Ett modernt intranät är många gånger kärnan i en verksamhet och mycket av informationen som en anställd behöver finns samlad där. Här kan man ge sina medarbetare en möjlighet att både lära sig och få vetskap om nya saker och få stöd i sitt dagliga arbete. Men vad händer när man har en ny medarbetare på plats? Eller när man ändrar utseende eller rent av byter intranät? Jo, då kan en instruktion som månadens guide göra underverk!
Genom ett samarbete mellan tre anställda (Gisela Magnusson, Anette Karlström och Ulrich Carlsson) på Tanums kommun skapades en steg-för-stegguide med berättarröst som ger alla medarbetare inom kommunen tydliga instruktioner som beskriver hur deras intranät fungerar.
Anette Karlström (Informatör i Tanums kommun) berättar själv om guiden:
" —I november 2017 lanserade Tanums kommun ett nytt intranät, ganska olikt vårt tidigare intranät. Vi behövde nå ut med information om hur det nya intranätet fungerar till alla våra anställda. Gärna med både bild och ljud. InfoCaption blev valet och en guide i fem steg gjordes.
Guiden finns tillgänglig på vårt intranäts startsida. När användarna tittat på den har de möjlighet att kryssa bort den. Nyanställda som går in för första gången på intranätet får tillgång till guiden på samma sätt. Självklart finns en länk till guiden på annat ställe på intranätet för de som vill titta fler gånger.”
Vi på InfoCaption tycker detta är ett bra exempel på styrkan med steg-för-stegguiden som görs tillgänglig på olika ställen för att skapa en effektiv onboarding för nyanställda som ser något för första gången och anställda som behöver vidareutbildning.
Guiden skapades oktober 2017 och har sedan dess visats över 2000 gånger.
Grafen visar antal visningar från det att guiden skapades till och med januari 2019
Behovet av hjälp är störst i början (3 första månaderna) då guiden spelades ofta för att sedan hamna på ett jämnare snitt när anställda börjar förstå intranätet och inte är i behov av dagligt stöd. Topparna kan vara tecken på att guiden uppdaterats med ny information eller att nyanställda har börjat.
Nytt för i år är att InfoCaption varje månad väljer att donera 1.000 SEK till en ideell organisation som tack till personen eller personerna som har skapat månadens guide. InfoCaption finns för att göra det möjligt för medarbetare att hjälpa varandra och vinnaren har skapat en guide som hjälper sina kollegor. Med donationen låter vi vinnaren av månadens guide hjälpa flera att få det ännu bättre.
Bra jobbat och stort grattis till:
Gisela Magnusson (skärminspelning)
Anette Karlström (berättarröst och talmanus)
Ulrich Carlsson (ljudupptagning och klippning)
/Team InfoCaption
