Första dagen på ett nytt jobb är full av intryck, nya namn och nya rutiner. Då vill man helst slippa lägga tid på att försöka logga in på datorn, få mobilen att fungera eller hitta sin e-post. När de grundläggande verktygen krånglar blir den nyanställde istället stående och väntar på hjälp, samtidigt som IT-supporten får svara på samma frågor om och om igen. I en stor organisation där nya medarbetare börjar löpande påverkar det både starten för den anställde och tiden som finns för supporten.
På Helsingborgs stad har IT-Supportcenter inom Digitaliseringsavdelningen hittat ett sätt att underlätta den första tiden. Med en onboardingportal i InfoCaption har de samlat det som de nya medarbetarna behöver veta för att komma igång med dator och mobil, på ett ställe och i den ordning som momenten behöver göras.
Portalen leder medarbetaren genom de första stegen på den digitala arbetsplatsen. Först handlar det om att starta mobilen och logga in på datorn. Därefter följer aktivering av multifaktorautentisering och sådant som behövs i vardagen, som att lägga till skrivare, ansluta via VPN vid distansarbete, komma igång med Outlook och installera program och appar.
Varje moment har en egen knapp, och en kort välkomsttext visar hur portalen fungerar. Det gör det enkelt att hitta rätt och ta sig vidare steg för steg.
Den nyanställde behöver alltså inte veta vad en viss funktion heter eller var informationen finns. Portalen visar vägen och hjälper medarbetaren att få det grundläggande på plats utan att behöva fråga en kollega om varje moment.
Helsingborgs stads onboardingportal samlar de första IT-stegen för nya medarbetare, med guider för bland annat dator, mobil, MFA, VPN och Outlook.
En styrka med portalen är att den utgår från den som faktiskt ska använda den. Utformningen är lugn och avskalad, med en tydlig illustration och stora knappar som var och en leder till en konkret uppgift. I stället för att mötas av mycket information på en gång kan den nyanställde fokusera på ett steg i taget.
Portalen fungerar också som en ingång till stadens övriga IT-guider. När grunderna väl är på plats finns hjälpen kvar även för frågor som dyker upp längre fram. Längst ner finns dessutom en tydlig väg till supporten, både för den som behöver mer hjälp och för den som upptäcker att något i en guide behöver uppdateras.
Många av frågorna som dyker upp under de första dagarna är återkommande och går att besvara i en guide. När informationen finns samlad och är enkel att hitta kan nya medarbetare komma igång i sin egen takt, utan att behöva vänta på att en kollega ska bli ledig. Samtidigt får IT-supporten mer tid för ärenden som kräver personlig hjälp.
Att säkerhetsmoment som multifaktorautentisering finns med redan från start är ytterligare en fördel. Det hjälper nya medarbetare att komma in i rätt rutiner från första dagen.
Arbetet har även väckt intresse hos andra avdelningar i Helsingborgs stad, som vill fortsätta utveckla guider, utbildningar och video.
”I våras startade vi en satsning på korta, enkla och pedagogiska video- och textguider. En av de första guiderna handlade om tvåfaktorsautentisering, eftersom det var en av de vanligaste frågorna till supporten.
Med onboardingportalen bygger vi vidare på samma tanke. Där samlar vi allt en ny medarbetare behöver för att komma igång med sin IT-miljö, så att man kan lösa det på egen hand, i sin egen takt och när det passar. Vi fyller hela tiden på med nya guider utifrån de frågor som kommer in till oss. Responsen har varit positiv, och vi ser portalen som ett viktigt verktyg för att ge nya kollegor en bra start i Helsingborgs stad.”
- Oscar Rehn, enhetschef IT-Support, Helsingborgs stad
Helsingborgs stad får utmärkelsen för en pedagogisk och genomtänkt onboardingportal som hjälper nya medarbetare att komma igång på egen hand och ger IT-supporten mer tid för annat. Stort grattis till Niclas och alla på IT-Supportcenter!
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide, en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av det värde den skapar i organisationen. Som tack till personen eller personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som ligger i linje med InfoCaptions egen mission att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra.