Å bygge e-tjenester er ofte en teaminnsats. Flere personer er involvert, mange beslutninger må tas, og prosessen kan lett begynne å sprike. For å skape klarhet og struktur har Atherfold Consulting utviklet en interaktiv guide i InfoCaption, en digital støtte som samler hele arbeidsflyten for e-tjenestebyggere på ett sted.
Åpen ePlatform brukes av mange kommuner til å opprette, publisere og behandle saker og digitale flyter (e-tjenester) som innbyggere og ansatte bruker i hverdagen. Når flere kompetanseområder er involvert, blir det ekstra viktig å ha et felles fundament, noe veilederen bidrar til.
Guiden er basert på et velkjent behov: å kunne følge en tydelig prosess fra idé til ferdig digital omsorg via en e-tjeneste. I stedet for spredte dokumenter og muntlige rutiner, finnes det nå en sammenhengende, interaktiv struktur som beskriver hele arbeidsflyten.
Dette handler ikke om detaljkontroll, men om å skape trygghet i hvordan arbeidet henger sammen, hva som skal gjøres, når og av hvem. Veiledninger, prosesskart og konkrete eksempler gir både oversikt og støtte i det daglige arbeidet, uavhengig av om du har jobbet lenge i plattformen eller om du er helt ny.
En verdsatt del av initiativet er at guiden også tydeliggjør samspillet mellom drift, digitalisering og kommunikasjon. Når flere enheter deler ansvaret, er det behov for en felles tilnærming til roller, kvalitet og hvordan man følger opp før lansering.
Ved å bygge alt i InfoCaption blir strukturen enkel å finne, dele og oppdatere når organisasjonen endres. Dette betyr at arbeidsmetoden ikke bare fungerer i dag, men også varer over tid.
I tillegg til selve prosessen inneholder guiden også data for å analysere behovet og hjelp til å fange opp ideer og forslag fra virksomheten. På denne måten skapes en mer langsiktig tilnærming der forbedringer gjøres fortløpende. Innholdet utvikles kontinuerlig og fungerer som et fellesområde for alt som er relatert til e-tjenestebygging – fra retningslinjer og opplæringsplaner til innspilte møter og presentasjonsmateriell.
I fremtiden er det også planlagt å integrere AI-støtte for tekstgjennomgang, noe som vil bidra til kvalitetssikring og avlaste kommunikasjonsavdelingen.
For å gjøre guiden så tilgjengelig som mulig har Atherfold Consulting publisert den som en del av en fane direkte i Teams. Dette betyr at all støtte er tilgjengelig der brukerne allerede jobber, tett, enkelt og alltid oppdatert.
Responsen fra e-tjenestebyggere har vært svært positiv. Mange fremhever tydeligheten, enkelheten og at hele arbeidsmetoden nå er samlet i en plattform som også støtter kommunikasjon og samarbeid.
«Opplæringsportalen fungerer som et knutepunkt for alle som bygger e-tjenester. Her finner du veiledninger som inspirerer og skaper engasjement, gir kunnskap og fremdrift. Tanken er at konseptet skal skape trygghet og energi til å bygge opp arbeidet sammen, noe som igjen styrker kommunens digitaliseringsarbeid.»
– Camilla Alenäs, Atherfold Consulting
Atherfold Consultings arbeid viser hvordan klarhet, tilgjengelighet og samarbeid kan utgjøre en stor forskjell i digitalt utviklingsarbeid. Når prosesser, roller og verktøy er koblet sammen, blir det enklere å samarbeide og lage e-tjenester som faktisk brukes, og som fortsetter å utvikle seg over tid.
Gratulerer med månedens guide – Atherfold Consultings interaktive guide for e-tjenestebyggere!
Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".