Pandemien har for alltid endret vår arbeidshverdag. For mange av oss er eksempelvis hjemmekontor ikke lenger bare en fleksibel mulighet gitt oss av arbeidsgiveren, men en helt vanlig del av vår arbeidshverdag. Undersøkelser gjort av Oslo Met viser at nesten halvparten av oss ønsker hjemmekontor 2 dager i uken eller mer. Hjemmekontoret vil for mange være deres primære arbeidsplass, kanskje uten at de har noen fast kontorplass å alternere med. Denne endringen fører til større fleksibilitet i hvor ansatte kan bo, og nyord som «workation» antyder også spennende muligheter til å mikse eksotiske ferier og jobb.
Hvilke tilsvarende endringer tar vi med oss i måten vi lærer på?
Da vi alle trakk oss tilbake til hjemmekontoret var ikke lenger våre kollegaer like enkelt tilgjengelig. Hvilken endring førte det til? For de som allerede hadde kommet i gang med Workflow learning eller Performance support med hjelp av et EPSS (Elektronisk Performance Support System) gjorde det ikke så stor forskjell. De hadde allerede fått seg en digital kollega eller digital coach som alltid var tilgjengelig for å guide dem når det ellers ville vært naturlig å spørre noen om hjelp, eller lete rundt etter svar.
Kjært barn har mange navn; Workflow learning, Performance support, digital kollega eller digital coach er alle begreper som har vært i bruk noen år allerede, men som gjennom pandemien har dukket opp som løsning på noe av det mest utfordrende arbeidslivet ble utsatt for da pandemien traff oss. Hvordan sikrer vi at læring og kunnskapsoverføring ivaretas i en radikalt endring arbeidshverdag?
Personuavhengig kritisk kunnskap
A besitte viktig kunnskap har opp gjennom arbeidslivet innebåret en slags trygghet for den som har den. En forsikring og garanti for deres verdi i arbeidslivet. Men for organisasjoner kan det være direkte farlig å la noen få «eie» kunnskap som alle både har nytte av og behov for. Hva skjer hvis denne personen av ulike grunner ikke lenger er like tilgjengelig, som under pandemien, eller plutselig ikke tilgjengelig i det hele tatt?
De fleste av oss som har hatt dybdekunnskap om et arbeidsfelt, f eks som superbruker i et system, har nok ofte også opplevd hvor mye tid det kan ta av vår arbeidsdag å svare på spørsmål og hjelpe brukere å komme videre i sitt arbeide. Derfor er det store gevinster både for organisasjonen og den ansatte å dokumentere kunnskapen og gjøre den lett tilgjengelig for medarbeiderne, så de selv får tilgang til den når de har behov for den. Det er viktig ikke bare å gjøre kunnskapen tilgjengelig, men også å gjøre den personuavhengig.
Sparer tid – in the flow of work
Læring på jobben har for de fleste vært synonymt med å gå på kurs. Selv om mange har gått gjennom et digitalt skifte hvor klasseromskurs er erstattet med e-læring eller nano-læring, innebærer det fortsatt at det å lære fordrer at man flyttes ut av jobbsituasjonen i tiden det tar å gjennomføre læringen. Ebbinghaus glemselskurve viser hvordan nytten av et kurs reduseres drastisk allerede kort tid etter at kurset er gjennomført. 70-20-10 modellen har i mange år pekt på at størstedelen av det vi lærer på jobben læres i mer uformelle kanaler, som når vi selv må tilegne oss kunnskap om nye arbeidsoppgaver.
Pedagogen bak metoden 5 Moments of Learning Need, Conrad Gotfredsson, snakker om forskjellen på å lære på jobben og å lære i jobben. Ved å flytte læringen direkte inn i arbeidsflyten (Workflow learning), får man umiddelbart flere gevinster samtidig. Man slipper å ta medarbeidere bort fra produktivt arbeid mens læringen foregår, læringsgevinsten er større når det er kort vei fra læring til praktisering og man sparer tid når medarbeiderne slipper å avbryte arbeidet for å spørre en kollega eller lete etter svar.
Forskning viser at det tar minst 30 minutter å komme inn igjen i arbeidsflyten etter et avbrudd. Med Workflow learning tenker vi på læring som ligger maks 2 klikk og 10 sekunder unna oppgaven du sitter og jobber med, og læringen skal fokusere på å forklare akkurat det du har behov for der og da. Læringen skal besvare: Hvordan gjør jeg? Får man til det, klarer man å beholde fokus på arbeidsoppgaven.
Forskeren og forfatteren Josh Bersin skriver om læring i arbeidsflyten som et paradigmeskifte. Han beskriver hvordan det i arbeidslivet er viktig å bruke kortest mulig tid på å tilegne seg kunnskap. «Lær, appliser og gå tilbake til arbeidet». En undersøkelse gjort av LinkedIn viser at de fleste medarbeidere oppgir at de generelt har for lite tid i arbeidsdagen. Derfor ønsker de å lære i jobb, lære i sitt eget tempo, og ikke minst lære akkurat når behovet er der. Dette stemmer jgodt overens med hvordan vi agerer utenfor arbeidslivet. Kjenner du noen som ikke ganske raskt «googler» seg frem til et svar når de lurer på noe privat?
Ny tilnærming til læring
For mange organisasjoner har pandemien ført til at man har begynt å tenke nytt når det gjelder læring. Den store omveltningen var annerledes enn den ofte har vært i tidligere kriser. Opplæring har ofte vært noe av det første man har kuttet, men denne gangen var det viktig å få kompetanse ut til hver enkelt. Mange ble kastet inn i en digitaliseringskarusell som de – og organisasjonen ikke var forberedt på. I tillegg kom det en ny dimensjon. Det var ofte ikke bare å «lage et kurs». De som vanligvis bestilte kurs, måtte nå involvere opplæringsavdelingen og stille spørsmålet – hvordan løser vi dette kompetanseproblemet?
Løsningen har vært å flytte læringen inn i arbeidsflyten og gjøre den tilgjengelig akkurat der behovet er. Kunnskapseiere og andre som har kunnskap andre kan ha nytte av, deler kunnskapen og gjør den tilgjengelig i et EPSS, og vedlikeholder og holder den oppdatert. Slik oppstår et økosystem og en demokratisering av kunnskapsflyten som både avlaster de som sitter med kunnskapen og gjør læring tilgjengelig for de som trenger den – akkurat når og der de har behov for den.
