Prosessikartoitus, joka osoittaa miten - ei vain mitä
InfoCaption Map on prosessityökalu, joka tekee prosessikartoista eläviä ja selkeitä.
Jokaiseen kartan vaiheeseen voidaan linkittää oppaita ja ohjeita, jotka todella ohjeistavat, miten tehdään.
Työntekijä näkee kokonaisuuden ja yksityiskohdat - samassa näkymässä.
Tunnistatko tämän?
-
Tiedän, että meillä on prosessi - mutta en löydä sitä.
-
Prosessikarttamme ovat intranetissä PDF-tiedostoina, mutta ne eivät ole ajan tasalla.
-
Prosessimme ovat monimutkaisia ymmärtää, ja niistä puuttuvat ohjeet siitä, miten jokin asia oikeasti tehdään.
Tieto on olemassa, mutta se ei saavuta työntekijää silloin, kun sitä tarvitaan.
Useimmat organisaatiot ovat käyttäneet aikaa prosessiensa dokumentointiin. Virtauskaaviot PowerPointissa. Menettelyjen kuvaukset Wordissa. Sisäiset wikit, jotka on viimeksi päivitetty kolme vuotta sitten. Tunnistatko itsesi?
Ongelma ei ole se, että dokumentointi puuttuu. Ongelma on se, että se on väärässä paikassa - kaukana työstä, kaukana siitä hetkestä, jolloin työntekijä sitä todella tarvitsee.
Tulos? Eri osastot työskentelevät eri tavoin. Uudet työntekijät keksivät pyörän uudelleen. Ja ihmiset, jotka tietävät, miten se tehdään, ovat, kuten aina, samat kolme ihmistä, joilta kaikki kysyvät.
Prosessikartasta todelliseksi toiminnaksi
1. Rakenna prosessikartta
Piirrä työnkulku visuaalisesti verkkopohjaiseen käyttöliittymään - alusta loppuun. Lisää päätöksentekopolkuja, rooleja ja aliprosesseja. Määritä prosessin omistajat, tila ja versionhallinta.
2. Linkitä oppaat vaiheisiin
Jokainen prosessin vaihe voidaan tarvittaessa linkittää yhteen tai useampaan oppaaseen, joissa vaihe kuvataan tarkemmin, jotta se olisi paremmin ymmärrettävissä. Oppaat luodaan helposti InfoCaptionissa teksti- tai videomuodossa.
3. Työntekijä toimii prosessin mukaisen tietotuen ohjaamana
Jaetun ruudun ominaisuuden avulla työntekijä voi nähdä prosessin ja tietyn vaiheen oppaan samanaikaisesti ilman, että hänen tarvitsee vaihtaa välilehtien tai ikkunoiden välillä. Hän tietää, missä vaiheessa prosessia hän on, mikä on seuraava vaihe ja miten se suoritetaan.
Standardoidut työskentelytavat
Map tekee menettelyistä, vastuista ja työnkulusta selkeitä, jotta työntekijät ymmärtävät, miten heidän työnsä suoritetaan, riippumatta heidän roolistaan, osastostaan tai kokemuksestaan.
Nopeampi perehdytys
Uudet työntekijät voivat navigoida monimutkaisissa prosesseissa ilman, että heidän tarvitsee kysyä kollegalta. He näkevät, mitä pitää tehdä ja miten - heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Prosessit, jotka on helppo pitää ajan tasalla.
Päivitä opas InfoCaptionissa - muutos näkyy suoraan prosessissa. Ei kaksinkertaista käsittelyä, ei vanhentunutta dokumentaatiota.
|
|
InfoCaption Map
|
|
Kartta käytännössä
170 000
Oppaita vuodessa - työntekijät löytävät vastaukset itse soittamatta tukeen.
Hogia
2-3 päivää
Tuki viikossa vältetään järjestelmän käyttöönoton yhteydessä kontekstisidonnaisen tuen ansiosta.
Tanumin kunta
3000
Käyttäjät siirtyivät uuteen järjestelmään - ilman luokkahuonekoulutusta
Nordlandin sairaala
GÄLLIVAREN KUNTA
Kun prosesseista tulee luonnollinen osa työtä
Yhteisen prosessiportaalin avulla Gällivaren kunta on luonut selkeän rakenteen, jossa kaikki työnkulut ovat yhteydessä toisiinsa ja helposti löydettävissä - sekä uusille että kokeneille työntekijöille.
ÄLMHULTIN KUNTA
Prosessit, joita todella käytetään - joka päivä
Visualisoimalla työnkulut selkeillä rooleilla ja napsautettavilla tiedoilla yhteistyö vahvistuu ja työntekijät saavat paremman kokonaiskäsityksen tehtävistä.
"Prosessimme auttavat varmistamaan, että organisaatiot työskentelevät sovellettavien lakien, menettelyjen ja ohjeiden mukaisesti ja pyrkivät saavuttamaan hyvää laatua. Ne tukevat sekä uutta että nykyistä henkilöstöä."
MAP on osa InfoCaptionin digitaalista tietoalustaa
Todellinen teho syntyy, kun prosessikartat, digitaaliset koulutukset ja oppaat yhdistetään järjestelmässä.
Luo kerran - käytä kaikkialla.
Varaa ilmainen video esittely
Saat yleiskuvan siitä, miten InfoCaption Map auttaa tekemään prosesseista selkeitä, helppokäyttöisiä ja käyttökelpoisia arjessa.
-
Näe, miten rakennat selkeitä prosessikarttoja vaihe vaiheelta.
-
Ymmärrä, miten prosessit voidaan yhdistää oppaisiin, rooleihin ja vastuualueisiin
-
Saat konkreettisia esimerkkejä siitä, miten mappia voidaan käyttää organisaatiossasi
Usein kysytyt kysymykset Mapista
Prosessikartoituksessa havainnollistetaan, miten työ todellisuudessa kulkee - alusta loppuun, kaikkine vaiheineen, päätöksentekopisteineen ja rooleineen. Se auttaa organisaatioita näkemään, missä prosessit jumiutuvat, varmistamaan, että kaikki työskentelevät samalla tavalla, ja helpottamaan uusien työntekijöiden palkkaamista. InfoCaption Mapin avulla prosessikartoitus viedään askeleen pidemmälle: jokainen kartan vaihe on linkitetty konkreettisiin oppaisiin ja ohjeisiin, joten työntekijä ei ainoastaan tiedä, mitä tehdä, vaan myös miten.
Perinteiset prosessityökalut luovat karttoja, jotka dokumentoivat virtauksen. Ne ovat hyviä visualisoinnissa - mutta kun työntekijän on tiedettävä, miten vaihe todellisuudessa suoritetaan, hänen on katsottava toisesta asiakirjasta, järjestelmästä tai kysyttävä kollegalta. InfoCaption Map yhdistää kartan ohjeisiin. Napsauta vaihetta, niin näet ohjeen suoraan kartan vieressä. Dokumentaatio ja ohjeistus yhdessä.
Työnkulku on ohjatun toiminnon tyyppi, joka sisältyy aina InfoCaptioniin alustana. Prosessien karttamoduuli tarjoaa paljon enemmän ominaisuuksia, jos etsit kattavaa prosessityökalua.
Map-moduulin sisältämät ominaisuudet
- Luo pääprosesseja ja jaa ne osaprosesseihin.
- Järjestä prosessit prosessityyppeihin
- Seuraa muutoksia sisäänrakennetun versioinnin avulla
- Luo suhteita prosessien välille
- Aseta prosessin tila
- Linkitä prosessien omistajat ja vastuuhenkilöt prosesseihin ja prosesseissa oleviin rooleihin.
Jaetun ruudun näkymän ansiosta työntekijä voi nähdä prosessikartan ja tietyn vaiheen oppaan samanaikaisesti - ilman, että hänen tarvitsee vaihtaa välilehtien tai ikkunoiden välillä. Näin prosessia on helpompi seurata eksymättä tai unohtamatta vaiheita. Erityisen arvokasta monimutkaisissa prosesseissa, joissa on monia päätöksentekopisteitä.
Kyllä! Se on yksi alustan keskeisistä vahvuuksista. InfoCaptionissa luotua opasta voidaan käyttää prosessikartassa Mapissa, osana kurssia InfoCaption Trainissa ja kontekstisidonnaisena tukena suoraan järjestelmässä InfoCaption Assistin kautta. Sisältö luodaan kerran ja käytetään uudelleen ilman päällekkäisyyksiä. Näin kaikki on helppo pitää ajan tasalla.
Ehdottomasti! Map on tällä hetkellä käytössä useissa kunnissa, alueilla ja viranomaisissa, joissa standardoidut työmenetelmät ja vaatimustenmukaisuus ovat ratkaisevan tärkeitä. Julkiselle sektorille on tarjolla myös Share-alusta, joka tarjoaa mahdollisuuden jakaa prosesseja ja oppaita muiden julkisten organisaatioiden kanssa, eikä kaikkea tarvitse luoda tyhjästä.
Prosessien luominen InfoCaptionissa on helppoa ja vaatii vain vähän koulutusaikaa.
Mapin käyttöönoton aloittamiseen kuluva aika riippuu olemassa olevan prosessidokumentaation monimutkaisuudesta. Monissa organisaatioissa ensimmäinen prosessikartta on käytössä 1-2 viikossa. Lisäksi InfoCaption tarjoaa henkilökohtaista valmennusta, tuotantotukea ja strategista neuvontaa koko käyttöönottoprosessin ajan.
InfoCaption Map on osa InfoCaption-alustaa, joka integroituu ympäristösi API:iden ja vakiointegraatioiden avulla. Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan omasta ympäristöstäsi.
Mapilla on yhteisiä ominaisuuksia BPM-työkalujen kanssa siinä mielessä, että se visualisoi ja jäsentää työnkulkuja. Map on kuitenkin ensisijaisesti tehty tekemään prosesseista helposti lähestyttäviä ja käyttökelpoisia jokapäiväisessä elämässä - ei analysoimaan tai automatisoimaan niitä. Jos etsit työkalua prosessien dokumentointiin linkitetyn tietämyksen tuella, Map on oikea valinta. Jos etsit puhdasta BPM-järjestelmää prosessien automatisointia varten, Map on pikemminkin lisä kuin vaihtoehto.
Haluatko luoda nopeasti vuorovaikutteisia prosesseja organisaatiotasi varten?
Näytämme sinulle, miten Map voi toimia ympäristössäsi - ja miten nopeasti voit nähdä tuloksia.