Markaryds kommun
En onboarding som både sparar tid och skapar trygghet.
När Markaryds kommun såg över sitt systematiska arbetsmiljöarbete blev behovet tydligt: introduktionen av nya medarbetare behövde bli mer enhetlig, tillgänglig och kvalitetssäkrad.
Mycket av innehållet fanns redan – men var utspritt i dokument, intranät, mappar och system. Med hjälp av InfoCaption har Markaryds kommun samlat befintligt introduktionsmaterial på ett ställe och byggt ett sammanhållet introduktionspaket. Material som tidigare var utspritt och svårt att hitta är nu strukturerat i ett tydligt flödet, och kompletterat med nya guider där det behövts.
Introduktionspaketet innehåller introduktionsmaterial, obligatoriska utbildningar, checklistor, processer och korta guider som ger nya medarbetare en trygg start - samtidigt som chefer får ett tydligt stöd i vardagen. Materialet är byggt för att vara övergripande, men kan enkelt kompletteras med verksamhetsspecifikt innehåll – vilket flera förvaltningar har gjort.
Färre frågor och mer trygghet
Onboardingen börjar redan innan första arbetsdagen och finns kvar som stöd långt efteråt. Nya medarbetare kan ta del av materialet i sin egen takt, och återvända när frågor uppstår. Detta innebär antalet återkommande frågor till chefer och HR minskar både under och efter onboardingen. Samtidigt skapas trygghet för medarbetare som snabbt får koll på organisationen, arbetssätt och rutiner.
Uppföljning som gör skillnad
Med InfoCaptions uppföljningsfunktion, som ingår i Train, kan chefer följa hur onboardingen och obligatoriska utbildningar genomförs. Bland annat ingår utbildningar inom brandsäkerhet, GDPR och säkerhetsmedvetenhet vilket är områden som är kritiska att kunna följa upp och också kunna ge stöd i om en medarbetare fastnar.
Även medarbetaren kan få en överblick över sina framsteg och vilka utbildningar som ska genomföras samt vilka som är genomförda.
Effektiv onboarding anpassad efter roll och behov
När den nya medarbetaren väl är på plats fortsätter onboardingen i ett mixat format – digitalt och fysiskt beroende på roll. En lifttekniker får till exempel en praktisk genomgång i backen, medan en kundservicemedarbetare följer digitala instruktioner om system och processer. InfoCaption används för att tillgängliggöra utbildningar för uppgifter som skipasshantering, returer och utrustning. Dessa fungerar även som ett löpande stöd i arbetsvardagen. Plattformen används också för att samla nischade utbildningar i specialportaler, som den för Valle – SkiStars maskot – där personal hittar allt om aktiviteter, kostymer och kommunikation, oavsett arbetsort.
En satsning som ger värde i längden
Genom sitt arbete med att utveckla onboardingprocessen och utöka medarbetarens stöd ges effekter som ger värde på lång sikt från många olika perspektiv:
-
Den nya medarbetaren får en trygg start och behöver lägga mindre tid på att leta efter information.
-
Cheferna får avlastning.
-
Personberoendet minskar.
-
Kvalitetssäkring genom säkerställande av att medarbetaren har tagit del av kritiskt innehåll.
Genom att ha onboarding-processen definierad är det också enklare att justera och förfina processen och guiderna i takt med att arbetssätt ändras.
"Vi gick från att sakna ett gemensamt introduktionsmaterial till att ha en onboarding som är tydlig, tillgänglig och går att följa upp. Det har sparat tid för våra chefer och skapat en tryggare start för nya medarbetare.”
— Josefin Pettersson
Arbetsmarknadskoordinator hos Markaryds kommun
Vilka är Markaryds kommun?
Markaryds kommun är en naturnära, småländsk gränsbygd där människor och företag växer och utvecklas i en kreativ och hållbar miljö. Kommunen har cirka 10 000 invånare och nästan 900 anställda.