Skip to content
Kundesak_Kolleksjon_Bilde_Skara kommune
KUNDECASE

Skara kommune

Effektiv onboarding gjennom digitalisering og tilgjengelig læring.

Behovet for en enhetlig og effektiv introduksjonsprosess

Tidligere brukte Skara kommune en felles sjekkliste ved introduksjon av nye ledere, men variasjoner i bruken av den skapte behov for en tydeligere og mer enhetlig prosess. Ledere, støttefunksjoner og medarbeidere etterspurte en enhetlig introduksjonsprosess for å sikre at alle nyansatte får den samme introduksjonen, og at de ansvarlige vet hva som forventes av dem.

Etter en grundig kartlegging ble det identifisert over 100 informasjonspunkter som måtte formidles til nyansatte ledere. Målet var å skape en effektiv og strukturert onboarding som støtter nye ledere og hjelper dem å komme raskt inn i rollene sine.

For å håndtere denne store mengden informasjon og skape en lærerik og tiltalende introduksjonsprosess ble det opprettet en arbeidsgruppe med representanter fra digitalisering, HR og kommunikasjon. Tre sentrale perspektiver for prosjektet var

  • Informasjon: Hvilken informasjon trenger en nyansatt å få, og hvordan kan den presenteres på en måte som ikke føles overveldende?

  • Mottak : Hvordan organiseres det første møtet, og hvem har ansvaret for å utpeke en mentor eller veileder?

  • Læring : Hvordan kan informasjonen spres over tid, slik at ikke alt må læres med en gang?


Chefsportal_skara_border

Portalen for ledere gir mulighet for videre læring også etter introduksjonen.

 

Tre trinn til en optimalisert onboarding

Ideen om å bruke InfoCaption ble født, en plattform som allerede ble brukt i kommunen. Det var enkelt å skape tydelige prosesser og engasjerende kurs. Samtidig kunne kunnskap enkelt deles med de ansatte, og deler av den digitale reisen ble automatisert.

1. En tydelig prosess for konsistens

Som et første skritt ble det laget et tydelig prosesskart for å styre arbeidet og sikre at ingenting blir oversett. Det sparer også tid og sikrer konsistens.

Med digital automatisering får ledere og veiledere beskjed når en ny medarbeider signerer en kontrakt og det er tid for å planlegge oppstart. Under kartleggingen kom neste steg for en forbedret onboarding naturlig.

2. En innbydende og interaktiv introduksjon

Det andre trinnet for Skara kommune var et introduksjonsprogram som ikke bare var rettet mot ledere, men også mot alle nyansatte i kommunen. Også her var alle de nødvendige verktøyene tilgjengelige i InfoCaption, og det ble utviklet et introduksjonskurs med mulighet for tilgangsstyring.

Kurset inneholder den viktigste informasjonen, korte filmsnutter og kunnskapstester for interaktiv og morsom læring.

3. Kunnskap er alltid lett tilgjengelig

Som det tredje trinnet i den digitale onboarding-reisen blir nye ledere møtt av en dedikert kunnskapsportal. Portalen har tilgangsstyring og er tilpasset ledere som målgruppe.

Med en tydelig informasjonsstruktur er det enkelt å komme tilbake når som helst for å lære mer eller oppdatere kunnskapen din. Selv større kurs finnes her, og læringen kan fortsette lenge etter de første introduksjonsukene.

Kontekstbasert støtte direkte i systemet

Med InfoCaptions kontekstbaserte støtte direkte i IA-systemet kan produkteiere si farvel til teksttunge manualer og ønske velkommen til en mer brukervennlig måte å jobbe på.

Med et ikon får brukerne instruksjoner som er tilpasset der de befinner seg i systemet. Enten det er en leder som gjør oppfølginger eller en administrator som legger til en ny bruker, er guider og instruksjoner lett tilgjengelige, akkurat der behovet oppstår. Informasjon som tidligere var vanskelig for brukerne å både finne og ta til seg, ble pakket om til korte instruksjoner og tydelige videoguider.

Implementeringen krevde en viss læringskurve for kundene, men resultatene ble raskt tydelige. Denne enkle, men effektive supporten ga ikke bare brukerne mer selvstendighet, men reduserte også belastningen på supportteamet. Mange problemer kunne nå løses direkte av brukerne selv, noe som sparte både tid og ressurser.

Assist2_kontekststod_Afa
Utdanning_Afa

Fra 0 til 320 000 visninger - en kunnskapsreise med imponerende resultater

Med innføringen av InfoCaption har Afa Försäkring ikke bare forenklet det interne arbeidet, men også endret måten brukerne får tilgang til informasjon på. Tidkrevende supportsaker og manualer som er vanskelige å tolke, har blitt erstattet med tydelige og lett tilgjengelige guider.

Resultatene taler for seg selv med 320 000 guidevisninger på 2,5 år. En økning på 60 prosent i antall visninger fra året før viser at verdien av innføringen fortsetter å vokse. Endringen har ikke bare forbedret effektiviteten, men også gjort det enklere for brukerne å gjøre jobben sin og for supportteamet å fokusere på andre prioriteringer. Med de riktige verktøyene har Afa Försäkring skapt en løsning som forenkler hverdagen både for de ansatte og for organisasjonen.

En felles kursportal

For å gjøre det enklere for medarbeiderne å finne informasjon har Länsförsäkringar valgt å samle rutiner og kurs i en kursportal . Medarbeiderne kan alltid gå dit for å repetere eller søke kunnskap, også etter at onboardingplanen er fullført.

AFA_opplæringsveiledning_trinn-for-trinn

En prosess som ikke blir glemt

"En velkomstmail til den nyansatte, som genereres når brukerkontoen opprettes i vårt AD, er nå justert til å inneholde en lenke til onboarding-portalen. Samtidig sendes det også en e-post til den ansattes leder, der vi henviser til veiledninger fra et lederperspektiv som er relatert til onboarding. På denne måten støtter vi både den nyansatte og den ansvarlige lederen."

-Lina Dittmer, digitaliseringsutvikler, Skara kommune

ON-DEMAND WEBINAR

Effektiv preboarding og onboarding hos SkiStar: Fra rekruttering til daglig support

- Carolina Edlund,
HR-spesialist hos SkiStar

Last ned opptak av webinaret

Hvem er Skara kommune?

Skara kommune ligger i Västra Götalands län mellom Skövde og Lidköping og har ca. 19 000 innbyggere og ca. 1 600 ansatte. Skara er delt inn i 6 forvaltninger og har rundt 90 lederstillinger i kommunen.

Vil du vite mer?