Hur skapar man samsyn i en organisation där arbetet ofta är utmanande, ansvarsfyllt och styrt av lagar och riktlinjer? Inom socialförvaltningen i Gällivare kommun har man valt att ta ett samlat grepp om frågan. Genom att bygga upp en gemensam processportal i InfoCaption har man skapat en tydlig struktur som förenklar arbetsvardagen för både nya och erfarna medarbetare.

Arbetet med portalen är en del av ett större initiativ där förvaltningen kartlägger och beskriver både övergripande och avdelningsspecifika processer. Målet är att göra det enkelt att förstå hur arbetet ska genomföras, steg för steg, oavsett roll eller avdelning.

"Processkartorna ska bidra till att verksamheterna arbetar i enlighet med gällande lagar, rutiner och riktlinjer, med målet att uppnå en god kvalitet. De ska vara ett stöd för både nyanställda och befintlig personal."

– Johanna Eriksson-Buhr, Kvalitetsutvecklare, Socialförvaltningen Gällivare kommun

En portal som samlar, strukturerar och stöttar

Att visualisera en process gör det enklare att ta till sig både detaljer och helhet. Det blir tydligt vad som sker i vilken ordning, vem som ansvarar för vad och hur olika delar hänger ihop. I en vardag där många funktioner och yrkesroller samverkar är det särskilt värdefullt.

Med InfoCaptions processverktyg kan man skapa enskilda arbetsflöden och samtidigt väva samman dem till en större helhet. Varje steg i ett flöde kan kompletteras med guider i text- eller videoformat, vilket gör processerna direkt användbara i praktiken.

För att skapa ännu mer överblick har Gällivare samlat alla processer på en gemensam portalsida. Där finns tydligt strukturerade flöden för exempelvis bistånd till barn och unga, funktionsstöd, hemvård och andra delar av socialförvaltningen, men också gemensamma arbetssätt som Lex Sarah och systematiskt kvalitetsarbete.

När processerna blir en naturlig del av arbetet

Det är vanligt att processer existerar i en organisation, men det är inte alltid de faktiskt används i det dagliga arbetet. I Gällivare har man lyckats göra processerna levande. Genom att samla allt i ett visuellt, pedagogiskt och lättnavigerat upplägg har man gjort det enkelt att hitta rätt information vid rätt tillfälle.

Portalen är uppbyggd med tydliga kategorier per avdelning, vilket gör det smidigt att växla mellan olika områden och snabbt få överblick. Oavsett om man söker en specifik rutin eller vill förstå helheten i ett arbetsområde finns vägledning att hämta.

Ett exempel att inspireras av

Gällivare kommun visar hur en välstrukturerad processportal kan underlätta vardagen. När innehåll är samlat, begripligt och lättillgängligt blir den också användbar, på riktigt. 

Oavsett om man är ny i rollen eller har lång erfarenhet, gör portalen det enkelt att förstå hur man ska arbeta. Med tydliga flöden, klickbar information och visuellt stöd blir det enklare att fatta rätt beslut, följa gemensamma rutiner och samarbeta över avdelningsgränser.

Grattis till månadens guide, Gällivare!