Hvordan skaper man konsensus i en bedrift der arbeidet ofte er utfordrende, ansvarlig og styrt av lover og retningslinjer? Innenfor sosialforvaltningen i Gällivare kommune har de valgt å ta en helhetlig tilnærming til problemstillingen. Ved å bygge en felles prosessportal i InfoCaption er det laget en tydelig struktur som forenkler arbeidsdagen for både nye og erfarne ansatte.
Arbeidet med portalen er en del av et større initiativ der administrasjonen kartlegger og beskriver både overordnede og avdelingsspesifikke prosesser. Målet er å gjøre det enkelt å forstå hvordan arbeidet skal gjøres, steg for steg, uavhengig av rolle eller avdeling.
«Prosesskartene skal bidra til å sikre at driften fungerer i samsvar med gjeldende lover, prosedyrer og retningslinjer, med mål om å oppnå god kvalitet. De skal være en støtte for både nyansatte og eksisterende ansatte.»
– Johanna Eriksson-Buhr, Kvalitetsutviler, Sosialforvaltningen Gällivare kommune
Å visualisere en prosess gjør det lettere å absorbere både detaljer og helheten. Det blir tydelig hva som skjer i hvilken rekkefølge, hvem som er ansvarlig for hva og hvordan ulike deler henger sammen. I hverdagen hvor mange funksjoner og roller samhandler, er dette spesielt verdifullt.
Med InfoCaptions prosessverktøy kan du lage individuelle arbeidsflyter og samtidig flette dem sammen til en større helhet. Hvert trinn i en flyt kan suppleres med veiledninger i tekst- eller videoformat, noe som gjør prosessene umiddelbart nyttige i praksis.
For å lage enda bedre oversikt har Gällivare samlet alle prosesser i en felles portalside. Det finnes tydelig strukturerte flyter til for eksempel hjelp til barn og unge, funksjonell støtte, hjemmesykepleie og andre deler av sosialforvaltningen, men også vanlige arbeidsmetoder som Lex Sarah og systematisk kvalitetsarbeid.
Det er vanlig at det er prosesser i en bedrift, men de brukes ikke alltid i det daglige arbeidet. I Gällivare har de lykkes med å gjøre prosessene levende. Ved å samle alt i et visuelt, pedagogisk format som det er lett å navigere i, har det blitt enkelt å finne riktig informasjon til rett tid.
Portalen er strukturert med tydelige kategorier per avdeling, noe som gjør det enkelt å bytte mellom ulike områder og raskt få oversikt. Enten du er ute etter en spesifikk rutine eller ønsker å forstå helhetsbildet av et arbeidsområde, er det en veiledning tilgjengelig.
Gällivare kommune viser hvordan en godt strukturert prosessportal kan gjøre hverdagen enklere. Når innhold er samlet, forståelig og lett tilgjengelig, blir det også nyttig.
Enten du er ny i rollen eller har lang erfaring, gjør portalen det enkelt å forstå hvordan man skal arbeide. Med tydelige flyter, klikkbar informasjon og visuell støtte blir det enklere å ta de riktige beslutningene, følge felles rutiner og samarbeide på tvers av avdelinger.
Gratulerer med månedens guide, Gällivare!
Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".