsnittet man ønsker å se mer på. Det vil også være en gevinst for Servicedesk som enklere kan hjelpe brukere over telefon dersom de sitter fast med noe.

Klikk her for å komme til Skövde kommunes opplæringsguide

Skövde kommune får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon " å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".

Vi i team InfoCaption ser på Skövde kommunes guide som et utmerket eksempel på en opplæringsguide med stor rekkevidde som har potensiale til å nå ut til mange uansett preferanser når det gjelder innlæring. At guiden også er tilgjengelig for Samsung og Iphone gjør bruksområdet enda bredere!

Vil du lære mer om hvordan du kan dele kunnskap på en bedre måte?