Du har sikkert hørt om ansatte som ofte er misfornøyde med et system eller en praksis, selv om det kanskje egentlig handler om at de ikke ser helheten. Dersom man kan bidra til å hjelpe ansatte med å forstå helheten, kan man motvirke en slik negativ innstilling. Men hvordan gjør man det?
De fleste av oss kan kjenne seg igjen i hvordan det er å havne i en vanskelig arbeidssituasjon der mange parter er involvert, og der både enkle og mer avanserte oppgaver skal gjøres. Og det viktigste er at oppgavene utføres til rett tid i forhold til hverandre. Innleveringer, vurderinger og godkjenninger er alle eksempler på punkter som kan være viktige komponenter i en slik prosess.
For at en skal få gode forutsetninger for å forstå helheten i en omfattende arbeidsoppgave, må en starte med det enkle: hva er det jeg må gjøre? Ved å lage et lett tilgjengelig prosesskart med tydelige rollefordelinger for hvem som skal gjøre hva, forenkler man arbeidsdagen for ansatte der arbeidet er basert på prosesser. I tillegg reduserer man kunnskapsrelatert stress knyttet til å vite hvor man passer inn i helheten.
Åmåls kommune hjelper sine ansatte med å finne sin plass i helten ved hjelp av prosesser som kartlegger arbeidsoppgavene i de respektive avdelingene.
Pia Carlsson (bedriftsutvikler), Åmåls kommune forteller videre:
Åmåls kommune arbeider med å kartlegge og dokumentere prosesser innenfor mange virksomhetsområder. Målet er både å kvalitetssikre og forbedre arbeidet i tråd med gjeldende lover og regler. Og utvikle bedriften med kunden i fokus.
Ved å se på hele prosessen ut fra den enkeltes perspektiv, tydeliggjøres aktivitetene slik at den enkeltes behov ivaretas. Da kan ansatte både i og utenfor bedriften diskutere hvordan vi kan forenkle, forbedre eller fornye ulike deler av prosessen.
Ved hjelp av InfoCaptions prosessmodul har vi nå i Åmål kommune et enkelt og brukervennlig verktøy, som etter hvert vil kunne brukes av flere ansatte i bedriften.
Klikk her for å se en av Åmåls kommunes prosesser.
Hver måned utnevner vi på InfoCaption Månedens guide – en guide som vi vil løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide, donerer vi hver måned kr 1 000,- til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere arbeidsplasser i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions' egen visjon: "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".
Vi i teamet InfoCaption synes at dette er en bra måte å arbeide på: Ved å kartlegge arbeidsprosesser og lage guider som beskriver arbeidsoppgaver, har man forenklet arbeidsdagen for mange ansatte i kommunen. Det synes vi er verdt å feire.