Skip to content
Kundcase_Samling_Bild_Skara kommun
KUNDCASE

Skara kommun

Effektiv onboarding genom digitalisering och tillgängligt lärande.

Behovet av en enhetlig och effektiv onboarding

Tidigare använde Skara kommun en gemensam checklista vid introduktion av nya chefer, men variationer i tillämpningen skapade behov av en tydligare och mer enhetlig process. Chefer, stödfunktioner och medarbetare efterfrågade en sammanhållen onboardingprocess för att säkerställa att alla nyanställda får samma introduktion och att ansvariga vet vad som förväntas av dem. 

Efter en noggrann kartläggning identifierades över 100 informationspunkter som behövde kommuniceras till nyanställda chefer. Målet blev då att skapa en effektiv och strukturerad onboarding som stöder nyanställda chefer och hjälper dem att snabbt komma in i sina roller.

För att hantera denna stora informationsmängd och skapa en pedagogisk och tilltalande onboardingprocess, bildades en arbetsgrupp med representanter från digitalisering, HR och kommunikation. Tre viktiga perspektiv för projektet blev:

  • Information: Vilken information behöver en nyanställd få och hur kan den presenteras på ett sätt som inte känns överväldigande?

  • Mottagande: Hur organiseras det första mötet och vem ansvarar för att en mentor eller handledare utses?

  • Lärande: Hur kan information spridas över tid, så att inte allt måste läras in direkt?

 


Chefsportal_skara_border

Portalen för chefer möjliggör vidare lärande även efter introduktionen.

 

 

Tre steg till en optimerad onboarding

Idén om att använda InfoCaption väcktes, en plattform som redan användes inom kommunen. Det var enkelt att skapa tydliga processer och engagerande kurser. Samtidigt kunde kunskapen enkelt delas med medarbetare och delar av den digitala resan automatiserades.

1. En tydlig process för enhetlighet

I ett första steg skapades en tydlig processkarta som leder arbetet och säkerställer att ingenting missas. Dessutom sparas tid och enhetlighet säkerställs. 

Med digital automatisering notifieras chefer och ansvariga när en nyanställd skrivit på avtal och det är dags att planera för uppstart. Under arbetets kartläggning kom nästa steg för en förbättrad onboarding naturligt. 

 

2. En välkomnande och interaktiv introduktion

Andra steget för Skara kommun blev en introduktionsutbildning som inte bara riktar sig till chefer utan även till alla nyanställda i kommunen. Även här fanns alla verktyg som behövdes i InfoCaption och en introduktionskurs med möjlighet till behörighetsstyrning togs fram.

Kursen innehåller den viktigaste informationen, korta filmklipp och kunskapstest för ett interaktivt och trevligt lärande.

3. Kunskap finns alltid nära till hands

Som det tredje steget i den digitala onboardingresan möts nyanställda chefer av en helt egen kunskapsportal. Portalen har behörighetsstyrning och är anpassad efter chefer som målgrupp.

Med tydlig struktur i informationen är det enkelt att komma tillbaka när som helst för att lära sig mer eller uppdatera sin kunskap. Även större kurser kan hittas här och lärandet kan fortsätta långt efter första veckornas introduktion. 

Kontextbaserat stöd direkt i systemet

Med hjälp av InfoCaptions kontextstöd direkt i IA-systemet kunde produktägare ta farväl av texttunga manualer och välkomna ett mer användarvänligt arbetssätt. 

Med en ikon får användarna instruktioner som är anpassade till var de befinner sig i systemet. Oavsett om det handlar om en chef som gör uppföljningar eller en administratör som lägger till en ny användare, finns guider och instruktioner lättillgängliga, precis där behovet uppstår. Information som tidigare var svår för användarna att både hitta och ta till sig, paketerades om till korta instruktioner och tydliga videoguider.

Implementeringen krävde en viss inlärningsperiod för kunderna, men resultatet blev snabbt tydligt. Detta enkla men effektiva stöd gjorde inte bara användarna mer självständiga, utan minskade också belastningen på supportteamet. Många frågor kunde nu lösas direkt av användarna själva, vilket sparade både tid och resurser.

Assist2_kontextstod_Afa
Utbildning_Afa

Från 0 till 320 000 visningar – en kunskapsresa med imponerande resultat

Med införandet av InfoCaption har Afa Försäkring inte bara förenklat sitt interna arbete, utan också förändrat hur deras användare tar till sig information. Tidskrävande supportärenden och svårtolkade manualer har ersatts med tydliga och lättillgängliga guider. 

Resultaten talar för sig själva med 320 000 guidevisningar på 2,5 år. En ökning med 60 procent i visningar från föregående år visar att värdet av införandet fortsätter att växa. Förändringen har inte bara förbättrat effektiviteten utan också gjort det enklare för användarna att utföra sitt arbete och för supportteamet att fokusera på andra prioriteringar. Med rätt verktyg har Afa Försäkring skapat en lösning som förenklar vardagen för både medarbetare och organisation.

En samlad kursportal

För att göra det enklare för den anställda att hitta information har Länsförsäkringar valt att paketera rutiner och kurser i en kursportal. Dit kan anställda alltid gå för att repetera eller söka kunskap, även efter onboardingplanen är avslutad.

AFA_utbildning_steg-guide

En process som inte glöms bort

"Ett välkomstmejl till den nyanställda, som genereras utifrån att användarkontot skapas i vårt AD, har vi nu justerat så att det innehåller en länk till onboardingportalen. Samtidigt skickas även ett  mejl till en anställandes chef där vi hänvisar till guider ur ett chefsperspektiv som berör onboardingen. På så sätt stöttar vi både den nyanställde och ansvarig chef."

— Lina Dittmer, digitaliseringsutvecklare, Skara kommun

ON-DEMAND WEBINAR

Effektiv preboarding och onboarding på SkiStar: Från rekrytering till dagligt stöd

— Carolina Edlund,
HR-specialist på SkiStar

Ladda ner inspelat webinar

Vilka är Skara kommun?

Skara kommun ligger i Västra Götalands län mellan Skövde och Lidköping med cirka 19 000 invånare och cirka 1600 medarbetare. Fördelat på 6 förvaltningar har Skara cirka 90 chefspositioner i kommunen.

Vill du veta mer?