När ett nytt HR-system ska införas i en stor organisation med många roller och varierande digital vana räcker det sällan med traditionell utbildning. För Coor blev det tidigt tydligt att lärande behövde vara en del av vardagen, inte något som sker vid sidan av eller enbart i samband med driftsättning.
I samband med införandet av ett nytt HR-system valde Coor därför att arbeta med digitalt lärandestöd som ett komplement till klassiska utbildningsinsatser. Ambitionen var att skapa stöd som gör det lätt för medarbetare att känna sig trygga i förändringen och snabbt hitta svar när behovet uppstår i det dagliga arbetet.
Projektet genomfördes för några år sedan, men arbetssättet lever kvar och används fortsatt som en naturlig del av hur Coor arbetar med lärande och förändring.
En central utgångspunkt i Coors arbetssätt var att utgå från användarnas faktiska behov i vardagen. I stället för att lägga allt fokus på utbildning inför driftsättning byggdes stöd som finns tillgängligt när användaren behöver det.
Genom korta, kontextnära guider får medarbetare hjälp direkt i samband med att de ska utföra en uppgift i systemet. Det minskar beroendet av minneskunskap och gör det enklare att ta till sig nya arbetssätt steg för steg. På så sätt blir lärandet en naturlig del av arbetet, snarare än något som måste planeras in vid sidan av.
Coors startportal där lärandestöd och guider samlas på ett ställe, anpassat efter användarens roll. Om du vill fördjupa dig finns möjlighet att ta del av ett inspelat webinar där Coor berättar mer projektet.
Ett tydligt tema i Coors arbete är kopplingen mellan lärande och förändringsledning. Implementationen handlade inte bara om ett nytt system, utan om nya arbetssätt och nya roller för många medarbetare.
Genom att använda digitala guider som ett levande stöd kunde man arbeta mer kontinuerligt med förändringen. Innehållet gick att uppdatera över tid, anpassa efter nya behov och använda som ett gemensamt referensmaterial i organisationen. Guiderna blev ett stöd som både användare, HR och support kunde samlas kring.
I stället för att samla frågor hos support eller hänvisa användare till omfattande manualer blev guiderna ett första stöd i vardagen. Arbetssättet bidrog till att minska behovet av återkommande punktinsatser i form av extra utbildning eller informationsutskick.
Genom att stödet finns nära användaren, och är lätt att återvända till, skapas en mer hållbar struktur för lärande över tid. Det är särskilt värdefullt i en organisation där förändring är en återkommande del av vardagen.
Coor lyfter särskilt vikten av att arbeta aktivt med synligheten av stödet, inte bara vid lansering utan över tid.
"Ett starkt råd är att lansera den kontextkänsliga hjälpen redan i onboarding av chefer och nya medarbetare, och att kontinuerligt påminna om att stödet finns där, mitt i arbetet. Det kan inte sägas tillräckligt ofta, säger Ann-Cathrin Östman som är IT Service Manager hos Coor."
Genom att dela guider direkt i systemet och göra stödet synligt från start blir det en naturlig del av arbetssättet, snarare än något man behöver leta efter i efterhand.
Coors exempel visar hur en guide inte alltid behöver vara ett enskilt dokument. I det här fallet består guiden av ett arbetssätt där lärandestöd, förändringsledning och vardagsnära användarstöd hänger ihop.
Genom att samla stödet på en gemensam plats och göra det lätt att hitta rätt, oavsett roll eller tidigare erfarenhet, skapade Coor bättre förutsättningar för både användare och organisation. Det är ett arbetssätt som inspirerar andra verksamheter som står inför liknande förändringar.
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".