La alle medarbeiderene dele av sin egen kunnskap ved å dokumentere og lagre viktig informasjon i en kunnskapsdatabase. Minimer dermed risikoen for at kunnskap forsvinner med personer når de forlater bedriften.
En medarbeider som har jobbet i bedriften i mange år bestemmer seg uventet for å slutte. Akkurat denne personen viser seg å være den som kan mest om selskapets rutiner, system og arbeidsmåte. Helt uventet forsvinner nå masse av viktig kunnskap sammen med personen. Kan du kjenne deg igjen i dette? – Da er du en av mange som jobber i en personavhengig virksomhet.
Bedrifter og organisasjoner havner ofte i en situasjon der man kan miste viktig eller til og med virksomhetskritisk kunnskap når en kunnskapsrik og dyktig medarbeider bestemmer seg for å slutte. Plutselig innser man hvor utrolig viktig personen har vært i sin posisjon og hvor mye kunnskap som bare fantes hos han eller henne. Når personen slutter står man derfor med et stort kunnskapstap når et viktig tannhjul i maskineriet ikke lengre er på plass.
Det kan være vanskelig å på forhånd si akkurat hvilken type avgjørende kunnskap og informasjon noen innehar, og hvordan dette kommer til å påvirke arbeidsplassen og medarbeiderene. Det mest trolige er til og med at dette blir åpenbart først når personen er borte, og da er det ofte for sent eller for krevende å hente tilbake kunnskapstapet. Mange ganger dreier det seg om informasjon som aldri ble dokumentert eller lagret for andre i organisasjonen å ta del i. Spørsmålet blir da hvordan man finner en løsning på problemet. Svaret er: en kunnskapsdatabase der alle medarbeidere deler av det de kan.
Hvis man gir alle i virksomheten muligheten til å på en enkel måte dokumentere og lagre informasjon blir det som en vaksine mot kunnskapstapet som risikerer å forsvinne med en spesifikk person. Med hjelp av en database som fylles av instruksjonsguider kan hver medarbeider dokumentere og dele av sin egen kunnskap til de andre i organisasjonen. Ved å la medarbeiderene skape korte filmer som guider og forklarer hvordan man f.eks. jobber i et system, hvilke rutiner som finnes eller hvordan man løser et kinkig problem, har man plutselig laget et uvurdelig sted fylt med masser av kunnskap, bestandig klar til å gi medarbeiderne svar. Med hjelp av kunnskapsdatabasen gjør du med andre ord virksomheten helt personUavhengig.