September månads vinnande guide ingår i en samling handböcker som SLU (Sveriges lantbruksuniversitet) tog fram när de när de hösten 2017 skulle över till en helt ny version av e-beställningssystemet Proceedo. I april 2018 bytte de även fakturahanteringssystem och började hantera leverantörsfakturor i Proceedo.
Inför övergången tog de fram en strategi där de beslöt att alla pdf-manualer skulle bort och istället skulle de enbart använda sig av e-guider som sammanställda till handböcker. Det gjordes ett stort arbete för att besluta hur guiderna skulle se ut, som till exempel utseende på textrutorna i steg-för-steg-guiderna och innehållsförteckningar i textguiderna.
"Vi valde att lägga ner väldigt mycket arbete på e-material men jag tror att det har lönat sig. Särskilt god effekt har vi haft genom de steg-för-steg guider som vi har kallat ”Proceedo på tre minuter”, vilka man både kan nå inifrån handböckerna och på vår medarbetarwebb."
Jenny Kjellström, administratör av InfoCaption hos SLU, förklarar att: "Detta var viktigt p.g.a. att e-guiderna producerades av flera personer och vi ville att det skulle vara enhetligt. Vi stämde också av färgen på textrutorna med en person på SLU som brukar ha lite svårt att läsa text vid vissa färgkombinationer."
Handböckerna som producerades riktade in sig på varsin roll:
· Beställare – den som utför beställningen,
· Fakturagranskare – den som tar emot fakturan,
· Ekonomiregistrerare – person som är kunnig om redovisningen och sätter konto i beställningen och fakturan och
· Attestanter – den som utför finansiell attest av beställningen och fakturan.
SLU är ett tvåspråkigt universitet och därför upprättades både svenska och engelska versioner av handböckerna.
Hon säger vidare: "Vi valde att lägga ner väldigt mycket arbete på e-material men jag tror att det har lönat sig. Särskilt god effekt har vi haft genom de steg-för-steg-guider som vi har kallat ”Proceedo på tre minuter”, vilka man både kan nå inifrån handböckerna och på vår medarbetarwebb."
Jenny berättar också att de brottades mycket med frågan om hur de skulle få medarbetarna att lära sig fakturahantering i det nya systemet:
"Även om man har bra handböcker kan det finnas ett motstånd att ta sig tid att läsa – man har ju så mycket att göra ändå! För att ändå få så många som möjligt att bekanta sig med systemet gjorde vi "miniwebinarier” som på tre minuter visar hur man hittar sina fakturor, vad man ska titta efter och hur man gör för att behandla dem och godkänna/attestera dem. Dessa har varit en stor succé och det har varit få frågor till supporten om hur man behandlar en beställning eller faktura. Vi har ca 2700 användare som har möjlighet att ta emot en faktura och från slutet av februari fram till idag har våra fyra ”Proceedo på tre minuter” sammanlagt visats över 3400 gånger!"
- Gällande feedback från verksamheten så har den också varit väldigt, väldigt positiv, säger Jenny. De tycker att handböckerna är proffsiga, snygga och pedagogiska. En annan fördel med handböckerna är att det även är smidigt i förvaltningen; med ett ställe att ändra på och att man kan skicka länkar till direkta guider vid support.
Stort grattis till SLU!
/Team InfoCaption
