Vad gäller när man är sjuk på semestern? Hur många semesterdagar kan man spara? Vad innebär släpande avdrag? Många organisationer får samma frågor om och om igen, särskilt kopplat till lön, arbetstid och ledighet. Hos SHIS Bostäder såg man ett behov av att samla svaren på ett mer tillgängligt sätt och gjorde det i form av en digital FAQ-guide.
Bakom förslaget och arbetet var Lina Westerdahl, HR-konsult och Alison Romero, lönespecialist, som tillsammans tog fram innehållet. Syftet var från början att bemöta de vanligaste frågorna som kom in till HR:s gemensamma funktionsbrevlåda, främst kopplat till lön. Med tiden har guiden vuxit och täcker idag hela HR-området.
Guiden är uppbyggd som en frågebank med tydliga kategorier, till exempel lön och förmåner, arbetstid, semester och frånvaro. Under varje kategori finns vanliga frågor som medarbetaren enkelt kan klicka upp för att läsa svaret på. Många svar är dessutom kompletterade med länkar till intranätet, externa tjänster och interna guider.
Formatet gör det enkelt att ta till sig viktig information utan att behöva läsa långa dokument. Dessutom blir det tydligt var man hittar rätt underlag, vilket minskar behovet av att mejla HR med återkommande frågor.
– Jag tycker verkligen att den är till hjälp för att hitta svar på vanligt förekommande frågor och superskönt att det finns formulerade svar som stöd i HR-arbetet, säger Kristin Lidman, HR-chef på SHIS Bostäder.
En stor styrka med guiden är att den hjälper två målgrupper samtidigt. Medarbetare får direkt tillgång till svar på vanliga frågor, medan HR får färre ärenden att hantera manuellt. Samtidigt ökar transparensen, alla får tillgång till samma uppdaterade information, vilket skapar trygghet i organisationen.
Guiden är också lätt att uppdatera. Nya frågor kan läggas till vid behov utan att man behöver göra om hela strukturen. Det ger en hållbar lösning för att hålla information aktuell över tid.
– Vår HR-enhet har verkligen gjort ett föredömligt jobb med att sammanställa de vanligaste frågorna och svaren inom HR och löneområdet. Det är lätt att hitta och om något saknas är de snabba med att uppdatera. Det underlättar för både mig, mina medarbetare och HR, som också sparar värdefull tid, säger Anna-Maria Röstlund, digitaliserings- och IT-chef på SHIS Bostäder.
Att samla och strukturera svar på vanliga frågor kan vara ett av de effektivaste sätten att förbättra både internkommunikation och självservice. SHIS Bostäder visar att det går att göra det enkelt, effektivt och användarvänligt, med tydlig nytta för hela organisationen.
För sin tydliga struktur, breda relevans och sitt genomtänkta upplägg utses SHIS Bostäders guide till månadens guide. Ett tillvägagångssätt som förenklar, sparar tid och kan inspirera många fler. Grattis och bra jobbat!
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".