Forretningsutvikling
Hvordan god dokumentasjon effektiviserer systemutviklingen
Lett tilgjengelig dokumentasjon som er lett å ta til seg er viktig for at arbeidet som systemutvikler skal være effektivt og godt.
Ved å gi nyansatte en introduksjon i et format som er lett å ta til seg og som også er enkelt å redigere, sørger man for at nyansatte får en best mulig start på den nye arbeidsplassen.
Introduksjon av nyansatte har tradisjonelt sett vært en aktivitet som utføres i større grupper med en hel eller halv dag full av informasjon i form av forelesninger, informasjonsark, huskelapper og kaffe av noe slag. Noen foretrekker kanskje en introduksjon på denne måten fordi de foretrekker møtet mellom mennesker. Denne formen for introduksjon er derimot ikke så vanlig lenger, etter at pandemien endret mønsteret vårt for å samle mennesker. Derfor er det viktig at den digitale opplæringen som erstatter den fysiske introduksjonsopplæringen, tiltaler alle som man tenker trenger den.
Når introduksjoner og annet opplæringsmateriell digitaliseres, trenger man å tenke ekstra grundig for å sikre at materialet når ut til alle mulige målgrupper. Man må kanskje legge til tekstmateriell med videoklipp siden alle lærer forskjellig, men å jobbe ut fra universell utforming (WCAG) er minst like viktig, for å sørge for at alle kan ta til seg innholdet.
Å få en god start på et prosjekt (som å lage en opplæring) er en av forutsetningene for at resultatet skal bli så bra som mulig. Mange modeller for prosjektplanlegging går ut på at jo mer tid man legger i forberedelsen, desto bedre blir sluttresultatet.
Det vi på InfoCaption går inn for er at opplæringer og spesielt introduksjoner skal være lett å ta til seg og enkle å forstå. Det skal være enkelt å finne opplæringen og ukomplisert å komme tilbake til ved en senere anledning dersom man blir avbrutt, eller skal repetere. Derfor mener vi at det er viktig å ta seg tid til å lage disse sentrale og digitale opplæringene som erstatter tradisjonelle fysiske møter.
Gjennom å bruke tid på å produsere en flott, tilgjengelig og lettforståelig introduksjonsopplæring vil Forshaga kommune forsikre seg om at alle nyansatte får en god start på sin nye arbeidsplass, føler seg velkomne og får et godt startgrunnlag for videre introduksjon, og ser sin egen rolle i et større perspektiv.
Lina Wiklundh, kommunikatør, og Lena Andersson, HR-konsultent i kommunestaben i Forshaga kommune forteller videre:
Vi har alle vært nyansatte og vet hvor viktig det er å få en god start i den nye jobben. Vi ønsker å kjenne oss velkomne blant de andre kollegaene, forstå vår nye tilknytning og få den informasjonen vi trenger for å gjøre en god jobb og trives.
Vi ønsker at alle skal få en god start hos oss
Målet med den nye sentrale introduksjonen er i første omgang at nyansatte skal kjenne seg hjertelig velkomne hos oss i Forshaga kommune! I tillegg vil vi fortelle om vårt felles oppdrag og hva det innebærer å arbeide i en offentlig organisasjon.
En felles grunn
Den sentrale introduksjonen inneholder informasjon som er felles for alle: hvordan en kommune styres, hvordan vår organisasjon ser ut, hvordan vi kommuniserer, samt informasjon om ansettelse, ytelser, samarbeid, arbeidsmiljø og mye mer. Den digitale introduksjonen utfyller, men erstatter ikke, det personlige møtet. Hver leder har ansvar for mottagelsen og den delen av introduksjonen som berører arbeidsoppgaver, system og rutiner som gjelder på den aktuelle arbeidsplassen.
Slik gjorde vi
Vi har lenge snakket om hvor bra det ville vært med en felles introduksjonsopplæring. Behovet ble tydelig da pandemien kom og vi ikke lenger kunne invitere våre nyansatte til felles treff. Det var en selvfølge at opplæringen skulle bygges i InfoCaption, siden vi allerede har en portal med guider som nyansatte og ansatte kan bruke i arbeidet. Fordelen er at man kan gå tilbake til hele eller deler av opplæringen ved en senere anledning. Vi har også oppmuntret eksisterende ansatte til å ta del i materialet. En annen fordel er at det er enkelt å holde opplæringen oppdatert eller supplere med flere deler senere.
Vi vet at alle tar til seg informasjon på ulike måter. Derfor har vi valgt å blande tekster, filmer, bilder og grafikk. Den kan ses på PC, telefon eller nettbrett og er universelt utformet i henhold til kravene i loven om digitale offentlige tjenester. Opplæringen tar omtrent en time å gjennomføre. Etter hvert kapittel må man svare på noen spørsmål for å sjekke at man har forstått innholdet.
Kommentarer fra nyansatte som har testet opplæringen:
- Tydligt, varmt, lærerikt og informativt!
- Alle ansatte, uansett om man er langtidsansatt, nyansatt eller omplassert i tjeneste, har nytte av å delta.
- Profesjonelt, pålitelig og etterlengtet introduksjonsmateriell!
- Positivt inntrykk, miljø, beliggenhet og imøtekommende tone.
- Bra opplegg, og man får greie på det som er nyttig å vite.
- De korte filmsnuttene synes jeg er veldig bra fordi man får se ansiktet til personene og ikke bare et navn.
- Opplæringen gav et overblikk over hvordan organisasjonen ser ut i kommunen, noe som er bra for mitt arbeid her. Jeg liker også at man setter pris på hver enkelt medarbeider.
Klikk her for å se opplæringen!
Vi i Team InfoCaption ser at Forshaga kommune har brukt stort sett alle verktøyene som finnes for å lage denne opplæringen. Den er tydelig, og inneholder interaktive instruksjoner for ansatte å ta del i, og holder brukeren aktiv ved å blande mer enn bare tekst ved å inkludere kunnskapstest og videoinnhold. Vi tror at denne introduksjonsopplæringen vil skape stor verdi for kommunen.
Forshaga kommun har takket være deres fantastiske arbeid fått utmerkelsen Månedens guide.
Vil du læra mer om hvordan din bedrift kan jobbe med onboarding?
%20till%20e-b%C3%B6cker%20med%20Inter/CTA_ebok_onboarding_NO_inter_NoBg.png?width=588&height=294&name=CTA_ebok_onboarding_NO_inter_NoBg.png)