Den første dagen i en ny jobb er full av inntrykk, nye navn og nye rutiner. Da vil du helst slippe å bruke tid på å prøve å logge inn på datamaskinen, få mobilen til å fungere eller finne e-posten din. Når de grunnleggende verktøyene skaper problemer, blir den nyansatte i stedet stående og vente på hjelp, samtidig som IT-supporten må svare på de samme spørsmålene om og om igjen. I en stor organisasjon der nye medarbeidere begynner fortløpende, påvirker det både starten for den ansatte og tiden supporten har til rådighet.
I Helsingborgs stad har IT-Supportcenter i Digitaliseringsavdelingen funnet en måte å gjøre den første tiden enklere på. Med en onboardingportal i InfoCaption har de samlet det de nye medarbeiderne trenger å vite for å komme i gang med datamaskin og mobil, på ett sted og i den rekkefølgen trinnene må gjennomføres.
Portalen leder medarbeideren gjennom de første stegene på den digitale arbeidsplassen. Først handler det om å starte mobilen og logge inn på datamaskinen. Deretter følger aktivering av flerfaktorautentisering og det som trengs i hverdagen, som å legge til skrivere, koble til via VPN ved fjernarbeid, komme i gang med Outlook og installere programmer og apper.
Hvert trinn har sin egen knapp, og en kort velkomsttekst viser hvordan portalen fungerer. Det gjør det enkelt å finne frem og komme videre steg for steg.
Den nyansatte trenger altså ikke vite hva en bestemt funksjon heter eller hvor informasjonen finnes. Portalen viser vei og hjelper medarbeideren med å få det grunnleggende på plass uten å måtte spørre en kollega om hvert steg.
Helsingborgs stads onboardingportal samler de første IT-stegene for nye medarbeidere, med guider for blant annet datamaskin, mobil, MFA, VPN og Outlook.
En styrke ved portalen er at den tar utgangspunkt i den som faktisk skal bruke den. Utformingen er rolig og enkel, med en tydelig illustrasjon og store knapper som hver for seg leder til en konkret oppgave. I stedet for å møte mye informasjon på en gang kan den nyansatte fokusere på ett steg om gangen.
Portalen fungerer også som en inngang til byens øvrige IT-guider. Når det grunnleggende først er på plass, er hjelpen fortsatt der for spørsmål som dukker opp senere. Nederst finnes det dessuten en tydelig vei til supporten, både for den som trenger mer hjelp og for den som oppdager at noe i en guide må oppdateres.
Mange av spørsmålene som dukker opp de første dagene, er gjentakende og kan besvares i en guide. Når informasjonen er samlet og lett å finne, kan nye medarbeidere komme i gang i sitt eget tempo, uten å måtte vente på at en kollega blir ledig. Samtidig får IT-supporten mer tid til saker som krever personlig hjelp.
At sikkerhetstiltak som flerfaktorautentisering er med helt fra start, er en ytterligere fordel. Det hjelper nye medarbeidere med å komme inn i de riktige rutinene fra første dag.
Arbeidet har også vekket interesse hos andre avdelinger i Helsingborgs stad, som vil fortsette å utvikle guider, opplæring og videoer.
"I vår startet vi en satsing på korte, enkle og pedagogiske video- og tekstguider. En av de første guidene handlet om tofaktorautentisering, fordi det var et av de vanligste spørsmålene til supporten.
Med onboardingportalen bygger vi videre på den samme tanken. Der samler vi alt en ny medarbeider trenger for å komme i gang i IT-miljøet sitt, slik at du kan løse det på egen hånd, i ditt eget tempo og når det passer. Vi fyller hele tiden på med nye guider basert på spørsmålene som kommer inn til oss. Responsen har vært positiv, og vi ser portalen som et viktig verktøy for å gi nye kolleger en god start i Helsingborgs stad."
- Oscar Rehn, enhetsleder IT-Support, Helsingborgs stad
Helsingborgs stad får utmerkelsen for en pedagogisk og gjennomtenkt onboardingportal som hjelper nye medarbeidere med å komme i gang på egen hånd og gir IT-supporten mer tid til andre oppgaver. Store gratulasjoner til Niclas og alle i IT-Supportcenter!
Hver måned kårer vi i InfoCaption Månedens guide, en guide vi vil løfte frem litt ekstra på grunn av verdien den skaper i organisasjonen. Som takk til personen eller personene som har laget Månedens guide, donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider etter modellen «hjelp til selvhjelp», som er i tråd med InfoCaptions egen misjon om å gjøre det enklere for medarbeidere å hjelpe hverandre.