Slik reduserer du risikoen med digitale arbeidsmetoder i bedriften

Digitalisering av arbeidsplasser øker, men vi vet ennå lite om hvordan det påvirker arbeidsmiljøet og belastningen på hjernen. Det var derfor gledelig å lese om Arbeidsmiljøundersøkelsens granskning av arbeidsgivere for å forebygge risikoen ved digitale arbeidsrutiner. 

Da digitaliseringen skjøt fart, var tanken at arbeidsplassen skulle bli mer effektiv. At man ikke ble sittende på pauserommet titt og ofte, førte til at vi kunne fokusere mer på jobben, arbeide raskere og dermed levere mer.  Men hvilke andre effekter kommer av mer effektivitet og færre fysiske møter på arbeidsplassen?

Hvordan skaper man de riktige forutsetningene i en mer digital arbeidsdag slik at ansatte kan fortsette å jobbe eksternt uten å risikere å bli utbrent? Dette ønsker vi i InfoCaption å snakke mer om! Men først skal vi se på hvordan det kan se ut i den digitale arbeidsdagen.

Den typiske digitale arbeidsdagen?

Her er en hypotetisk arbeidsdag, du kjenner deg kanskje igjen:

Du starter med å logge deg inn på PC-en. Gjentatte pling senere er du logget inn i flere ulike systemer. Du ser på to-dolisten eller åpner e-posten for å starte arbeidsdagen. I løpet av dagen er du innom ulike digitale  møtesteder for å utføre jobben, gi tilbakemelding på noen saker, delta i møter og oppsummere før og etter møtene.

Midt i alt dette skal også det "andre" gjøres. Fylle inn timer i time- og økonomisystemet, finne rutinen for hvordan du søker om nye terminalbriller, hente ut en bil fra bilparken osv. Oppgaver som må gjøres, men som du ikke helt husker hvordan du skal gjøre. 

Du starter med å lete gjennom intranettet etter rutiner som du vet finnes. Når du ikke finner dem der, leter du på Teams og deretter i e-posten. Etter 20 minutter løfter du blikket for å se etter en kollega som kan hjelpe. Men så sitter du jo på hjemmekontoret uten kollegaer tilgjengelig. 

På en slik dag har du hatt behov for å bruke flere ulike systemer for å få jobben gjort. Forskning fra IDC viser blant annet at over 60 % av oss bruker 4 eller flere systemer daglig og at 15 % bruker så mange som 11 systemer hver dag!

I tillegg til å bruke mange systemer, bruker vi mye tid på å lete etter svar i dem. Ifølge forskning fra IDC kan det dreie seg om hele 36 % av arbeidstiden. Dette kan skape en følelse av ineffektivitet og stress blant ansatte.

Hjelpen vi har behov for i form av rutiner, policyer, prosesser, e-poster, arbeidsbeskrivelser osv. Er spredt. Over en tredjedel av gjennomsnittlig arbeidstid går med til å lete etter kunnskap, og i over halvparten av tilfellene finner vi ikke det vi leter etter.

Den skyldige i dramaet

Mange øyne ser i samme retning. Alle har forskjellige systemer! Mange bedrifter gjennomgår systemene for å forbedre dem, men kanskje er det ikke systemene som er problemet. Kanskje er det en forhastet beslutning å starte der?

Det finnes nok flere systemer enn nødvendig, for eksempel når de inngår i andre systemer. Bedriften går som regel gjennom  systemene for å sjekke at de har det de trenger – verken mer eller mindre. 

Er det da færre systemer, der er løsningen? Vi må fortsatt kunne utføre arbeidsoppgavene. Kan problemet heller være at det er vanskelig å vite hvordan man skal jobbe i og mellom de ulike systemene? Mangler det tilgang til relevant hjelp, støtte og veiledning i det daglige arbeidet?

InfoCaptions 4-trinns rakett for å øke ansattes muligheter og redusere teknologistress

1. Sammenfatte!

Start med å se på hvordan dere kan jobbe med dokumentasjon fra ett og samme sted. En kunnskapsportal der alt dere trenger er tilgjengelig. Det høres kanskje for godt ut til å være sant, men det er det ikke. Til daglig bruker vi Google, Youtube, ChatGPT osv. På arbeid er det ingen andre enn oss selv som kan sørge for at hjelpen finnes, så da er det opp til oss å løse det. 

Sjekkliste:

• Sett opp en prosjektgruppe og sett av tid.
• Lag en oversikt over alle verktøyene dere bruker for å dokumentere og kartlegge hvor støtten havner.
• Skill på "hva-støtte" og "hvordan-støtte" og fokuser på hvordan. Inkluder instruksjoner, arbeidsbeskrivelser, rutiner osv, som er det en ansatt trenger for å kunne fortsette å jobbe i enhver situasjon. 
• Finn en felles måte å dokumentere hvordan-støtte på, og et sted å samle alt. Det bør være enkelt å administrere og brukervennlig for ansatte.
• Har dere ikke en logisk plass for dette, se hva som finnes på markedet, kontakt leverandører og be om å få teste ut løsninger.
• Bli enige i teorien om en felles måte å dokumentere hvordan-støtten på, og en felles plass å samle det på.
  

2. Enkelt å finne

I tillegg skal informasjonen være enkel for ansatte å finne. Støtten er ikke verd noe dersom den ikke brukes. Det har også en negativ effekt fordi systemet må vedlikeholdes. Dette blir en tidkrevende prosess uten å skape den verdien som var meningen. Tenk over hvordan støtten kan bli lettere tilgjengelig i bedriften.

Sjekkliste:

• Foreta en analyse av hvor de ansatte befinner seg i arbeidet, både fysisk og digitalt, gjennom en arbeidsdag. 
• Lag innganger til den digitale portalen basert på svarene på analysen:
  • For dem som sitter mye på Teams kan det lages en snarvei til kunnskapsportalen fra Teams.
  • De som sitter på ulike brukersystemer vil ikke trenge å forlate systemet når de har behov for hjelp. Her kan hjelpen nås via lenker eller gjennom innbygging.
  • Ansatte som er "ute" og/eller jobber utenfor kontortiden, har samme behov for hjelp som alle andre. Lag QR-koder i firmabilen og snarveier til kunnskapsportalen på alle jobbtelefoner og nettbrett. 
• Dersom du tester forskjellige løsninger, bør du tenke over hvordan de kan møte behovet for input til den digitale støtten. Jo større fleksibilitet du som kunde får, desto større mulighet vil du ha til å påvirke i form av ønsker og behov som du måtte ha.

3. Tilgjengeliggjør for alle - ikke bare ledergruppen 

Når dere har bestemt dere og skal gå i gang – sørg for å markedsføre prosjektet internt i bedriften for å få alle med tidlig i prosessen. Involver ansatte, kanskje gjennom en undersøkelse, for å forstå hvilke utfordringer det er med tilgjengelig støtte og systembruk.

Når man skal implementere en ny arbeidsmetode eller løsning, handler det om å forankre den i bedriften, slik at den svarer til forventningene eller overgår dem. Still krav til leverandørene og sørg for at dere sammen har et tydelig bilde av gjennomføringen og det langsiktige samarbeidet.

4. Ta en velfortjent pause 

Å ta pauser er et enkelt tips å gi, men et veldig vanskelig tips å følge. Det første som fjernes fra egen agenda for å gjøre plass til det som må gjøres – er pausene. Kanskje må pauser regnes som arbeidstid, og hver ansatt skal ha en viss mengde hver dag? Dette vil markere at alle har rett og anledning til å ta pauser i arbeidet for å hvile kropp og sinn. 

Dersom det besluttes at 30 minutters pause hver dag skal gjelde for alle ansatte, stiller spørsmålet seg: Hvordan innfører vi det, og hvordan følger vi det opp?

Avslutningsvis

Digitale arbeidsmetoder har forenklet mye for oss, men har også ført til nye utfordringer og risikoer. Som arbeidsgiver kan du forebygge risikoene ved å møte dine ansatte direkte i deres arbeidsdag med behovstilpasset støtte. 
Digitale arbeidsmetoder er kommet for å bli, og alle må sørge for å følge etter for å skape de beste forutsetningene for alle, unngå stress og i stedet få det bedre. 

Ønsker du flere nyttige tips for hvordan du kan dele kunnskap digitalt?