Økt effektivitet, støtte og kvalitet gjennom søkbare rutiner

I de fleste bedrifter er det mange ulike rutiner som sørger for å sikre kvalitet og gi ansatte støtte gjennom arbeidsdagen. Men ofte savnes det rutiner for hvordan man effektivt og med en god brukeropplevelse lager og deler disse rutinene. Bedriften har mye å vinne ved å bruke tid på å lage forutsetninger og retningslinjer for selve opprettelsen av rutinene.

En reise mot standardisering og single point of truth

Ofte opprettes nye rutiner til forskjellige tider, av ulike personer og i ulike sammenhenger. Dersom det ikke finnes føringer for hvordan disse skal utformes og deles, er det også naturlig at det mangler lik praksis for håndtering, noe som kan skape en usikkerhet for den som skal lage og lese rutinen. Skal man lage rutiner som deles bredt i bedriften, pleier vi derfor å anbefale å justere dem. Det vil både effektivisere opprettelsesprosessen og gjøre det enklere for ansatte å finne frem til informasjonen når den presenteres på samme måte uansett emne og forfatter. Legger du til et grafisk uttrykk med farge og form, vil dette også bidra til gjenkjenning og trygghet i materialet som sluttbrukeren leter etter.

Hvis det er viktig å finne det som står i rutinen, er det også viktig å finne selve rutinen. Her vil vi løfte fram begrepet Single point of truth  – det betyr rett og slett at det skal finnes et sted der man vet hvor man kan finne "sannheten", altså de mest relevante og sist oppdaterte rutinene. Dersom det ikke finnes en tydelig Single point of truth, vil det bety at det brukes unødvendig tid på å lete etter de riktige rutinene og at ansatte bruker utdaterte rutiner og dermed mister kvalitet i utførelsen.

Å følge rutiner kan ha ulik konsekvens, men hvis man jobber i banken, er det ikke noe å spøke med. Mange oppgaver er komplekse og har lovverk og rutiner som må følges på en korrekt måte. På grunn av dette har Länsförsäkringar tatt et skikkelig tak i hvordan de på en effektiv måte kan opprette og dele rutiner internt. Nedenfor kan du lese mer om Länsförsäkringars reise mot en mer effektiv opprettelsesprosess.

Länsförsäkringars reise

Dette sier Cassandra Isgren, bedriftsutvikler innen Länsförsäkringar Bank om deres arbeid:

"Bakgrunnen for arbeidet med å lage en portal og mal for våre rutiner ligger i at vi tidligere brukte en oversikt (håndbok) som var uoversiktlig, med tanke på at vi hadde mer enn 200 rutiner. Ansatte var pådrivere for å lage nye rutiner da den tidligere strukturen og kategorioppsettet ikke falt naturlig. I arbeidet hadde vi to mål: vi måtte gjøre det enklere å lage rutiner for oss som arbeider i verktøyet, men også gjøre det mer brukervennlig for dem som skal lese informasjonen. Derfor havnet arbeidet i en portal der vi bygde en widget for hver enhet i Banken. Deretter lagde vi underportaler for hver enhet der vi samlet rutiner, manualer og informasjon rettet til den spesifikke enheten. Dette har skapt en bedre brukeropplevelse for våre brukere, siden vi frisket opp med bilder, gjorde det enklere å søke etter materialet, men først og fremst ga vi muligheten til å se de mest viste guidene og deres favoritter direkte i portalen. Et stort pluss for våre brukere er at de nå enkelt kan se når en rutine oppdateres via en widget. Vi har også bygd inn et kommunikasjonsverktøy i underportalene, noe som blir satt veldig pris på. Når vi gjør større endringer i rutiner/manualene (guidene), legger vi ut nyheter som informerer brukeren om oppdateringen og hva som er oppdatert, med en oppfordring om å lese dem. På denne måten tror vi at vi kommer til å skape mer verdi for brukerne og gjøre dem mer bevisste på når de bør oppdatere seg som en rutine.

For oss som arbeider med verktøyet måtte vi også lage noe som gir oss støtte i arbeidet. Det resulterte i at vi laget en eksempelmal med tydelige instruksjoner om hvilke overskrifter, bilder og fonter som skulle brukes. Dette letter arbeidet vårt og gjør det enkelt og også morsomt å lage en ny rutine for å få den støtten som det er behov for. Vi har også laget en rutinebeskrivelse for internt arbeid, der de forskjellige avsnittene som brukes i rutinen forklares, og hvilken funksjonalitet de fyller for sluttbrukerne.

Oppsummert hadde vi behov for å lage en enklere hverdag, der arbeidet med InfoCaption ble mer lettvint for oss som brukere i plattformen, men også for å lage et sprekere sluttprodukt, som vi mener vi har lykkes med. Det virker som om brukerne er enige med oss, siden feedbacken har vært veldig god. Vi har fått mye ros både for portalen og rutinene. 

Klikk her for å se malen som Länsförsäkringar gjenbruker i sine rutiner.

Länsförsäkringar får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utnevner vi på InfoCaption Månedens guide – en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i organisasjonen. Som takk til personen/personene som har laget månedens guide, donerer InfoCaption hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand jobber med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i  tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for medarbeidere å hjelpe hverandre".

Vi i teamet InfoCaption synes Länsförsäkringar har gjort et fantastisk arbeid med å legge til rette for å gjøre det enklere med hjelp av gjenbrukbare maler og søkbare portaler, helt i tråd med vår visjon. Dette synes vi er verdt å feire.

Vil du lære mer om hvordan du kan lage enkle guider som gjør stor forskjell i din bedrift?