Workflow learning - oppiminen työnkulussa

Workflow learning, tarkoittaa, että työntekijät saavat tietoa ja tukea suoraan työnsä aikana.

Sen sijaan, että oppiminen tapahtuisi vain erillisissä koulutusohjelmissa, kursseilla tai luokkahuoneissa, se integroidaan osaksi jokapäiväisiä työtehtäviä. Tämä voi sisältää oppaita, ohjeita, tarkistuslistoja, lyhyitä elokuvia tai järjestelmään sisältyvää kontekstisidonnaista tukea.

Keskeistä on, että oppiminen on helpompi toteuttaa käytännössä, kun se tapahtuu lähellä varsinaista työtehtävää. Tavoitteena on, että työntekijöiden on helpompi toimia oikein, edetä nopeammin ja kehittää osaamistaan työtä tehdessään.

Verkko-oppiminen on usein erillinen oppimistapahtuma, kun taas työssä oppiminen liittyy suoraan työhön.

Perinteistä verkko-oppimista käytetään usein tiedon antamiseen etukäteen esimerkiksi kurssien, koulutusmoduulien tai sertifikaattien avulla. Workflow learningilla eli työnkulussa tapahtuvassa oppimisessa on sen sijaan kyse siitä, että työntekijöille tarjotaan tukea silloin, kun sitä tarvitaan.

Tämä voi olla suoraan järjestelmässä oleva opas, haettavissa oleva käsikirja, lyhyt ohje tai tiettyyn tehtävään liittyvä tuki. Tällä tavoin oppimisesta tulee osa päivittäistä työtä, eikä jotain, joka tapahtuu sivutoimisesti.

Worrkflow learning on laajempi lähestymistapa, jossa oppiminen integroidaan päivittäiseen työhön. Kyse on siitä, että ihmiset pystyvät kehittämään ja käyttämään tietojaan varsinaisessa työtehtävässä tai sen läheisyydessä, esimerkiksi lyhyiden oppimishetkien, toistojen, palautteen, pohdinnan, vertaisosaamisen jakamisen ja hetkessä tapahtuvan tuen avulla.

Suoritustuki on usein tärkeä osa jatkuvaa työssäoppimista. Tämä on tukea, joka auttaa henkilöä suoriutumaan tehtävästä juuri työn tekemisen hetkellä. Esimerkiksi oppaan, tarkistuslistan, ohjeen, mallin, haettavan tiedon tai kontekstisidonnaisen avun avulla.

Yksinkertainen ero on se, että workflow learning kuvaa sitä, miten oppiminen voi tapahtua luonnollisena osana työtä ajan myötä, kun taas suoritustuki tarjoaa ohjausta juuri siinä hetkessä, kun tehtävän suorittaminen on käynnissä.

Workflow learning on tehokasta, koska se antaa työntekijöille oikeaa tukea, oikeaan aikaan.

Kun tietoa on saatavilla työympäristössä, sitä on helpompi soveltaa käytäntöön. Työntekijöiden ei tarvitse opetella ulkoa kaikkea aiemmasta koulutuksesta, vaan he voivat saada tukea silloin, kun kysymys todella nousee esiin.

Tämä voi johtaa nopeampaan oppimiseen, virheiden ja epävarmuuden vähenemiseen sekä järjestelmien ja käytäntöjen sujuvampaan käyttöön. Organisaation kannalta se tarkoittaa, että tietoa ei siirretä vain kertaluonteisissa koulutustilaisuuksissa, vaan siitä tulee osa joka päiväistä työntekoa.

Workflow learning ei korvaa kaikkea koulutusta. Se tekee koulutuksesta kuitenkin hyödyllisempää, koska se yhdistää tiedon jokapäiväisiin työtehtäviin.

Workflow learningin vaikutusta mitataan parhaiten tarkastelemalla sitä, miten tietoa käytetään työssä, eikä vain sitä, kuinka moni on suorittanut kurssin.

Perinteisessä koulutuksen seurannassa keskitytään usein osallistumis- ja suoritusmääriin sekä testituloksiin. Tämä on edelleen tärkeää, mutta workflow learngia on tärkeää seurata myös sitä, miten tuki vaikuttaa jokapäiväiseen elämään.

Kyse voi olla esimerkiksi

• tuentarpeen väheneminen

• nopeampi käyttöönotto

• järjestelmän käytön lisääntyminen

• vähemmän virheitä toistuvissa työvaiheissa

• laadukkaammat ja johdonmukaisemmat työskentelytavat

• käyttäjien tyytyväisyys ja koettu työturvallisuus
  
  

InfoCaptionissa voit seurata sekä koulutusponnisteluja että tietotuen käyttöä, mikä antaa paremman kuvan siitä, miten oppiminen todella edistää organisaatiota.

Hyvä tapa aloittaa workflow learning on aloittaa tilanteista, joissa työntekijät tarvitsevat usein tukea arjessa.

Tunnista työtehtävät, joissa herää paljon kysymyksiä, joissa tehdään usein virheitä tai joissa on otettava käyttöön uusia toimintatapoja. Kyse voi olla esimerkiksi perehdyttämisestä, järjestelmien käytöstä, sisäisistä työtavoista tai toistuvista hallinnollisista tehtävistä.

Seuraava askel on tehdä tiedosta helposti löydettävää ja oikeassa tilanteessa käytettävää. Tämä voi olla lyhyitä oppaita, tarkistuslistoja, opetusvideoita, malleja tai kontekstisidonnaista tukea suoraan järjestelmässä.

Aloita pienellä mittakaavalla, selkeällä alueella, jossa tarve on konkreettinen. Seuraa sitten, mitä käytetään, mitkä ongelmat vähenevät ja missä työntekijät ovat edelleen jumissa. Näin voit kehittää tukea ajan myötä ja integroida oppimisen luontevammin osaksi työnkulkua.

InfoCaptionia voidaan käyttää suorituskyvyn tukivälineenä, mutta alustalla on myös laajempia oppimis- ja tiedonhallintatoimintoja.

InfoCaptionin avulla voit tarjota työntekijöille tukea suoraan työnkulussa, esimerkiksi oppaiden, ohjeiden, tarkistuslistojen, käsikirjojen ja järjestelmissäsi olevan kontekstisidonnaisen avun avulla. Näin tieto on helposti saatavilla juuri siinä työtilanteessa, jossa sitä tarvitaan, ilman erillisten dokumenttien selailua.

Samalla InfoCaption on muutakin kuin suorituskyvyn tukiväline. Alusta sisältää myös toimintoja digitaaliseen koulutukseen, kursseihin, seurantaan, portaaleihin, prosessikarttoihin ja jäsenneltyyn tiedon jakamiseen. Tämä tarkoittaa, että voit yhdistää hetkellisen tuen ja pitkäjänteisemmän oppimisen ja taitojen kehittämisen.

Kyllä. InfoCaption voidaan integroida olemassa oleviin järjestelmiin ja digitaalisiin työympäristöihin.

Assistin avulla oppaat ja ohjeet voidaan asettaa saataville suoraan järjestelmiin, joissa työntekijät työskentelevät. Nämä voivat olla esimerkiksi HR-järjestelmiä, CRM- ja ERP-järjestelmiä, liiketoimintajärjestelmiä tai omia ratkaisuja.

Näin käyttäjän ei tarvitse poistua työnkulustaan löytääkseen oikean tuen. Tieto on saatavilla siellä, missä kysymys herää, mikä sujuvoittaa työskentelyä ja etenemistä tehtävässä.

Tekoäly voi helpottaa tiedon etsimistä ja käyttöä työnkulussa, mutta sen laatu riippuu siitä, millaista tietoa sillä on käytettävissään.

Jotta tekoäly voi antaa luotettavia vastauksia, sen on perustuttava ajantasaiseen, jäsenneltyyn ja todennettuun tietoon. Siksi organisaation tietopohja on olennainen osa.

InfoCaptionin avulla voit kerätä ja jäsentää tietoa oppaiden, ohjeiden, käsikirjojen, koulutuksen ja prosessien muodossa. Tämä luo selkeämmän perustan, josta sekä työntekijät että tekoälytyökalut voivat ammentaa tietoa.

Sen sijaan, että tekoäly vastaisi vapaasti epävarman tiedon perusteella, se voidaan linkittää organisaation omiin lähteisiin. Tämä luo vastauksista relevantteja, jäljitettävämpiä ja hyödyllisempiä päivittäisessä työssä.