I en utbildningsverksamhet där många olika roller och system samverkar har IST Norge tagit fram en tydlig och lättanvänd startportal. Genom att erbjuda ett målgruppsanpassat och visuellt tydligt gränssnitt har portalen blivit en central resurs för att vägleda användare rätt, oavsett om de arbetar inom förskola, grundskola eller gymnasiet.
IST är ett svenskt företag med verksamhet i Sverige, Norge och Danmark, specialiserat på digitala lösningar för skola och utbildning. De utvecklar system som används för bland annat schemaläggning, elevadministration och kommunikation mellan hem och skola. Målet är att förenkla vardagen för såväl elever och vårdnadshavare som lärare och administratörer.
Som en del av sitt användarstöd har IST valt att använda InfoCaption för att samla vägledningar, handböcker och instruktioner i en tydlig struktur. Syftet är att göra det lättare för användare att hitta rätt information när de behöver den, oavsett roll eller system.
IST Norges startportal i InfoCaption är uppdelad i olika verksamhetsområden. Varje område har en egen underportal med innehåll anpassat till just det ämnet. Exempel på dessa områden är Grunnskole, Videregående och Barnehage / SFO / AKS. Strukturen gör att användaren snabbt känner igen sig och kan navigera till relevant innehåll utan att behöva söka bland osorterad information
Underportalen för Grunnskole visar hur tydlig struktur gör innehållet användbart i vardagen. Där finns bland annat handböcker för olika roller, guider kopplade till det pedagogiska året, ändringsdokumentation, driftinformation och en översikt över kommande funktioner. Det hjälper användaren att både förstå vad som är nytt och hur olika arbetsmoment ska hanteras.
Portalen fungerar som mer än ett arkiv. Den är en praktisk vägledning som underlättar arbetet och skapar struktur och tydlighet, särskilt viktigt i en verksamhet där många olika yrkesroller ska samarbeta.
Det här är också ett exempel som kan inspirera andra organisationer. Genom att samla vägledning, guider och stödmaterial i en tydlig portalstruktur skapas inte bara överblick, utan också en mer tillgänglig och samordnad användning av digitala verktyg. IST visar hur ett genomtänkt upplägg kan förenkla arbetsvardagen för olika användare och bidrar till en mer enhetlig förståelse för arbetssätt och rutiner.
Tone Innerdal, Head of Customer Success på IST, beskriver hur de har tänkt kring portalen och hur den kopplar till IST:s övergripande mål. Så här säger hon:
"I IST har vi ett tydligt fokus: att göra det enkelt för våra kunder att hjälpa sig själva. Därför har vi utnyttjat möjligheterna i InfoCaption till att bygga en portal som ger varje användare relevant stöd, anpassat efter deras verksamhetsområde. Portalen nås direkt från våra lösningar och består av fyra ingångar som leder användaren till sin egen verksamhetsportal. Varje portal följer årshjulet, så användaren alltid möts av det mest aktuella innehållet för den period de befinner sig i. Dessutom kan man söka i hela vårt guidebibliotek och hitta både driftstatus och ändringsdokumentation, allt samlat på ett ställe, direkt i systemet man arbetar i. Det gör det enkelt att hitta, enkelt att förstå och enkelt att hjälpa sig själv. Att InfoCaption lyfter fram vårt arbete som Månadens guide är en bekräftelse på att vi lyckas med att sätta kundens behov först."
Bra jobbat IST Norge och grattis till månadens guide, säger vi på InfoCaption!
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".