Sommeren er for mange en herlig tid med sommerferie. En velfortjent pause etter vinter og vår. For veldig mange betyr det også deres første sommerjobb. Statistikk fra SCB viser at 168 000 ungdommer i alderen 16-19 år hadde arbeidsinntekt i august 2020, og i løpet av sommeren 2022 var det utlyst nærmere 50 000 ledige sommervikarjobber bare via den svenske arbeidsformidlingen. I løpet av noen uker byttes store deler av fast personell ut med ungdommer som skal få ny eller sin første arbeidserfaring.
Med dette kommer det dessverre en mørk statistikk som viser at ungdom i alderen 16–24 år løper en større risiko for arbeidsulykker enn deres eldre kollegaer. Sommeren 2022 ble det registrert 1 500 tilfeller av sykefravær blant ungdom som følge av en arbeidsulykke, og i løpet av de siste 5 årene totalt 7 200 ungdommer.
Dette har fått det svenske Arbeidstilsynet til å reagere og gjennomføre en inspeksjon av de bransjer og arbeidsplasser som er vanligst blant ungdom, blant annet:
Når det svenske Arbeidstilsynet tidligere har gjennomført tilsyn i bransjer med mange ungdommer, har det ofte vist seg at det mangler rutiner for kontroll, risikovurdering og utbedring av risiko i arbeidsmiljøet. Mangel på rutiner kan gjøre det vanskeligere å gi en god nok introduksjon til nye medarbeidere, noe som øker risikoen for arbeidsulykker.
Mange sommervikarer har mindre erfaring, er ukjent med utstyret eller verktøyet som brukes og tør i mindre grad å stille spørsmål når de kjenner seg usikre, mener generaldirektøren i det svenske Arbeidstilsynet.
Mange bedrifter har rutiner, policyer og prosesser som beskriver bedriften og arbeidsmetodene. I dagens trend med økt digitalt arbeid og nye arbeidsmetoder blir det tydelig for mange bedrifter hvor viktig det er å ha gode rutiner og dokumentasjon. Både for at ikke informasjon skal bli borte dersom de med erfaring i bedriften forsvinner og for at rutiner er også viktige for at informasjonen skal være lett tilgjengelig ved behov. Det blir dermed enklere for nyansatte å ta til seg viktig kunnskap og bli bevisste på risikoer.
Når ungdommer selv fikk beskrive sin opplevelse om introduksjonen til sommerjobben, følte de at det ikke var av betydning siden det bare dreide seg om noen ukers jobb, i følge Ekot 11.9.2023
Enten det handler om manglende rutiner eller andre omstendigheter, er det likevel et faktum at introduksjonen er ekstremt viktig for alle som har sommerjobb.
Vi i InfoCaption ønsker å dele en sjekkliste med tips til en introduksjon som imøtekommer den ansattes behov, uten at det blir stressende for arbeidsgiveren.
1. Bestem dere for hvilken del av introduksjonen som må være fysisk med den ansatte og hva som kan tilbys digitalt.
Å digitalisere mye av introduksjonen kan på sikt spare tid når informasjonen kan gjenbrukes. Fysiske gjennomganger er i mange tilfeller nødvendige, men sørg for at det finnes digital støtte tilgjengelig slik at den kan repeteres om nødvendig. Som nyansatt er det ofte mye ny kunnskap å holde rede på, og da er det godt å vite hvor man finner relevant dokumentasjon når det trengs.
2. Bli enige om en metode for hvordan dere skal dokumentere.
Informasjonen skal være lett å lære. Derfor er det lurt å bestemme seg for ett format og ett sted for all kunnskap. Bruk et språk som er enkelt å forstå selv uten forkunnskap i bransjen.
3. Vurder hva som bør være med i introduksjonen.
For at informasjonen ikke skal bli overveldende for den nyansatte, kan det være lurt å korte ned noe av introduksjonen. Da kan den ansatte heller lære seg hvor vedkommende kan finne informasjon når det er behov for det.
4. Samle alt på ett sted!
Samle all informasjon, kunnskap og materiell som ligger til rollen eller oppdraget, på ett og samme sted. Det bidrar til kvalitetssikring når ansatte har enkel tilgang til relevant støtte i arbeidet. Dette kan være en kunnskapsportal eller et intranett. Men sørg for at informasjonen er enkel å finne, ellers er det en risiko for at den ikke blir brukt.
For å redusere risikoen for at arbeidsulykker oppstår, kan vi som arbeidsgivere ta ansvar ved å dokumentere nødvendig og verdifull kunnskap og gjøre den lett tilgjengelig. Lag en introduksjon til den nyansatte, med en beskrivelse av de delene som det er behov for i arbeidet. Utover dette bør den ansatte lære hvor vedkommende kan finne informasjon og kunnskap når behovet oppstår.