I en pedagogisk virksomhet der mange ulike roller og systemer samhandler, har IST Norge utviklet en tydelig og brukervennlig startportal. Ved å tilby et målgruppetilpasset og visuelt tydelig grensesnitt, har portalen blitt en sentral ressurs for å veilede brukerne riktig, uavhengig av om de jobber i førskole, barneskole eller videregående skole.
IST er et svensk selskap med virksomhet i Sverige, Norge og Danmark, som spesialiserer seg på digitale løsninger for skoler og utdanning. De utvikler systemer som blant annet brukes til timeplanlegging, elevadministrasjon og kommunikasjon mellom hjem og skole. Målet er å forenkle hverdagen for elever og foresatte, samt lærere og administratorer.
Som en del av brukerstøtten har IST valgt å bruke InfoCaption for å samle veiledninger, håndbøker og instruksjoner i en tydelig struktur. Målet er å gjøre det enklere for brukere å finne riktig informasjon når de trenger den, uavhengig av rolle eller system.
IST Norges startportal i InfoCaption er delt inn i ulike aktivitetsområder. Hvert område har sin egen underportal med innhold tilpasset det aktuelle faget. Eksempler på disse områdene er Grunnskole, Videregående og Barnehage / SFO / AKS. Strukturen gjør at brukeren raskt kjenner seg igjen og kan navigere til relevant innhold uten å måtte søke gjennom usortert informasjon.
Underportalen for Grunnskole viser hvordan tydelig struktur gjør innholdet nyttig i hverdagen. Den inneholder blant annet håndbøker for ulike roller, guider knyttet til skoleåret, endringsdokumentasjon, driftsinformasjon og en oversikt over kommende funksjoner. Dette hjelper brukeren å forstå både hva som er nytt og hvordan ulike trinn bør håndteres.
Portalen er mer enn et arkiv. Det er en praktisk veiledning som forenkler arbeidet og skaper tydelighet og struktur, noe som er spesielt viktig i en organisasjon der mange ulike yrkesroller må samarbeide.
Dette er også et eksempel som kan inspirere andre bedrifter. Ved å samle veiledninger, guider og støttemateriell i en tydelig portalstruktur skapes ikke bare en oversikt, men også en mer tilgjengelig og koordinert bruk av digitale verktøy. IST viser hvordan en gjennomtenkt tilnærming kan forenkle hverdagen for ulike brukere og bidra til en mer enhetlig forståelse av arbeidsmetoder og rutiner.
Tone Innerdal, leder for Customer Success hos IST, beskriver hvordan portalen er tiltenkt og hvordan den kobles til ISTs overordnede mål. Her er hva hun sier:
«Hos IST har vi et tydelig fokus: å gjøre det enkelt for kundene våre å hjelpe seg selv. Derfor har vi brukt mulighetene i InfoCaption til å bygge en portal som gir hver bruker relevant støtte, skreddersydd for deres virksomhetsområde. Portalen nås direkte fra våre løsninger og består av fire innganger som leder brukeren til sin egen virksomhetsportal. Hver portal følger årshjulet, slik at brukeren alltid blir møtt med det mest oppdaterte innholdet for inneværende periode. I tillegg kan du søke i hele guidebiblioteket og finne både driftsstatus og endringsdokumentasjon, alt samlet på ett sted, direkte i systemet du jobber i. Dette gjør det enkelt å finne, lett å forstå og lett å hjelpe seg selv. At InfoCaption fremhever arbeidet vårt som Månedens Guide er en bekreftelse på at vi lykkes med å sette kundens behov først.»
Godt jobbet IST Norge og gratulerer med Månedens Guide, fra oss i InfoCaption.
Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".