Noen ganger har vi behov for å sette oss inn i nye arbeidsoppgaver i hverdagen. Blant annet ved endringer av arbeidsrutiner eller når systemer vi arbeider i er blir oppdatert eller byttet ut. Ofte blir det laget lange og noen ganger ressurskrevende opplæringer. Men er det en mer effektiv måte å kurse medarbeiderne på ved endringer eller ved lansering av nyheter?
Ved endringer i arbeidet er det viktig at den ansatte forstår forskjellene og og gjerne hvorfor selve endringen har skjedd. Dette kan være avgjørende for hvor smidig og smertefri overgangen blir. Ofte blir det laget såkalte "formelle" utdanninger, enten e-læringskurs eller klasseromsopplæringer.
Store endringer kan sette krav til mengden informasjon og hvordan informasjonen blir formidlet. Da kan formell opplæring være et godt alternativ. Vår erfaring er derimot å ikke legge alt for mye fokus på formell læring, men først og fremst på uformell læring med Performance Support.
La de teoretiske opplæringene være i fokus for å fortelle om bakgrunnen til endringen og hvorfor. Overlat detaljene om hvordan det skal gjøres til selvhjelpsmateriale som videoguider, tekstinstruksjoner og annet. Ansatte er mer mottagelige for denne typen informasjon når behovet oppstår. Altså når de skal til å begynne å arbeide med det nye systemet.
En av våre kunder Mölndals stad forstod nytten med Performance Support ved bytte av prosessverktøy. De opprettet først en tre timer lang teoretisk opplæring som ble holdt over Microsoft Teams. Men de valgte ganske snart å bytte ut opplæringen mot en digital håndbok som ansatte, helt på egenhånd, kunne gå gjennom før, under og etter at de hadde startet arbeidet med det nye verktøyet.
Erik Wässing, Prosesskontroller i Mölndals kommune, forteller hvordan han tenker rundt bruk av digital læring:
"Mölndals kommune byttet våren 2021 prosesstegningsverktøy. For å lette overgangen og øke kunnskapen om hvordan det nye systemet fungerte, lanserte jeg en opplæring høsten 2020. Den var på totalt 3 timer og ble tilbudt over Teams. Etter en stund begynte jeg å fundere på hvordan jeg kunne lage en digital versjon av opplæringen, uten at jeg selv trengte å delta.
Selv om det er kjekt å holde kurs så krever det mye tid. Med guiden på plass reduseres behovet for mine kurs, og jeg er sikker på at den tiden det tok å lage guiden vil lønne seg i lengden.
Det er også store fordeler ved at brukerne av et program kan få instruksjon i hvordan det brukes når det passer best for dem selv. Jeg har selv vært på flere kurs og vet at informasjonen, uansett hvor bra den er lagt fram, risikeres å bli glemt etter noen uker."
Klikk her eller på bildet for å åpne guiden
Klikk her eller på bildet for å åpne guiden
Vi i team InoCaption synes at dette er et godt eksempel på hvordan man kan bruke Performance Support. Performance Support gir muligheter til å henvise til enkeltguider i forskjellige sammenhenger, men også koble dem sammen til en håndbok som beskriver helheten.
Mölndals Stad har takket være deres fantastiske arbeid fått utmerkelsen Månedens guide.