Månadens guide - maj 2019
Under april månad lyfte vi fram Värnamo kommun som vinnare av månadens guide. Det handlade då om en hel guideportal (en typ av söksida i InfoCaption) innehållande flera guider (läs artikeln här). I artikeln pratade vi om en studie som visar att en anställds vardag till allt för stor del går åt att leta efter information eller kunskap. Att ha snabb tillgång till självhjälp som beskriver ”hur” man utför något i ett system eller i praktiken är därför viktigt och det pratar vi på InfoCaption mycket om.
Det finns en annan aspekt att ta med sig när det gäller att skapa bra guider och det är att inte enbart beskriva hur något ska utföras med hjälp av guiden, utan även fokusera på varför. Det skapar en högre förståelse för arbetsuppgifterna, arbetssätten eller rutinerna och höjer motivationen hos medarbetarna eftersom de ser nyttan i arbetet de utför.
För oss människor är det viktigt att få svar på ”varför”, exempelvis ”varför måste jag göra just så i systemet?”. Att då även förklara det, exempelvis ”Vi gör detta för att följa legala krav” eller ”Genom att göra detta finns informationen dokumenterad vid en granskning”.
Några som har förstått detta är Umeå kommun, som i en handbok om Microsoft Teams ger övergripande information om programmet, berättar när/varför det ska användas och även förklarar bakgrunden till valet av att införa programmet.
Olov Götheson (IT-pedagog Umeå) berättar själv om hur de tänkte:
"Guiden ”Introduktion till Teams” skapades för att förbereda våra användare inför införandet av Teams i Umeå kommun. Guiden ska vara en informativ och till viss del styrande guide/handbok som beskriver hur vi vill att Teams ska användas inom kommunen. Syftet är inte i första hand att utbilda användaren i Teams utan vi ville nå alla med den information kring Teams som du normalt inte hittar i en utbildning och som vi kände att det var viktigt att användarna känner till."
Vi på InfoCaption tycker detta är en snygg paketering av textguider som på ett tydligt och pedagogiskt sätt skapar förståelse för programmet hos medarbetarna.
Bra jobbat och stort grattis till:
Olov Götheson, Umeå kommun
/Team InfoCaption
InfoCaption väljer att varje månad donera 1.000 SEK till en ideell organisation som tillhandahåller utbildningar eller på annat sätt hjälper människor in på arbetsmarknaden, detta som tack till personen/personerna som har skapat månadens guide.
